记录控制程序管理制度.pdf

文件编号FCGG FQP02—2017 丰城市国光食品实业有限公司 — 记 录 控 制 程 序 1 目的 对质量管理体系所要求的记录予以控制，以提供对产品、服务、过程和体系符合要求及体 系有效运行的证据。 2 范围 涉及公司食品安全质量管理 体系要求的所有记录的管理。 3 责任 3.1 品质部负责对记录进行标识、收集、编目和处理。 3.2各部门负责对本部门记录填写、归档、贮存和保管，保证记录的真实性、可靠性和完整性。 4 内容 4.1 记录样本的编制、备案、标识 4.1.1记录的编制由各归口管理部门按《文件控制程序》执行。 4.1.2记录的格式要满足相关文件的要求，适用性强，可操作，易于识别和修改。 4.1.3品质部要每年对全公司的记录样本汇总并组织编制成册，发至各部门并以模板方式存于 指定目录下。品质部每半年对全公司记录进行审查，统一归档存储。 4.1.4记录表格要有系统的编码。以便于识别、控制及追踪，同时可避免使用和发放过时的记 录表格 4.1.5 需对记录样本修改时，各部门将修改后样本报部门主管审核，管理者代表者批准后，再 交由品质部备案。 4.2记录的填写 4.2.1记录填写要准确、及时、内容完整、字迹清楚，不得随意涂改。各相关栏目负责人签名 不允许空白。 4.2.2如记录需要修改时，不能采取涂抹的方式，而应采用单杠划去原数据，在其上方写上更 改后的数据，并签上更改人的姓名和日期。 4.3记录的归档和保存 4.3.1 各部门由相应部门负责管理。按规定时间进行收集，并分类存放于通风、干燥、安全的 地方，所有记录保持整洁、字迹清晰。各部门按规定的期限保存记录，对于保存一年以上的记 录定期交品质部存档 4.3.2 产品检验记录由品质部归档管理。产品批生不记录由生产部门归档管理。以便存取、查 未经许可不得翻版传送 第 1 页 共 2 页 文件编号FCGG FQP02—2017 丰城市国光食品实业有限公司 — 阅和检索分析。 4.3.3品质部每三个月要检查一次个各部门记录的使用和管理状况 4.3.4 所有的生产、检验、销售记录至少保存至该批有效期。有永久保存价值的记录资料，应 整理成档案，长期保存。 4.4记录的借阅、复制、销毁 4.4.1 借阅记录应填写《文件借阅表》，经相关各部门领导审核，管代批准后方可借阅；借阅人 员不得涂改、损坏记录，并在指定的日期内归还。 4.4.2 合同有规定时，本企业记录可提供给顾客或其代表查阅。 4.4.3 记录可以复制使用，经相关各部门领导审核，管代批准后方可复制，由文件管理员复制， 填写《记录复制登记表》，并签名。未经批准，严禁复制，否则一经发现，当即对复制件予以 收回，并追究违规人员的责任。 4.4.4 到期或作废的记录，由文件管理员填写《文件销毁表》，经相关各部门领导审核，管代批 准后，予以销毁。 未经许可不得翻版传送 第 2 页 共 2 页