如何写一封地道又高档的商务邮件？.docx

如何写一封地道又高档的商务邮 件？ 现代职场上，邮件已经成为重要的沟通形式。然而，如何把邮件写出花儿，让同事、老 现代职场上，邮件已经成为重要的沟通形式。然而，如何把邮件写出花儿，让同事、老 板、客户看得赏心悦目却是一个大学问。 商务写作指南中，句型固然重要。然而，在这份商务写作指南中，我们试图探讨一些句型 之外的写作技巧、一些小心思和思路。掌握了这些，你的邮件也能让人看得赏心悦目，凸显你的高情商。 一般来说，邮件开头比较重要。春风化雨的开头能够快速拉近彼此的距离，承前启后，扫 清沟通障碍。 下面给大家介绍一些既简单又经典的开头句式。 1. I hope you are doing well. 希望你一切安好。 2. I hope this finds you well. 希望你一切都好。 3. Just checking in. 这是美国人常用的句型，就跟咱们的“没事，打个电话随便问问，只是联系看看你过得好 不好”差不多一个意思，让对方放松心情。 4. Just wanted to send you a quick note to… 只是给你发个信来…… How is everything? 一切还好吗？ Just checking in to make sure that… 只是过来确认下…… I wanted to reach out to you because… 我只是联系你来…… 上面只是开胃小菜，下面小编将介绍一些小技巧，教大家在一些棘手情况下，如何回复邮件，让你邮件看起来 diplomatic and polite. 显示客气的大杀器：情态动词和修饰词 比如，有时候要给老板汇报一个不太好的消息，如果你邮件写成下面这样，可能老板看了心情会立刻 down 掉。 There will be a delay in the completion of the project. 那么，怎样能够缓和语气，让老板消化坏消息做好心理建设呢？下面这个句子可以给你点参考： There might be a slight delay in the completion of the project. 这里就是用了一些小技巧，比如情态动词 might be，修饰词 slight 让整个句子变得柔和起来，负面感情低了很多。 曾经就有老外说过，在写商务邮件时，用好修饰词是多么关键： If we use qualifiers to decrease the quality of a word, they make great ‘softeners’. Words used to soften the tone of our content or convey politeness when we speak. 再比如其他一些让邮件变得有礼貌的修饰词：a little, a bit, a little bit, slight, slightly, small, one or two. 下次，如果要向老板汇报不好的消息，可以用这些词试试看哦，比如： We are having problems with the new product. We are having one or two problems with the new product. 这个新产品有点小问题。 We will run over budget. We might run slightly over budget. 我们稍微有点超预算了。 The marketing campaign is behind schedule. The marketing campaign is a little bit behind schedule. 市场活动有点落后于计划了。 化用问句，语气 polite 指数爆表 另一种让邮件看起来很有礼貌，诚意十足的办法就是运用问句，特别是当你想要提出某个意见的时候。 比如，你希望别人重新设计下公司 logo，如果你像下面这样平铺直叙地讲，多半别人会觉得你有点霸道，也许心里面还有 OS：凭什么你说要重新设计就设计，比如这样：We should redesign the company logo! 如果给上司邮件中用上面这个句子，简直就是作死的节奏。所以，聪明人该怎么说呢？ 办法就是用问句，以非直接的方式提出你的建议，比如： Shouldn’t we redesign the company logo? 一般来说，还可以用 couldnt, wouldnt 引导的句子表达个人意见，比如： 普通表达： We must hire a new advertising agency. 高级表达： Couldn’t we hire a new advertisin