计算机应用情境教学基础教程（Windows7 Office2016）Office整合应用案例16.doc

PAGE 312 PAGE 311 第6 第6幕 Office整合应用 PART 6第6幕 PART 6 Office整合应用 6.1 邮件合并 项目情境 小C地一位校友小陈通过自身努力进入了百货公司地人事部门工作,这几天部门领导要求它制作公司所有员工地工资明细单并打印发放到每位员工手中。面对这么多地员工,它想：这要做多少时间才能完成啊？于是小陈急忙打电话求助小C,小C告诉它利用邮件合并就可以轻松解决。果然,两小时后,几百份工资单就全部打印完毕。 项目分析 1．用什么做？邮件合并可以解决在主文档地固定内容中,合并一组与发送信息相关地通信资料（数据源：如Excel表,Access数据表等）,从而批量生成需求地邮件文档,可以轻松,准确,快速地完成这些任务,大大地提高工作效率。 2．如何制作主文档？与Word 2010文档地编辑方法一致,先进行信函地编辑,只是在设计时要考虑到需求留出哪些域在合并时使用。 3．如何创建数据清单？一般利用Excel 2010或者Access 2010把数据清单建立完整,在设计数据清单地字段时要充分考虑到要与主文档中合并地域中地内容一致。 4．如何进行邮件合并？利用“邮件合并”菜单,根据提示完成各项域地插入,并生成正确地文档。 技能目标 1．理解邮件合并地概念与应用范围。 2．学会主文档与数据源地设计与创建。 3．熟练掌握邮件合并地过程。 重点集锦 1．主文档地设计与创建 2．数据源地设计与创建 3．邮件合并地结果 项目详解 项目要求1：利用Word程序建立如图6-1所示地主文档“工资单”。 图6-1 “工资单”样稿 知识储备 （1）邮件合并。 这个名称最初是在批量处理“邮件文档”时提出地。具体地说就是在邮件文档（主文档）地固定内容中,合并一组与发送信息相关地通信资料（也称为数据源,如Excel工作表,Access数据库等）,批量生成需求地邮件文档,大大提高工作地效率。“邮件合并”功能除了可以批量处理信函,信封等与邮件相关地文档外,还可以轻松地批量制作标签,工资条,成绩单等。 使用邮件合并功能,可以创建以下项目。 一组标签或信封：所有标签或信封上地寄信人地址均相同,但每个标签或信封上地收信人地址将各不相同。 一组套用信函,电子邮件或传真：所有信函,邮件或传真中地基本内容都相同,但是每封信,每个邮件或每份传真中都包含特定于各收件人地信息,如姓名,地址或其它个人数据。 一组编号赠券：除了每个赠券上包含地唯一编号外,这些赠券地内容完全相同。 操作步骤 新建一个Word文档,设计工资单内容,并进行格式调整,以文件名“工资单.docx”进行保存。 提示：主文档是开始文档,是固定不变地主体内容,如信函内容,信封落款等。需求将它地大小与形状设置为与想要地最终信函,电子邮件,信封,标签,优惠券或其它文档地大小与形状相同。使用邮件合并之前先建立主文档,是一个很好地习惯。一方面可以考查预计中地工作是否适合使用邮件合并;另一方面是主文档地建立,为数据源地建立或选择提供了标准与思路。当然,也可以在邮件合并地过程中进行主文档地建立。 项目要求2：利用Excel程序建立如图6-2所示地数据源文件“员工工资信息”。 图6-2 “员工工资信息”样稿 知识储备 （2）数据源文件。 数据源文件有时称为数据源或数据列表,是将信息组织到列与行中地任意文件。可以使用许多不同地程序创建数据文件。例如Outlook中地联系人列表,Word中创建地表格,Excel工作表,Access数据库,甚至文本文件等。数据文件中地列代表类别,每一行代表完整地记录。 要在邮件合并中使用地唯一信息（唯一信息是在创建地每个合并副本中不同地信息。例如,唯一信息可能是信封或标签上地地址,套用信函地问候行中地姓名,发送给员工地电子邮件中地薪水金额,邮寄给最佳客户地明信片中有关其最喜爱产品地说明等）必须存储在数据文件中。通过数据文件地结构,可以使该信息地特定部分与主文档中地占位符相匹配。 操作步骤 新建Excel工作簿,进行字段设计,输入记录,并保存为“员工工资信息.xlsx”。 项目要求3：通过邮件合并生成信函文档“合并完成后地文档.docx”。 知识储备 （3）文档类型。 ① 信函,电子邮件：将信函或电子邮件发送给一组人。 ② 信封,标签：打印成组邮件地带地址信封或地址标签。将打开“信封选项”或“标签选项”对话框,可以在该对话框中对主文档进行设置。 ③ 目录：创建包含目录或地址打印列表地单个文档。 （4）选取收件人。 如果选择“从Outlook联系人中选择”,可以从Outlook联系人文件夹中选取姓名与地址。 如果还没创建数据源,则可以选择“键入新列表”选项,在弹出地“新建地址列表”对话框中进行创建,新列表以“Microsoft Offi