会务组工作方案.docx

会 务 组 分 工 及 工 作 方 案 一、工作目标及主要任务 全力做好有关会务组工作，确保座谈会的顺利进行。主要任务：拟定本组工作方案；负责座谈会的接待工作；负责礼品、纪念品、签到表、座次牌的设计制作；负责准备会议资料；负责座谈会期间各项活动的后勤保障工作。 二、人员安排负责人：刘芳三、会务准备 （一）场景布置（协助广告公司）： 1.（1）40 周年华诞展及各专科展牌； 彩虹门、气球、横幅、仪式启动幻影球、相关牌匾、礼炮、鲜花等； 音响的调配； 相关歌曲的准备（国歌、院歌、背景音乐等）； 新院区项目、科研中心、生殖中心启动仪式及博士后工作站挂牌仪式的相关准备工作； “千人宣言”仪式的准备工作； 颁奖证书的准备； 院庆工作牌的统一制作。 会场座椅的摆放（按不同颜色座椅区分ABCD 区，方 摆放主席台； 准备嘉宾名牌； 准备嘉宾胸花（院外所有嘉宾）、附院院庆小手旗； 摆放矿泉水； 准备会议资料及礼品装袋； 在会场一角设萨斯风、钢琴现场演奏； 会场卫生间的指示牌（通知资产管理部做好清洁卫生工作）。 ▲资料袋内物品： 产品介绍 座谈会专题片 DVD 座谈会活动手册 纪念品 （二）嘉宾接待刘芳 姜芳榕 庆典大会当天提前到大会现场，熟悉嘉宾坐席； 迎接嘉宾，指引嘉宾到报到处签到（协助礼仪小姐及义工）； 协助嘉宾领取会议资料及礼品，指引嘉宾就坐（协助礼仪小姐及义工）； 所有嘉宾入场完毕，工作人员到指定区域就坐； 庆典大会结束，工作人员指引嘉宾离场乘车。 （三）嘉宾签到 刘芳 负责嘉宾签到（准备嘉宾签名册或签名卷轴）； 及时核对到会嘉宾名单（准备一份参加庆典嘉宾名单）； 准备文房四宝若干，以便有需要的嘉宾题字； 负责会议资料及礼品的发放及保管工作。 （注：前一天晚上已到宾馆签到的嘉宾，不再签到及发放资料袋，只在会场摆放议程单张。） （四）应急工作 刘芳 负责因天气等原因主会场转移工作； 在附院礼堂做好备用会场的准备工作； 突发事件的紧急处理（协同院庆活动应急组）； 现场保健医生及常用药品的准备； 由附院员工组成观众预备队伍，约 100 人，在现场观众过少时到场就坐，避免冷场。 四、时间安排及分工 根据工作内容，会务组分为后勤保障小组、礼品小组，分别负责座谈会前和座谈会期间的所有后勤保障工作，礼品设计、制作、发放等工作，座谈会接待、引导工作。具体时间安排及分工如下表： 时间 11月1日 11月5日 工作任务 确认住宿事宜 礼品初步设计会场确认 负责人 刘芳 刘芳刘芳 工作小组 保障小组 礼品小组保障小组 11月6日 交通用车检修 刘芳 保障小组 11月9日 礼品制作 会场环境、交通、医疗、食宿再检查 刘芳 刘芳 礼品小组 保障小组 11 月 10 会场布置 刘芳 会务组全体 日 礼品、会议材料分装、检查 刘芳 会务组全体 接待人员具体工作安排 刘芳 会务组全体 接待座谈会邀请与会人员 刘芳 会务组全体 11 月 26 会场、论坛会场最后布置检查 刘芳 会务组全体 日 会议礼品、材料到位 刘芳 会务组全体 4．参加宴会人员引导（如果需要） 刘芳、姜芳榕 保障、接待 11 月 27 庆典会议服务 刘芳 会务组全体 日 座谈会邀请与会人员吃住行服务 刘芳 会务组全体 座谈会邀请与会人员离会服务 刘芳 会务组全体 10 月 27 日 会场后续工作 刘芳 保障小组 与会人员礼品发放 刘芳 礼品小组 注： 把握细节规范办会 会务工作是办公室的一项经常性工作，会务工作的好坏，直接影响到会议的质量和效果，而会务工作能否做好，往往取决于对细节的把握。在办会工作中，一个通知的发放不到位，一个座位的安排不合理，一个话筒的声音不正常，一个资料的装订不齐全等等细节上的问题，都会使会务工作不到位，给会议的质量和效果带来影响，所以要搞好 办会工作，就必须以细致的作风，对会务工作中的细节细心观察，潜心把握，精心组织，实现精益求精办会的目标。具体来说，要从细节上做到“三个到位”。一、从细节上做到会前准备到位 组织一次会议，会前准备到位是关键，只有会前准备充分，才能保证会议的顺利召开。会前的准备工作是由若干细节组成的，在做会前准备工 作前，就要充分考虑各个细节，并根据考虑到的细节制定好会务工作方案。制定会务工作方案本身就是一个细节，注重这个细节就能发现并把握其他方面的细节，完善会前准备工作，提高工作效率，减少工作中的失误和差错，特别是召开紧急的大型会议等，尽管时间要求急，但磨刀不误砍柴工，制订了方案，就不会造成手忙脚乱、头绪不清的局面，避免出现差错甚至返工等现象。在制定会务工作方案时，要根据会议的规模、层次等，考虑会议有哪些细节上的要求，如会标的制作、会议通知的发放、座次的安排、资料的发放、会场的布置等等，要把这些细节上的内容安排到人、责任到人。制定一个完善的会务工作方案，往往