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为了说明这个问题,我们再来介绍一个概念——优先矩阵 一般事情会按照优先矩阵中的重要程度和紧急程度来进行划分: 1、既重要又紧急:危机或投诉发生,必须马上处理 2、重要但不紧急:做规划、沟通、建立人际关系,虽然不紧急,但要多花时间在上面 3、不重要但紧急:电话、会议等,要尽量减少 4、既不重要也不紧急:无意义的闲聊,要尽量避免 好,我们回顾一下我们上周都做了哪些工作,把它们放在《优先矩阵》中,并写出所花时间的% 四个象限之间的关系是:如果不花时间在第二象限,那么则会增多第一象限的事情,如平时不关注健康,则会发生疾病,平时不注意设备的维护,则会发生故障,如果平时多多关注客户,则会避免客户的投诉。如果注意力总是放在第一象限和第三象限,则你会处于应变的状态中,如果你有意识调整你的注意力将其放在第二象限,则你会从应变状态转变到制变状态。所以我们应该多投资时间在第二象限。 我们不应全面否定按事情的“缓急程度”办事的习惯,但要强调的是,在编排行事的次序时应先考虑事情的“轻重”,然后再考虑事情的“缓急”。因此我们处理事情的顺序应按照M1—M2—M3—M4的顺序。 紧急情况会在毫无预警的情况下发生,而且要马上采取行动,以避免造成严重的后果。这种危机的处理工作,称为“救火”。真正的紧急事件必须立即处理。 如果能尽早计划避免紧急事件的发生是最理想的。如果你觉得自己总是化很多时间救火,就请以一星期或一个月为期,将这段时间发生的紧急状况一一记录下来,找出失火的地点及造成的损失,明确纵火犯、救火员是谁?找出每件危机的原因、行动及处理结果。然后比较各种情况,看看是不是有固定模式可循,经过分析后你可以采取某种培训、给予适当建议、设定适当的控制方式。 当危机发生时,应将受影响的时间减至最少: 1、保持冷静:在压力下解决问题 2、将主要的考虑独立出来:决定哪些损失可以忍受,哪些损失则一定要避免。你的目标是要解决问题,在不造成重大损失的前提下将事情处理好。 3、尽快恢复正常: 4、从每次危机中吸取教训: 张经理把要做的当天任务罗列出来: -制定明天时间计划 -接待一个老同学 -向总经理汇报工作 -举行办公会议 -给外地客户打电话 -与同事聊一部电影 公私兼顾:工作+家庭 价值为先:以价值观为依据 每日时间安排表 A.M P.M 7:00 13:00 7:30 13:30 8:00 14:00 8:30 14:30 9:00 15:00 15:30 10:00 16:00 10:30 16:30 11:00 17:00 11:30 17:30 12:00 18:00 12:30 18:30 13:00 19:00 工作要事 生活要事 19:30 A 健康: 20:00 B 人际: 20:30 C 学习: 21:00 心灵: 21:30 22:00 22:30 23:00 第三十一页,共四十八页。 培训内容 你的时间管理有问题吗? 时间管理不当的后果 如何高效管理自我的时间 时间管理的两个有效工具 如何高效管理他人的时间 时间管理的八大要决 制定个人行动计划 第三十二页,共四十八页。 录像片段4:10分钟 要求:观看录像时请尽量找出经理做得有问题的地方,将观察到的要点及时记录下来 小组研讨:你发现他的问题还有哪些? 第三十三页,共四十八页。 管理者授权的两个障碍 管理者要学会如何授权,必须先要克服两个障碍: 要舍得把自己喜欢的工作,分派给别人去做 克服恐惧心理,不要害怕工作局面失控 第三十四页,共四十八页。 推荐两个管理他人时间的好工具 开好周例会 甩猴子的技巧 猴子是什么? 第三十五页,共四十八页。 培训内容 你的时间管理有问题吗? 时间管理不当的后果 如何高效管理自我的时间 时间管理的两个有效工具 如何高效管理他人的时间 时间管理的八大要决 制定个人行动计划 第三十六页,共四十八页。 时间管理的八大秘决 效果效率 目标计划 计划行动 排序罗列 20 80 集中分散 人 事 罗盘时钟 做正确的事情 书面界定结果 缜密思考策划 优先高于一切 关注少数重点 专注整块时间 投资情感帐户 平衡工作生活 第三十七页,共四十八页。 平衡发展的生命之轮 To live:生理 To love: 社交/人际 To learn: 心智 To leave: 心灵 第三十八页,共四十八页。 平衡发展的四个方面 · 生理 我们通过适当的营养、运动、休息及压力管理强身健体。 · 心智 我们在阅读、写作及思考中增进智慧。 · 心灵 我们通过阅读催人上进的文学作品,沉思冥想,与心中的神 对话,或回归自然来保持心灵的健康。 · 社交/情感 在重要的人际关系情感帐户中每日持续存款,将会让
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