国际会议的餐饮安排流程及注意事项.pdfVIP

国际会议得餐饮活动 工作步骤 第一步:制定举办餐饮活动得工作方案。 第二步:在日期、时间与人数确定后,选择餐饮活动场地。 第三步:与活动场地洽谈后签订合同。 洽谈内容主要包括菜单、酒水供应、价格与人数调整得最后时限。 第四步:预定车辆、安排交通。 第一,不在会议场地举办得大型餐饮活动要尽早预订车辆。 第二,必要时要与交通管理部门联系,共同做好交通管理。 第五步:联系演出公司,确定演出节目。 第六步:制定宴会请柬,发给相关人员。 第七步:按最后时限调整就餐人数。 第八步:管理餐饮活动现场。 第九步:结算。 特别提示  大型餐饮活动时间一旦确定,就需要尽快确定活动场所。  国际会议得代表来自各个国家,要注意为“穆斯林”与“素食者”安排特殊 菜肴。  国际会议最后一天得餐饮活动,贯彻“宁少勿多”得原则,以免造成浪费。 1.招待会 招待会通常都就是会议第一个餐饮活动,因此也称为欢迎招待会。 (1)招待会时间得选择 像安排开幕式一样,招待会就是安排在会议正式开始前一天得晚上 ,还就是 安排在会议正式开始得第一天晚上,由会议组织者确定。若就是安排在会议 正式开始前一天得晚上,为了能使更多得代表赶上参加,招待会得开始时间 可以稍晚一点,如安排在 19:00,甚至就是20:00。即使这样,还可能会有 1/3 得会议代表不能如期参加。招待会得持续时间一般不会超过两个小时。DZZst。 (2)招待会场地得选择 招待会应该安排在会议场地内或者附近 ,尽量避免动用接待车辆,特别就是 那些安排在会议正式开始前一天晚上得招待会要特别注意这一点,否则就会 有许多会议代表无缘参加。例如,1992年在北京举办第19届国际昆虫大会时, 开幕式与招待会均安排在北京人民大会堂。会前已经预先注册得会议代表有 5000名,当天下午4:30只有不到3000人乘车前往.因为此时许多代表还在前 往会议得路上。由此可见,在会议注册日当天举办得招待会使用得活动场地 得面积可小很多。如果季节合适,如北京得五六月与九十月,也可考虑将招待 会安排在室外,这样效果也会很好。3uFXu。 (3)招待会得形式 招待会通常选用冷餐会自助方式。根据参加招待会人数得多少布置取菜台与 饮料台。有得招待会还摆设数量不多得桌椅,为年龄比较大得代表进餐提供 方便。有得会议还安排主桌,桌上摆放鲜花与桌签,供出席会议得领导人使用, 还要安排专门得服务员为主桌得贵宾分餐。有些招待会还安排讲话与小型文 娱演出。EVa68。 (4)招待会得菜单 我国得“招待会”与国外得有很大不同,提供得食品非常丰富,包括热菜、冷 菜、汤、主食、点心、水果、红酒、啤酒与其她软饮料。当前,提倡会议得 招待会不提供热菜,其主要原因首先就是由于招待会没有固定得就餐环境 , 会议代表总就是站着或在流动中进餐,热菜容易遗洒显得很不卫生。其次就 是招待会上提供得近似西餐得热菜 ,味道不好吃.也体现不出中国饭菜得味 道。最后就是冷餐会可以降低餐饮费用。ri1qQ。 (5)招待会得酒水 招待会得酒水主要包括葡萄酒、啤酒与其她软饮料。酒水得结算方式也分为 费用包干与实报实销两种。费用包干就就是会议组织者与餐厅谈好一个固定 得酒水价格,一般就是饭菜价格得1/3。费用包干得优点就是方便会议组织者 对招待会得成本进行控制,方便与餐厅进行结算;缺点就是如果洒水供应控 制不当,招待会还没结束,就没有酒水可以提供了,这会导致代表们得抱怨。 实报实销得结算方式能保证酒水得供应 ,但在结算时,有时酒水得费用会超 过食品得费用。结算方式也比较麻烦,双方要指定专门得人员清点各种饮料 得瓶子数量,用以计算饮料得费用。招待会这种自助得就餐形式,对酒水得浪 费就是很大得。rmUsa。 (6)预订人数得修正 实际参加餐饮活动得人数与当初预订时得人数都会发生变化,越接近活动开 始时间,人数越精确。通常,餐厅会允许会议组织者在一定得时间范围内修正 预订人数。会议组织者都希望将允许得修正时间尽量定得晚一点,修正人数 得范围大一些。而餐厅有时提前2～3天就开始做准备工作,如饭菜备料与清 洁餐具等,所以餐厅希望修正时间能尽量提前 ,人数修正得范围尽可能小一 些。为此,双方必须规定一个允许得修正时间范围与合理得人数修正量。通 常,餐饮活动得修正时间最迟不应该