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第二章 会议管理 第四节 会议记录与会议简报 一、会议记录 二、会议简报 三、实训四 第一页，共三十七页。 知识目标 掌握会议记录的定义、特点、格式 掌握会议简报的定义、要求、格式 第二页，共三十七页。 能力目标 能根据会议实际，按照正确的格式进行会议记录； 能根据会议实际，按照正确格式编写会议简报。 第三页，共三十七页。 案例引入 西湖风景区主会场： 大会即将开始，上百人的会场气氛热烈。 第四页，共三十七页。 按照安排，拉拉主要负责这次会议记录。下面是她随着会议进程的记录： 第五页，共三十七页。 风光旅游公司2011年业务恳谈会会议记录 时间：2010年10月15日上午9时 地点：西湖风景区新世纪酒店一号会议室 出席人：省市旅游部门主管领导；风光旅游有限公司主要领导与各部门经理；客户代表。 主持人：陈大鹏（公司副总经理） 记录人：杜拉拉（总经理办公室秘书） 第六页，共三十七页。 一、主持人讲话：今天，是我公司值得纪念的日子，能够邀请到这么多领导和佳宾，济济一堂，参加我公司2011年业务恳谈会，实在是我公司的莫大荣耀。下面，请让我介绍在主席台就坐的各位领导和来宾，他们是…… 二、宋董事长致欢迎辞。 三、省旅游局张副局长讲话：风光旅游公司是我省旅游业的骨干企业，也是我省旅游方面的纳税大户，在维护旅游业信誉，宣传行业诚信方面都做出了良好的榜样，今后…… 第七页，共三十七页。 四、李总经理讲话：我公司自1988年成立以来，一直以诚信为本，十几年来没有发生一次严重的顾客投诉案件，具有良好的社会信誉，因此业务量稳居全省旅游业第一。今天请各位新老客户共聚一堂，主要是表达我公司业务拓展方面的意愿，并希望能听到各位佳宾对我公司发展提出金子般的箴言，我们会洗耳恭听。下面，请允许我代表我公司全体同仁，向各位介绍一下2010年我公司的业务情况…… 第八页，共三十七页。 五、客户代表发言：…… 六、? 李总经理的总结：…… 七、 散会（上午12时） 主持人：陈大鹏（签名） 记录人：杜拉拉（签名） 第九页，共三十七页。 中午饭后： 李总：“拉拉啊，上午的会开得较为顺利，按照安排，下午是两位旅游业专家的讲话，明天上午分组讨论，你要全程参与，做好记录，争取明天下午总结会前来宾们都能拿到这次会议的简报，今晚你要加班才行的哦！” 拉拉：“没问题，您放心吧，李总！” 第十页，共三十七页。 大家注意看了吗，拉拉的会议记录格式正确吗，存在什么问题呢？ 接下来她还要写会议简报，简报又该遵循什么样的格式呢？让我们进入今天的课程学习。 第十一页，共三十七页。 相关知识 一、会议记录 （一）概念：会议记录是开会时当场将会议基本情况和会议报告、发言、讨论、决议等内容如实记录下来的文书。 1、特点：一是真实性；二是资料性，可作为研究、编发、查找会议的重要原始资料长期保存。 2、注意事项：内容真；速度快；整理快。 第十二页，共三十七页。 3、为会议记录做好准备：纸笔、录音笔、会议相关文件、提前到达、了解座次便于识别发言者、要有手工记录； 4、会议记录过程：内容完整、详略得当、最后签名并不得再加任何改动； 5、记录要求：准确、完整、简洁。 第十三页，共三十七页。 （二）会议记录的内容 1 会议的概况 名称、时间、地点、主持人、出席人、列席人、旁听人、缺席人 2 会议的进程 议题、议程、发言人姓名、发言及表决情况、会议结果 3 会议记录签署 记录人 审核人 发言人 第十四页，共三十七页。 1、会议的概况 ①会议的名称。要求必须写全称。 ②时间。开始时间和结束时间要具体到时、分。如果会议期间有较长时间的休会，也应当详细注明。 ③地点。要求详细，具体到房间号码或会场名称。 ④主持人。要求写明主持人姓名、职务。多边会议还应当写明主持人所在的单位名称。 ⑤出席人。写出全名。多边会议还应当写明出席人所在单位名称及职务。同名同姓要有区别标志。 ⑥列席人、旁听人、缺席人等。 返回 第十五页，共三十七页。 2、会议的进程 ①会议的议题。要求完整记录会议议题的名称。 ②议程。要清楚地反映会议议程的真实顺序。 ③发言人的姓名。要求全名，不可写错别字。 ④发言情况：有两种记录方法 详细记录要求有言必录，并记录插话、争论、表态等情况； 摘要记录则只摘取与会者发言的重点、要点和会议主持人讲话要点的记录。 第十六页，共三十七页。 ⑤表决情况。包括表决事项的名称、表决方式、表决结果。如有多轮投票，则都要记录在案。 ⑥会议结果。包括对议题的通过、缓议、撤销、否决、如果是通过或否决某个文件，要写明该文件的标题、如决定、决议事先已有草案，应记录该草案的标题。