如何提高办公室人员的工作效率.docx

如何提高办公室人员的工作效率 在办公室工作了很长时间的人，一般都会有这种感觉：工作的效率时高时低，这其中的 原因又很多，不是简单的说几个就能够说清楚讲明白的，感觉一切都顺的时候，效率确实很 高，但有时候，但感觉不对了，事情不顺了，效率也会低的吓人，甚至有的人还会整天都昏昏沉沉，而这对于一个计划性、统筹性和自我控制力不强的人来说，更是如此，由于连锁反 应，此时人们的心情会变得十分焦虑、烦躁不安，又反过来又进一步降低了工作的效率…… 那么究竟该如何来提高办公室人员的工作效率呢？其实很简单 在有效的时间做你应该 做的事，带着一颗愉快的心快乐的完成所有的工作，那么你一定会在出色的完成工作任务的同时又能够获得它给你带来的意外收获。具体说来，可以从以下几个方面加以改进： 工作要有计划性，分清主次 因为工作性质和岗位的不同，对于不同的办公室工作人员来说，有些人事会很多也很繁 杂，甚至有的时候会出现大事小事、临时性，紧迫性的任务接踵而至的情况，这个时候如果 你没有一个合理的计划与安排，不分轻重主次，眉毛胡子一把抓，理不出头绪，工作起来东 抓一把，西扯一下，必然会出现丢了西瓜捡芝麻，结果是竹篮打水一场空，徒劳无功；长此以往，当然就会使你的精神和思想感到很重的压力了，整天除了应付这些工作，除了忙还是 忙，还经常的出现加班，没有一点可以休息的时间。曾经看到过这样的一个故事，也是关于 工作计划性的。故事内容大致是这样的：一个做销售的业务员，整天都被那些订单、客户电 话、公司日常事务忙得昏头转向，一天下来，忙忙碌碌，感觉工作效率还比较低，有做不完的事，于是也开始抱怨了，烦恼了。一天，碰到一位高人，就为他分析个中原因，这位高人从销售开始分析，问了这样一句话，你每天工作的目的是什么？这个业务员回答，是将商品 销售出去。这位高人说，这就对了，你知道每天的工作目标后，你的一切工作就要围绕这个 目标来进行，促成商品的销售，所以你将一天的事情逐条理出来，并将其排序，按照哪些能 够直接导致你商品很快销售的顺序排。这位业务员按照这位高人说的话去做了，理出了一天 中最能导致商品销售的最重要的 10 件事，并一一对照着进行工作，这样一天下来，自己的目标更明确了，工作起来也有了头绪，一天下来所达成的销售订单也多了起来，成就感也有 了，不再像以前那样忙忙碌碌了。 所以说，提高办公室人员效率关键的一点就是要做好计划，有统筹性，每天该干什么， 哪些是最重要的，应该做到心中有数，排出个轻重主次及先后顺序，该休息时休息，该工作时工作，这样才能做到愉快工作，快乐生活。 不要将时间无谓的花在浏览网页上 经常喜欢上网浏览网页的人，也要注意了，不要把一整天的时间都花在这上面。曾和一 位朋友聊天时谈到，每天在网上浏览网页占去了他很多时间，因为他很喜欢浏览网页，比如 那些时事新闻、军事、体育、娱乐等等。所以说浏览网页，要选择好一个相对固定的时间， 选择在一天的某一段时间，选择好适合你浏览的网站，比如选择在早上上班的时候，快速的 浏览下，或者下午下班之前，了解下国内外的时政要闻和那些奇闻怪事，这些都是不可少的； 比如我就选择在早上上班的时间快速浏览下“凤凰网”关于一些时事要闻。其实网页上的内 容一天有的是滚动的，但其主要内容基本都差不多，如果你养成了有事没事都上网浏览，这 样就浪费了你大部分的时间。写到这里，也明白了一点，为什么有些公司将公司的外网给关 了，或者就明文规定上班时间不准上与工作无关的网站，估计也与这点也有很大的关系吧。 正确用好现代交流工具，不要“群困聊倒” 那种BP 机呼叫时代已成为历史了，甚至有些时候电话也显得多余了，用的频率也低了， 因为网络带给我们的方便与快速，QQ、QQ 群、MSN、移动飞信、邮件、论坛等现代交流工具层出不穷。这些现代而快捷的沟通交流工具的使用，使用得当，会使我们的工作达到事半功 倍的效果，既省时还又省力的，然而如果你适用不当，会影响到我们的工作效率和质量。也 是在与朋友的一次聊天中谈到，他说他的QQ 群多达 30 个，自己建的群，与工作有关的群、学习的群、聊天的群……。朋友讲有时候真的很烦恼，这群信息的闪动或者要关注群的信息， 要浪费很多时间，也影响到了工作。朋友建的群，就给拉进去了，不接收又不好，退出吧， 又怕伤感情的，所以就这样，现在真是“群困聊倒”。 是的，现在因各种原因所建的群很多，各种各样的交流工具都很受不同人群的青睐，我 们在使用的时候，就要有所选择了，根据不同的需要和用途，我们选择适合自己的交流工具， 比如在上班时间，如果要用到QQ 群，那我们就选择QQ 群来进行交流，就不要选择MSN；对于 QQ 群很多的人来说，怎么办呢？建议这样来处理比较好，将那些与工作无关的群，群消息设置成接收但不提示消息，这样在你有空的时候，可