商务礼仪专项培训.ppt

以下四种待客之道，何者有待改进？ (1)访客进办公室时，椅子不够，请秘书为访客找椅子。 (2)客户到访，暂时无法分身，请秘书代为接待。 (3)访客进办公室时，您正接听电话，先起身致意，并以手势示意，请来客坐下。 (4)客户在接待室等候，亲自到接待室迎接，再一起走到办公室。 ＊确定办公室有足够的座位能够容纳访客。若等到访客到了办公室，再手忙脚乱的找椅子，则有损公司专业的形象。 ＊勿让访客等候。若您暂时无法分身，可请秘书代为接待。 ＊尽量亲自到接待室迎接客户，再一起走到办公 室。 ? 职场礼仪之接待礼仪 第三十一页，共七十五页。 以下何者属正确的待客之道？ (1)将访客的外套摆在椅背上面。 (2)把禁烟的标志，放在明显看得到的地方。 (3)用纸杯提供茶水给客户。 (4)结束会谈后，应该起身握手道别，再让客户自行离开。 ＊访客的外套应该挂好，不要摆在椅背上面。 ＊如果访客有抽烟的习惯，应该准备烟灰缸。如果不愿有人在您办公室吸烟，则应把禁烟的标志，放在比较明显看得到的地方。 ＊您自己在吸烟前应先征得访客的同意。 ＊在会谈进行时，尽量避免谈话中断。结束会谈后，应该起身握手道别，亲自或请秘书送访客到大门。 职场礼仪之接待礼仪 第三十二页，共七十五页。 职场礼仪之电话礼仪 有来电时，应尽快接起， 不让电话响超过三声。 2. 电话沟通时要认真理解对方意图，并对对方的谈话作必要的重复和记录，以示对对方的积极反馈。 3. 左手持听筒，右手随时笔记，听不清楚时请对方再说一次。 对方交待的事项，要详细记录下来，并 复述一次，确认无误。 4. 对方如指名听电话，先说声“您稍等一下”，立即呼唤被指名的人。 5. 电话讲完后，应以“再见”等为礼貌结束语。待对方放下话筒后，自己再轻轻放下，以示对对方的尊敬。 第三十三页，共七十五页。 重要商务电话注意 通话的内容 烦不烦呀，我看你说…… 通话面部表情与 声音 通话的时机 第三十四页，共七十五页。 职场礼仪之电话礼仪 手机礼仪： 1. 在一切公共场合，手机在没有使用时，都要放在合乎礼仪的常规位置； 2. 在会议中、和别人洽谈的时候，最好的方式还是把关掉，起码也要调到震动状态； 3. 不在公共场合或座机电话接听 中、开车 中、飞机上、剧场里、 图书馆和医院里大声接打手机； 第三十五页，共七十五页。 职场礼仪之电话礼仪 4. 给对方打手机时，尤其当知道对方是身居要职的忙人时，首先想到的是，这个时间他(她)方便接听吗？并且要有对方不方便接听的准备。 5. 不要在别人能注视到你的时候查看短信。 6. 在短信的内容选择和编辑上， 应该和通话文明一样重视。 第三十六页，共七十五页。 职场礼仪之开会礼仪 会议通知需注意的事项: ＊开会之前，最好要有会议通知，以通知要来开会的人，而在会议通知里面，应该注意到下列的重要事项： ＊写明开会主题，让与会者能预先针对内容做好 准备工作。 ＊载明开会的时间、地点。 ＊使用备忘录、电话 或信件通知与会者。 第三十七页，共七十五页。 开会前需准备的事项 基本的硬设备： ＊麦克风、投影机、屏幕之准备。 ＊重要数据影本、Memo纸、笔。 会议中的座位安排及茶水供应 ＊主席两旁的座位安排给公司高级主管。座位越往后者，阶级越低。 ＊通常由秘书负责咖啡、茶等 饮料的安排。 ＊超过午餐时间，会议仍未结束时， 必须准备餐 盒或点心。 职场礼仪之开会礼仪 第三十八页，共七十五页。 对于会议中使用录音机记录，以下观点何者较不正确？(1)可详记所有会中发言(2)可让与会者谨慎说话对答(3)会妨碍与会者的隐私权(4)应同时请秘书记录重点 会议记录方法： ＊通常可以利用录音机，一来可详记所有会中发言，二来亦可让与会者谨慎说话对答。 ＊同时请秘书记录重点。 职场礼仪之开会礼仪 第三十九页，共七十五页。 担任会议主席，以下何者为较正确的作法？(1)等全部的人到齐再宣布开会(2)提供给参会者的数据越多越完整越好(3)结束前检讨出确切结论，并让与会者在48小时内 收到 会议记录(4)以上皆是 要讲求会议效率，必须要注意许多的重点： ＊主席应控制讨论时间，准时开会、散会。 ＊不邀请对讨论事项无建设性意见者开会。 ＊齐全而扼要的资料。 ＊结束前检讨出确切结论，并让与会者在48小时内 收到会议记录。 职场礼仪之开会礼仪