《会议管理实务》项目八-外事会议服务.pptx

项目八 外事会议服务 项目八：外事会议服务 知识目标 掌握仪式的特点及会场要求 掌握参与签字仪式人员应具有的身份及特点 掌握外事会议文本的相关知识 了解涉外礼仪规范 能力目标 能够合理布置签字仪式会场 能合适确定签字仪式人员 能为会议准备好相关文本 能做好得体的礼仪工作 2 一、任务描述 1、情境导入 新世界公司为进一步拓展业务，决定与× × （英国）贸易公司合作。项目的签字仪式将在2020年9月10日举行， 你作为新世界公司的秘书，需要筹备签字仪式。 3 一、任务描述 2．训练任务 4 二、任务实施 任务1——要素分解 5 知识链接 签字仪式 通常是指订立合同、协议的各方在合同、协议正式签署时所正式举行的仪式。举行签字仪式，不仅是对谈判成果的一种公开化、固定化，而且也是有关各方对自己履行合同、协议所做出的一种正式承诺。 6 知识链接 布置签字厅 （1）签字厅的选择 总原则是要庄重、整洁、清静。室内应铺满地毯，除必要的签字用桌椅外，无需其他陈设。 （2）签字桌椅 双边签字，一般设长方桌，上铺深绿色或暗红色的台呢； 多方签字也可将桌排成圆形或方形，或仅放一张椅子，由各方代表依次签字。 7 知识链接 布置签字厅 （3）准备签字用具。 包括待签的合同文本以及签字笔、吸墨器等文具。 （4）国旗的摆放。 与外商签署涉外商务合同时还需在签字桌上插放有关各方的国旗。 （5）参加人员位置。 按有关礼遇高低的确定好各方代表的座次。 8 知识链接 布置签字厅 （6）讲台。 在签字桌的右侧放置讲台或落地话筒。 （7）会标。 由签字双方名称、签字文本标题和“签字仪式”织成。 （8）香槟酒。 事先准备好香槟酒、酒杯等。举行小型酒会，举杯共庆会谈成功。 9 二、任务实施 任务2——要素分解 步骤1：查找联系人及电话号码。 步骤2：拨号。 步骤3：介绍自己； 步骤4：称呼对方； 步骤5：说明意图； 步骤6：对方答复； 步骤7：结束对话。 10 知识链接 商定参加人员 1）签字人。 签字人员要符合以下条件：具有法定资格；规格相等。 2）领导人。 签字各方也可以派出身份较高的领导人参加签字仪式，但也应当注意规格大体相等。 3）致辞人。 一般由签字各方身份最高的人分别致辞。有时也可安排上级机关或协调机构的代表致贺词。 4）主持人。 主持人一般由主办方派有一定身份的人士担任。 11 知识链接 商定参加人员 5）见证人。 见证人主要是参加会谈的人员，各方人数应大致相等。 6）助签人。 助签人的主要职责是在签字过程中帮助签字人员翻揭文本，指明签字之处。 7）群众代表。 有时为了充分发挥签字仪式的鼓动和宣传教育作用，可邀请主办单位或双方单位的部分群众代表参加。 8）记者。 为扩大影响，可邀请新闻单位派记者参加签字仪式。 12 二、任务实施 任务3——要素分解 步骤1：文本的定稿。 步骤2：文本的翻译。 步骤3：文本的校对。 步骤4：文本的印刷。 步骤5：文本的装订。 13 知识链接 签字仪式 基本程序 1）宣布开始。 此时，有关各方人员应先后步人签字厅，在各自既定的位置上正式就位。 2）签署文件。 通常的做法，是首先签署应由己方所保存的文本，然后再签署应由他方所保存的文本。依照礼仪规范，每一位签字人在己方所保留的文本上签字时，应当名列首位。 14 知识链接 签字仪式 基本程序 3）交换文本。 各方签字人此时应热烈握手，互致祝贺，并互换方才用过的签字笔，以志纪念。 4）饮酒庆贺。 有关各方人员一般应在交换文本后当场饮上一杯香槟酒，并与其他方面的人士一一干杯。 15 参考评分标准 项目 外事会议服务 任务序号 任务得分 及 任务完成情况评价 1 2 3 总分 学生签字 指导老师 任务1：总分40分 任务2：总分40分 任务3：总分20分 学生训练成果评价表 16