会议四个程序与登场人物.ppt

决定会议场所的重点？ 答案 以最少的成本和 　时间能够聚集的场地， 选择出配合人数 的会议场所。 第二十四页，共四十页。 准备必备用品时，哪些是应该留意的事项? 答案 必备用品必须事先大量准备，以避免会议进行中有不足够的情形发生。 ＰＰＴ的操作等成为 现代会议中不可或缺 的工俱。视觉化处理 简单且美观，也可以 加入照片 将影带或电脑画面 扩大播放时所必须的工具。 影带国为是利用动画作 为资料使用的关系，除了视 觉上的效果，听觉上也都更 有助于听众的理解 当会议不只是 单纯为了传达资讯就 结束时，有可能需要使 用到各种的AV机器。为了 因应这样的需求，必须事前 调度备妥所需的机器。 第二十五页，共四十页。 该如何制作开会通知？ 答案 除了召开会议者、会议的目的、时间与场所、议题和目标之外，准备事项也务必加以注明。 第二十六页，共四十页。 直到发布议程为止的准备工作 会议的概要 ?目的、目标、议题、时间和场所 ......... .............. .............. .............. .......... ........ ........ ..... 议程的制作 参加者的准备项目务必加以注明 对于会议的关键人物，在议程制作完成前以及发布后到会议召开的几天前，一定要事先确认出席。 参加者的决定 选择富有变化的成员构成 避免人数过多，以必要的最少人数为原则 收到议程的参 加者，依照议程 内容针对会议进 行准备 于一周前发布通知：1.口头　2.电话　3.传真　4.电子邮件　书类的传阅、亲自送达、邮寄 第二十七页，共四十页。 可以选择对专业用语具有某种程度理解、字体工整的人做会议记录。 什么人适合担任会议记录的工作？ 答案 第二十八页，共四十页。 * * * * 何谓会议 第一页，共四十页。 为何要召开会议 会议主要是为了解决问题、分享资讯、统一意见等目的而召开的。 答案 第二页，共四十页。 基本会议的四大目的 双击添加标题文字 1 2 3 4 统一组织内部的意见，形成相互协助合作的态势。 交换资讯并分享资讯 赋予出席者责任感，并期许其提升能力 借由交换意见解决职务的问题 第三页，共四十页。 一般的过程是由提出议题开始，经过意见发表、讨论，然后做出结论 会议是如何进行的 答案 第四页，共四十页。 会议四个程序 3 4 1 开始 2 讨论 意见发表 结论 会议开始阶段，会议的目的及议题相关说明，掌握会议现况。在参加者间建立良好的人际关系，营造出进行意见交换的气氛围 参加会议人员，尽可能集中目的在提供多数意见。为了让会议讨论内容更广泛，须注意不要拘泥在细项的讨论 充分交换意见后，进入议师讨论，对各种意见进行检讨。对于意见进行取舍选择，直接切入问题解决的核心 经过讨论后，会议在找出目标议题的解决方案时，导出依此为基准的结论，展开达成共同意见的协议 第五页，共四十页。 会议的登场人物 （掌握会议成功的关键人物） 会议领导者 决定讨论的主师，确保必要出席的人物支援意见交换，决定最终的意见担负决定事项的实际执行责任，对于最终结果负有责任 职　责 第六页，共四十页。 会议的登场人物 （掌握会议成功的关键人物） 会议主持人 职　责 从中立的立场指导立意见交换的进行引导参加者提出构想，并朝向具有建设性结论的发展方向 归纳整理议题内容，并提出让会体参加者都能接受的结论 第七页，共四十页。 会议的登场人物 （掌握会议成功的关键人物） 记录者 职　责 记录议题内容并支援协助会议主持人制作记载结论或决议事项的会议报告书、议事记录 第八页，共四十页。 会议的登场人物 （掌握会议成功的关键人物） 计时人员 职　责 能够于时间内结束意见交换，一旁对于时间进行管理，也同理支援协助会议主持人 第九页，共四十页。 会议的登场人物 （掌握会议成功的关键人物） 简报者 职　责 对于会议的参加者进行简报说明，努力朝着自己期望的结果方向进行解说。 第十页，共四十页。 会议的登场人物 （掌握会议成功的关键人物） 参加者 （听众） 职　责 参加会议，根据主持人的会议进行步调提出意见，协助能够引导出具有建设性的结论 第十一页，共四十页。 参加会议 第十二页，共四十页。 参加会议的准备事项 　搜集会议相关资料， 并且事前听取 部门内的意见 答案 第十三页，共四十页。 会议的种类与要点 报 告 会 议 资讯交换会议 为了整合每个人拥有的资讯的会议，因此要确实记录以防止重要资讯漏失。 客诉报告会议 确实记录来自顾客的投诉内容。在最短的时候时内，让上司掌握客诉的应对方法。 第十四页，共四十页。 会议的种类与要点 协 调 会 议 问题解决会议 掌握问题及原因，寻求解决策略。职取各种不同的意见并与自己的意见进行比较，找出最佳方案。 紧急会议