（新版）办公自动化设备使用与维护实训教程教学课件汇总（全）.ppt

;; 办公自动化是指利用计算机、通信和自动控制等技术与设备，实现办公业务的自动化。英文简称OA。它是提高办公效率、办公质量和实现科学管理与科学决策的一种辅助手段。现代办公自动化系统是由计算机、通信网络和自动化办公设备以及相应的软件所组成的人机信息处理系统，具有办公信息采集、加工、传输和存储等功能，对文字、数据、语音、图形、图像等信息能进行综合处理。 办公自动化没有统一的定义，凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务，都属于办公自动化的范畴。; 办公自动化系统功能 ① 主要系统功能 ★基本型办公自动化系统：以处理公文文件类型的信息为主，主要完成基本的办公事务处理和行政事务处理。 ★管理型办公自动化系统：是在基本型办公自动化系统的基础上，增加了支持加工、处理、控制各种信息活动的管理信息系统的办公系统。 ★综合型办公自动化系统：在上述系统的基础上，增加了辅助决策的功能，以实现办公业务综合管理自动化 。 ; ② 主要业务形式 ★文字处理：办公业务中最大量的工作是文字处理，包括对中外文字进行编辑、排版、存储、打印和文字识别等功能。 ★数据处理：包括数值型和非数值型办公信息的处理。 ★资料处理：包括对各种文档资料进行分类、登记、索引、转存、查询和检索等。 ★行政事务处理：包括机关本身的行政业务，如人事、工资、财务、基建和办公用品等的管理。 ★图形、图像处理：包括对图形和图像的输入、编辑、存储、检索、识别和输出等。 ★语音处理：包括语音的输入、存储和输出，语音识别和合成以及语音和文字之间的转换等功能。; ★网络通信：网络通信技术是实现办公自动化的关键技术之一，它可以沟通系统内部各部门，实现信息交流，使办公人员更有效地共享办公自动化系统的资源，同时便于和外界的信息联系。 ★信息管理：办公自动化是信息管理的有效手段，担任信息管理功能的办公自动化系统称为管理信息系统（MIS）。完成信息的收集、加工、传递、交流、存取、分??、判断和反馈。这种系统的办公自动化设备呈分布式组合，具有计算机通信和网络功能。 ★ 辅助决策或专家系统等功能：比较理想的办公自动化系统能自动地分析采集信息，提出各种可供领导参考的优选方案，是辅助决策的有力手段。这种系统叫做决策支持系统，是一种高层次的智能型的系统。这类系统必须建立起许多能综合分析、预测发展、判断利弊的计算机运算模型，从而可以根据大量的原始信息，自动作出比较符合实际的决策方案。; ③办公室信息处理方法 ★信息的生成和输入：办公信息的生成和输入包括信息的产生、获取和存储。从信息来源上看，办公室信息可以来自外部，也可以来自内部，前者通常已经经过一定的加工处理，以非原始输入的形式存在于办公室中，后者则比较多地表现为原始输入。根据输入方式不同，原始输入可分为录音输入、键盘输入、扫描输入。 ★信息处理：信息处理是指对已输入系统的信息进行加工，使之转换成可供使用者显示、存储或复制的电子存储格式。信息处理包括数据处理和文字处理。不同的工作需要使用不同的处理软件。; ★信息的输出：经过处理后的信息要输出、分发给他人，其输出的形式和方法很多。例如显示输出、打印输出、绘图输出、声音输出、电子通信输出等。 ★信息的复制：这里主要是指将信息复制在纸上。复制的设备主要有复印机、一体速印机、胶印机等。 ★文件的存储及归档：办公室的重要工作之一就是做好文件的存储和归档。之所以要对文件进行存储和归档，是因为文件中所包含的信息在今后一段时间内有使用的可能，因此文件的存储和归档要考虑使用或查找的方便。存储形式包括传统存储形式和电子存储形式。 ; 静电的影响及其防护 ① 静电的影响 ★静电对计算机的影响，主要体现在对半导体器件的影响，过高的静电电压会使MOS电路击穿。 ★当静电带电体触及计算机时，有可能引起计算机运算出错。严重时还会使计算程序紊乱，显示器受到静电干扰时，会引起图像紊乱，模糊不清。 ★静电过大时，还会引起打印或复印时走纸不畅。 ★静电电压达到一定程度时，就会放电。放电时会产生“嚓”、“嚓”的响声，在黑暗中可以看到放电火花。对人体放电，会使人有不适的感觉。 ; ② 静电的防护 ★接地与屏蔽。静电接地系统要经常进行维护。 ★工作人员的着装。工作人员的衣服（包括内衣），最好选择不产生静电的衣料制作，所穿的鞋也要用合适的材料制作。 ★控制湿度。关键是保证空调系统的安全运行以及恒温、恒湿设备的完好，使相对湿度保持在规定范围之内。一般认为，办公室的相对湿度控制在5