内控矩阵编制_采购招标风险矩阵.xls

KP0101招标 序号 关键控制活动编号 控制目标 关键控制活动描述 控制类型 控制方法 控制频率 支持文档 财务报表认定 使用系统 制度 预防性 检查性 存在或发生 完整性 权利和义务 估价和分摊 表达和披露 预防控制 手工控制 业务发生时 不适用 《评审结果审批表》 √ 成本主管 《招标立项批准报告》 招标办 通过浏览外购件信息网站等方式广泛搜集市场价格信息、实行最高限价招标 供应链 加大品管部门检测力度，提高抽检的比例和频率 供应商选择应尽量来自于不同的地区，对所有投标供应商来自同一地区的，需在招标申请表中注明原因并报经招标办公室审核，报招标领导小组审批。 同一物料二次招标时，至少有一家供应商为未向本公司执行供货的新增供应商。 招标办对招标原始资料归档，会同评标小组评审 实行综合打分评标，在价格优先的基础上，考虑供方信誉、技术水平、规模等因素，实行性价比最优中标原则 供应链管理部提前一周填报招标（议标）项目计划申请表，并提供通用规格参数和供方资质调查资料 在生产经营过程中因突发事件的需要，供应链管理部可申报应急采购，报招标办审核后可以按不招标方式执行。1、须在事后一周内将相关资料抄送招标办备案；2、对月度发生三次以上的应急采购须有经分管领导签字的原因说明和整改措施，同时抄送招标办存档备案。 主任/总裁 招标办/供应链 成员 采购配件质量符合要求 当前子流程名称：KP0101采购招标及价格维护 业务流程名称：KP01采购 关键风险 责任部门 责任岗位 发现缺陷 建议 职责分明 健全公司组织结构框架，明确各部门职权，涉及两个部门以上的共同配合工作，进一步明确招标小组成员各自分工职责 评审小组 成员 《合肥三洋招标工作方案》在工作要求上没有具体细化； 招标办与供应链管理部职责不清、存在招标办直接选择新供方的现象。根据授权审批规定供应链采购管理工作的最终审批人为总裁，但实际履行中不少为招标办主任最终审批，但无相应的书面转授权手续。《2008年合肥三洋公司授权手册》未及时更新； 《员工手册》未明确对采购人员廉政要求 参考关键控制活动描述制定《合肥三洋招标工作方案》的工作要求规定； 招标办和供应链的工作职责界定清晰； 及时更新公司授权手册； 明确对采购人员的廉政要求 中标单位选定未经管理层有效审批 中标单位选定经过管理层适当审批 供应链管理部申请招标立项并经招标办审批 供应链/招标办 成本主管/主任 招标办审核招标申请计划，总裁审批 《招议标申请表》 招标办会同评标小组审核投标单位资质 招标评审小组 《供方资质调查表》 评审小组人员会签后报招标领导小组（其中必须包括采购内容所属部门的分管副总）审批 招标领导小组 中标价低于市场正常价、采购价格下降造成外购件质量下降 通过浏览价格信息网站等方式广泛搜集市场价格信息 《价格分析表》 聘请独立的第三方，确定一个合理的价格（高于中标价） 评审小组 实地考察中标单位生产基地，测算其真实的成本水平 考察小组 《考察报告》 品管部 质检员 《品质检测书》 中标价格高于市场价、申请部门规避招标、招标时间长而影响生产领料、舞弊 中标价格合理 单标段（或单一项目）至少应有四家及以上供应商参与招标，２标段招标则至少应有六家供应商，按增加１标段则至少增加两家供应商的标准增补供应商，当一次招标项目超过４个标段时应拆分招标项目。当供应商数量不足时应推迟招标时间以达到供应商数量满足上述标准执行招标；对有招标进度时间要求但供应商数量不满足上述标准，应说明原因，报招标办公室审核和招标领导小组审批后方可招标。 主任/成本主管 《招（议）标申请表规格书附表》 《通用规格参数表》 《应急采购情况说明》 与供应商及评审小组成员签署廉政协议书，明确处罚措施 评审小组 成员 《廉政协议书》 评审小组成员实行轮岗制、与投标单位有关联关系的成员实行回避制度 《采购人员须知》、《劳动合同》 备注 黑色字体表示原来制度已有的 蓝色字体表示修改原来制度的 红字字体表示补充的关键控制活动 职责不清、推诿扯皮 单位名称： 《招标工作方案》、《公司授权手册》、《供应商管理制度》、《员工手册》 最后更新时间：2019-12 1.00 1.00 2.00 2.00 3.00 3.00 4.00 4.00 HFMAD: 需进一步明确