电视电话会议系统运行管理办法.docx

电视电话会议系统运行管理办法 第一章 总则 第一条 为加强西海公司（以下简称“西海公司”）电视电话会议系统的运行管理，规范设备调试使用与运行维护，保障会议系统的稳定、高效和安全，明确人员职责和工作要求，制定本办法。 第二条 本办法适用于西海公司会议系统覆盖范围内的各级单位（包括西海公司本部、所属各单位）会议系统组成设备（含多点控制单元（MCU）、视频会议终端、电话会议服务器等）的调试使用和运行维护，适用于各级单位发起召开的所有非涉密电视电话会议。 第三条 本办法中所称电视电话会议系统简称“会议系统”；西海公司会议系统是依托集团公司（以下简称“集团公司”）广域网，采用先进的视频会议、电话会议和多媒体技术，实现西海公司所属各单位之间数据、语音、视频等传输与交换的实时通讯系统；西海公司会议系统由多点控制单元（MCU）、视频会议终端、电话会议服务器、辅助设备设施（音响设备、电视机等）和传输系统组成。 第四条 西海公司会议系统的运行管理遵循“统一组织、分级管理、用前审批、事后反馈”的原则，所属各单位应依据管理分工，明确会议系统的职能管理和技术管理部门，并配备专业（兼职）人员。 第二章 组织与职责 第五条 西海公司办公室是西海公司会议系统的职能管理部门，主要履行以下职责： （一）负责审批西海公司会议系统使用申请、发布会议通知; （二）负责对会议系统使用及会场布置提出相关具体要求； （三）配合信息化管理部门对所属各单位的会议系统保障情况进行评价。 第六条 信息化管理部门是西海公司会议系统的技术管理部门，主要履行以下职责： （一）负责统筹管理、组织协调西海公司会议系统的建设和维护； （二）负责组织制定和发布西海公司会议系统运行管理办法； （三）负责管理和指导所属各单位开展西海公司会议系统运行管理相关工作； （四）负责对所属各单位西海公司会议系统运行管理工作进行监督、检查、考核和评价。 第七条 所属各单位是西海公司会议系统的分级管理机构和使用单位，主要履行以下职责： （一）负责按照西海公司要求，配合进行西海公司会议系统的改造和相关配置调整等工作； （二）负责本单位会议系统的运行维护工作，具体包括会议终端设备、辅助设备设施（音响设备、电视机等）的例行检查、日常维护、故障申告等； （三）在不与西海公司统一安排相冲突的情况下，可自行组织内部会议。统一调度本单位及所属部门（单位）内部电视电话会议的计划安排； （四）所属各单位之间召开的电视电话会议，按照“谁组织谁负责”的原则，主办单位为责任单位，负责联系西海公司会议调试与保障； （五）在发现会议设备故障时应及时向西海公司申告，并服从西海公司统一指挥，配合运维服务提供商进行故障排除、损坏设备发运、维修后设备安装或备品备件更换等。 第三章 会议管理 第八条 西海公司会议系统的音频和视频信号汇接点为西海公司，其他各分会场不得通过本地调音台等设备将音视频信号叠加操作。如果某电话会议分会场需要与某视频会议分会场通话，必须通过西海公司操作。 第九条 会议申请、取消（更改）和确认应当按以下程序进行： （一）会议主办单位（部门）至少应提前3个工作日、特殊情况下提前2个工作日，向职能管理部门提出会议申请，且告知技术管理部门并填写《会议申请单》（附件 1）。 （二）会议因故取消（更改）时，会议主办单位（部门）应及时通知本单位的会议系统职能管理部门和技术管理部门，并负责通知参会单位。 （三）职能管理部门于收到会议申请2个工作日内，特殊情况下1个工作日内，确认会议申请，并发布会议通知。 （四）会议主办单位（部门）负责向各参会单位发出会议通知。参会单位收到会议通知后，应及时向会议主办单位反馈回执，并通知本单位的会议系统职能管理部门和技术管理部门按要求准时参加会议调试及召开。 第十条 会议调试应当按以下程序进行： （一）会议主办单位与参会单位应在会议前半天 （如遇特殊情况以会议通知调试时间为准）进行会议系统的调试及演练，发现问题应及时解决。 （二）会议主办单位（部门）在会议调试期间派专人到场，协调解决有关问题。 （三）会议调试人员填写《电视电话会议记录表》（附件 2）。 （四）发言的分会场应于调试规定时间内调试好本端的摄像机位和音响设备，避免出现回音、啸叫、振鸣和音量过小等情况。 （五）会议调试时，各会场调试人员应考虑实际因素调节会场音量（如：调试人员与参会发言人嗓音、距离麦克风\电话终端的实际距离等），以减小会前调试音量与会场发言音量的差异。 （六）由于会议室被占用或其他特殊情况不能进行会议调试时，分会场调试人员应尽快与主会场取得联系，说明原因。 （七）各参会单位分会场应安排专人负责与主会场配合， 按会议通知进行会前调试，并及时向主会场反馈分会场现场效果。 第十一条 会议保障应当按以下程序进行： （一）各参会单位会议系统应