会展现场服务与管理方案.docxVIP

PAGE2 / NUMPAGES2 展会现场效劳与管理方案 一、展会现场效劳与管理机构设置 展览办公室：全面负责展览会现场的相关事宜，包括展品运输和通关、展台搭建与施工、现场效劳、协调个展区管理工作等。 客户效劳中心：负责展台搭改建、展品装卸、现场广告、物品租赁、水电、商务效劳、宽带上网、翻译和礼仪等 证件效劳中心：负责运输人员、施工人员、参展商、专业观众以及机构工作人员的证件事宜 保卫办公室：负责制定现场平安保卫方案，维护现场秩序，开展防火、防盗等平安保卫工作，处理各类治安和突发事件。 接待办公室：接待领导和个团组参观大会事宜，负责展览期间嘉宾及代表团的食宿安排和接送等工作 宣传中心：负责展会宣传及新闻工作。 公众效劳办公室:负责展会餐饮供给，负责办公物资的供给，以及现场邮政、银行、通信设施等的落实。 二、观众现场效劳与管理 阶段 工作内容 展览前 结合本次展览会的实际情况，设计最合理有效的展览观众调查问卷，从而获得有价值的参考信息。 针对预注册观众调查问卷进展统计分析，从而使我们获得准确的观众反响。 对确定的调查问卷进展排版制作及印刷。 观众胸卡及挂绳的设计，入场券、广告印刷、宣传册印刷。 注册登记台所需表格和设备的准备，注册流程的标识。 提前对现场效劳人员进展分工和专业培训及有效的管理。 为展览配置统一着装，标准效劳人员礼仪。 展览中 现场观众注册登记及观众信息的采集、录入、处理 设置足够的登记台和填表台，注册和登记处应有显著标志，便于观众及时找到并办理现场注册手续。 观众登记信息的及时收集、汇总。 展览出入口的门禁管理 在展览出入口配置手持无线数据采集器，识别观众信息。 展览指示标识管理 在展厅出入口处及展厅内部设置清晰的标志物，帮助观众了解展览布局，找准方向。 展览后 处理展览现场采集的观众的信息数据 调查问卷内容的录入和分析 通过与观众信息的结合，对调查问卷的内容进展统计，及意见提取，可以了解观众的需要。对此次展览会的效果做出更准确的判断，同时也利于下一届展览的准确定位和有效宣传。 展览信息数据的统计分析报告 通过数据库存分析，为展览组织者提供观众的根本信息需求信息、行为信息等信息报告。 展后信息管理与回访 向展览组织者提供完整的买家信息数据库 对专业观众回访，方式包括：信函邮寄、e-mail、 等，内容包括展后满意度调查、下届参观意见等。可以对观众登记的各种联系方式加以确认，进一步提高所搜集信息的质量。 一参展商现场的管理与效劳 〔一〕 参展商的等级报到：包括登记、报道及会刊等资料的领取。 〔一〕搭建效劳。由我展会组织方提供本次展会的主场搭建商，主要负责展厅内的水电气等动力设备的预定及安装、标摊搭建、展展厅公共效劳设施的搭建等。此外，主场搭建商还要提供标摊改建、特装搭建、紧急加装、撤展等多项效劳。 特装搭建商由展会的参展商自行选择，同时特装展位搭建商要严格遵守展会的相关规定，如限定搭建高度、要求使用防火材料等。 〔二〕物流效劳。A企业的展品到达展览所在地港口后的运输和尽管效劳 ——展品到达展览目的地后处理相关文件。 ——将企业的展品从展览目的地的各口岸送至展览现场存放地。 ——进馆前存放展品并在开馆后送至展位。 ——帮助参展商开箱并安放重件。 ——运送空箱和包装材料至场馆现场存放点保存。 B．进馆现场效劳 ——帮助卸车并将展品送至展位 ——帮助参展商开箱并安放重件 ——运送空箱和包装材料至展馆现场存放点保存。 C闭关现场效劳 ——帮助参展商在展览期间保存包装材料并在展览完毕后将其运回展位。 ——帮助参展单位装箱并送至展厅门口。 ——帮助参展单位将展品运至展厅门口撞装车。 D闭关现场效劳及回运展品离开展览目的地前的运输 ——帮助参展商在展览期间保存空箱并在展览完毕后将其运回展位 ——帮助参展单位装箱并将其运至展览所在地口岸。 ——办理展品回运有关手续。 〔三〕其他效劳 1.租赁效劳。本次展会的租赁效劳由主场搭建商负责，主要提供租赁的物品和设备有特殊展具、展示屏幕、通信设施。 2.保险效劳。本次展会为参展商办理展览会取消险、运输险、火险、人身事故险、个人财产丧失险、医疗保险。 3.广告效劳。为给参展商提供充分的展示空间，我筹办委员会为参展商提供形式多样的广告效劳，包括展览会刊、行业杂志、网站登载有关报道。展览现场的条幅、多媒体广告屏幕、广告牌。 4.商务活动。组委会为参展商提供会议效劳、翻译、打字、打印、复印、票务、酒店预订、以及社交活动安排等