物业档案资料的建立与管理制度.doc

物业档案资料的建立与管理制度 物业档案资料的建立与管理制度 PAGE/NUMPAGES 物业档案资料的建立与管理制度 物业档案资料的建立与管理制度 规范的档案管理能有效的为各项科学、档案资料的管理是物业管理工作的一个重要组成部分， 联合传统档案管理方法和电脑数据库管依据金沙咀国际广场物业特点，管理工作供给指引和服务。 理新方法、新手段，对小区档案资料实行“科学化、系统化、电脑化、有序化和集中化”的管理。 所有物业员工都必然恪守《物业档案资料的建立与管理》对物业档案资料实行有效的管理。 部门架构 董事长 物业经理 档案管理员 档案资料建立、管理流程图 收集：工程技术、维修、改造资料； 智能化系统技术资料； 租房合同、装/物业使用人资料、证件、购/业主 修审批表； 历次管理活动书面、音像资料等 整理分类：技术资料； 物业使用人资料；/业主 管理规章及内部管理制度； 历次管理工作资料、记录； 业主文件、通知、活动记录； 财务帐表及散布方案 归档：按企业《物业档案资料的建立与管理制度》建立 建立原始档案资料库及输入电脑，建立电子档案资料库 利用：按权限借用及网上查问，借用时登记，使用后马上送还 一、档案资料的建立 （一）档案的建立与收集 、建立金沙咀国际广场档案资料管理室，采用系统化、科学化、电脑化的先进手段，建立相1 应的规章制度，对所有档案进行严格管理。 、坚持根源广、内容丰富的原则，依据实体资料和信息资料的内容，在物业管理的实质工作2 中从需要出发，扩大信息资料的根源渠道。 、办理好物业整体接收移交时各样原始档案资料的移交和收集。3 、后期管理中，加强质量记录，做好后续资料的建档 和收集。从建筑物本体修葺到到一花一4木的养护都有详细的档案资料收集。 （二）档案资料的整理与分类 依据档案的根源、整理的重点是披沙拣金，信息的表现形式等特点进行集中管理信息的内容、 和科学分类，做到条理清楚、分类合理，便于使用、查找、检索。 、档案资料的整理1 、各项业务工作中形成的文件资料，由各职能部门按 其业务范围，指定有关人员负责积）1 累、整理和移交，在积累过程中要做好原始文件的登 记工作； 、各职能部门应将文件资料的形成、积累、归档工作 归入工作计划和管理标准，列入有）2 关人员的职责范围，并作为核查的依据； 、应当充分利用原有资料作为整理的基础；）3 、档案的整理必然保持文件之间的历史联系；） ）5、档案的整理必然便于保留和利用；  4 ）、收集后的所有信息，一致由金沙咀国际广场档案管理员集中整理。6 、档案资料的分类2 凡涉及到详细工程项目的立项申请、批复、有关证照及合同、协议等均归入所属基础资料 档案，但有关企业、分部的此类文件归入文书档案、合同档案。 ）、移交资料1 称名料资目项 、赞同文件1 、用地赞同文件2 、投资赞同证、规划赞同证、动工赞同证3小区规划资料 、拆迁部署资料4 、规划平面图5 物业使用人姓名、产权、居住办公地点、建筑面积清单/、业主6 、竣工图：总平面图、建筑、构造、设备及隶属工程及隐蔽工程的全套图纸1 工程先期基础性文件,、地质勘查报告、工程建设招标文件2 、工程合同及竣工报告3 、工程预决算4 、图纸会审记录5 、工程设计改正通知及技术判断单（包括质量事故办理记录）6 、隐蔽工程查收签证7 、沉降察看记录8 、竣工查收证明书9 工程技术资料 、钢材、水泥等主要资料的质量保证书10 、新资料、构配件的判断合格证书 、水、电、空调、卫生器具、电梯等设备的查验合格证书12 、砂浆、混凝土试块试压报告13 、供水、空调的试压报告14 、园林绿化图纸和清单15 、设备清单、设备供货合同，设备安装调试记录，使用注意事项、说明、质16 保书和保修单 、工程监理报告17 ）、平常物业管理档案资料2 称名料资目项 小区基本资料物业管理 用户须知；用户基本资料；物品进出登记卡  物业使 用人资料/业主 用户装饰申请表；报建批文；装饰工程图纸；装饰施工安全责 任书；装饰施工人员进出证；施工单位营业执照；装饰巡逻记装饰资料 录；装饰查收记录 修葺计划与方案；维修申报表；维修服务派工单；维修回访记 维修资料 录；公共设备维修记录 绿化养护资料绿化检查记录；绿化养护记录；礼仪 摆花协议 洁净、保洁资料洁净服务整改通知单；保洁日检记 录 消防巡视记录；消防设备检查记录；动火作业审批表；消防设 消防管理资料 施运行记录；火灾隐患整改通知 平常巡逻记录；交接班记录；查岗记录；闭路电视监控系统录 治安交通管理资料像带；紧迫事件办理记录；车辆管理记录；护卫巡逻签到表； 安全隐患整改通知；车辆进出管理记录 设备维涵养护记录；设备维涵养护计划与申请报告；设备台帐； 设备管理资料 设备运行记录；设备维修分包协议；设备检查记录员工个人资料；聘任表；员工