公司采购管理制度.docx

公司采购管理制度 第一章总则 为提高公司采购效率，明确岗位职责，有效率降低采购成本，满足公司对优质资源的需求，进一步规范采购流程，加强与各部门之间的配合，特制定本制度。 公司采购业务由采购部统一管理，其他相关部门应给予积极配合，保证采购工作的顺利展开。 采购工作实行统一管理，分级负责的方式，在采购部经理的领导下，分级负责商品的采购。 采购工作应以降低成本为目的，规范进、出货流程，做到人员合理分工与定位，通过标准化、简单化、专业化的工作为公司提高经营效益。 第二章申请采购 需求部门根据生产经营需要向采购部门提出物资需求，按照规定的格式填写请购单。 请购单应该按照规定格式填写完整、清晰，由公司领导审核批准后报采购部。 （1）固定资产按照固定资产购置申请表的格式进行填写填报； （2）超市商品采购按照超市采购清单的格式进行填写填报； （3）日常零星采购按采购申请单的格式进行填写填报。 完整的请购单应包括下列内容： （1）申请采购的部门； （2）申请采购物品的名称、用途、数量、规格（必要时应提供样品、图纸或技术资料等）； （3）物资的需求时间； （4）特殊情况的备注； （5）采购申请单填写人； （6）申请部门主管； （7）采购申请单审核人； （8）采购部门主管审核； （9）财务审核； （10）总经理审批。 需求部门在提报请购单时应要求采购部签字接收。需求部门留一份作为备份。 遇紧急物资，公司领导不在的情况下，可以电话先行请示，征得同意后提报采购部。签字确认手续可以后补。 请购单接收注意事项： （1）采购部门在接收请购单时应检查请购单的填写是否按照规定填写完整清晰，检查请购单是否经过领导审批； （2）接收请购单时应遵循无计划不采购，名称规格等不完整清晰不采购，图纸及技术资料不全不采购，库存已超储积压的物资不采购的原则； （3）检查仓库该物资是否有库存； （4）对于不符合规定和撤销的请购物资应及时通知请购部门。 采购部门根据各部门上报的需求计划进行汇总，平衡现有库存物资，统筹安排采购计划。 请购单的更改和补充应以书面形式由公司领导签字后报采购部门。 对于提报的采购应按照采购人员的分工和岗位职责进行分工处理。 对于紧急请购项目应优先处理。 第四章询价、比价及议价 询价时应认真审阅请购单的品名、规格、数量、名称，了解图纸及其技术要求，遇到问题应及时的与请购部门沟通。 属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打包采购。 所有采购项目上必须向生产厂家或服务商直接询价，原则能不通过其代理或各种中介机构询价。 对于请购部门需求的物资或设备如有成本较低的替代品可以推荐采购替代品。 遇到重要的物资、项目或预估单次采购金额大于10万的采购情况，询价前应先向公司相关领导汇报拟邀请报价或投标单位的基本情况。 询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价。 除固定资产外单次采购金额在1万元以下项目可以自行采购；单次采购金额或预算金额在1万元以上的所有项目都应要求有至少三家上的供应商参与比价；单次采购金额预算价格在20万元以上的项目应由采购部组织招标，公司相关领导参与监督；单次采购金额预算价格在100万元以上的项目由公司领导决定是否委托第三方机构代理招标。 比价采购或招标采购所邀请的单位均应具备一定资质和实力，具有提供或完成我公司所需物资和项目的能力。 比价采购或招标采购应拟定完整的询价表。 在询价时遇到特殊情况应书面报请公司领导批示。 对厂商的供应能力，交货时间及产品或服务质量进行确认。 对于合格供应商的价格水平进行市场分析，是否其价格最低，所报价格的综合条件更加突出。 收到供应单位第一次报价或进行开标后应向公司领导汇报情况，设定议价目标或理想中标价格。 重要项目应通过一定的方法对于目标单位的实力，资质进行验证和审查，如通过进行实地考察了解供应商的各方面的实力等。 参考目标或理想中标价格与拟合作单位或拟中标单位进行价格及条件的进一步谈判。 比价、议价汇总前应汇报公司相关领导，征得同意后方可汇总。 比价、议价结果汇总应完整列出报价、工期、付款方式及其他价格条件、列出拟选用单位及选用理由，按照一定顺序逐一审核。 如比价、议价结果未通过公司领导审核应进行修改或重新处理。 第五章合同的签订 合同是当事双方之间设立、变更、终止民事关系的协议。依法成立的合同，受法律保护。广义合同指所有法律部门中确定权利、义务关系的协议。 采购合同正文应包含的要素 （1）合同名称、编号、签订时间、签订地点； （2）采购物品/项目的名称/、规格、数量/工程量、单价、总价及合同总额，清单、技术文件与确认图纸是合同不可分割的部分； （3）包装要求； （4）合同总额应含税，含运达公司的总价，特殊情况应注明； （5）付款方式； （6）工期； （7）质量保证期； （8）质量要求及规范； （9）违