中脉·道和系统4周年暨道和集团成立庆典策划方案.ppt

现场保安的安排: 以会议的实际需要对庆典的保安要求,进行庆典的申报审批,现场准备会,保安具体人数配备等安排。首先以酒店保安队伍为主,如不能满足会议要求,再进行专业保安公司的聘请工作； 保安人数根据会议天数,规模,分散程度,进行日夜搭配,重点管理,点面具到的原则； 总人数预计在60-80人次.(每人次为8小时一班) 会议前一天对保安部经理提示会议中需注意的重点问题：如胸卡请柬样式，签到处开放时间，签到处秩序问题，午餐秩序问题等； 要求保安人员对来宾做到有礼有节，注意文明礼貌用语，热情周到的为客人服务，杜绝不文明或粗暴举动；注意仪表，不得随处闲逛，不得扎堆聊天； 夜间值班时看护好场内物品，会议期间提醒来宾保管好自己的随身物品； 除会务组人员与新闻记者外，其他人禁止拍照摄像； 场馆协调以及保安人员管理 第五十三页，共八十五页。 现 场 管 理 第五十四页，共八十五页。 现场管理－机场接待 接机车次安排 一、根据最终确认的客户名单、航班，做相应接机车辆的安排 1、机场安排50辆５０座金龙往返接送，4辆22座金龙作为应急使用； 2、VIP人员安排20辆小轿车，专车接送。 3、根据最后确认的航班表，非高峰时段每小时返回一次；高峰时段每半小时返回一次； 4、接机车辆有明显标识（车身标识暨车头牌，车头牌上标注车辆编号） 二、车辆安排 1、在每辆车上准备矿泉水、当地报纸、北京地图等; 2、确保每辆车上跟随一名普纳工作人员，随时应对来宾提出的问题，并与会务组保持联系; 第五十五页，共八十五页。 一、Logo 标志接机牌 1、工作人员持有道和 公司Logo以及印有庆典主题的接机牌现场等候； 2、每辆接送车辆前后贴有道和 公司标志的标示牌； 二、人员安排 1、机场安排12名工作人员； 2、接待人员统一着装； 3、统一用语； 现场管理－机场接待 第五十六页，共八十五页。 一、车辆使用安排 1、根据嘉宾入住酒店位置，及北京城市交通具体情况，制定详细的车辆路线图。 2、将路线图制作成大幅提示看板，摆放在会场入口处，明确注明接、发车时间 3、制作交通提示PPT，在已结束后循环播放。 二、人员安排 1、安排8名工作人员，现场协调并引导嘉宾正确登车。 2、接待人员统一着装； 3、统一用语； 三、车辆配备 1、安排50辆50座金龙大客车负责普通嘉宾返回酒店 2、安排20辆小轿车负责VIP嘉宾的往返交通 3、车上备有矿泉水及当天的报纸。 现场管理－会议期间交通安排 第五十七页，共八十五页。 酒店签到管理系统 1、提前向酒店要出房卡、准备好相关派发物品 2、参会来宾按照地区制作入住分房名单，只要来宾报出姓名则可以非常清晰而准确地找到信息，分发房卡 3、酒店工作人员协助引导入住 4、物品：房卡、胸卡（日程安排、酒店地图、联系方式）、纪念品、统一放置在手提袋中 5、装饰物：酒店大堂明显出摆放签到背板及签到台、形象展示牌、指路牌 现场管理－酒店入住 第五十八页，共八十五页。 1、根据客人的要求安排房间，分出吸烟房间和不吸烟房间； 2、房间内放置入住须知、欢迎信、日程安排、果篮，（VIP房间并放置花篮）；欢迎信等设计风格与庆典主线相符； 3、在日程安排表上注明会务组房间电话及会务组成员联系方式； 4、VIP客人房间提前查看内部细节； 5、客人房间是否需要放置饮料、是否开长途电话等要提前与酒店预定好。 现场管理－酒店入住 第五十九页，共八十五页。 会议现场签到管理 一、主会场签到： 1、 已注册和现场注册来宾都用无线扫描仪签到，共用8－10台。建议在会议场地内架设无线局域网，每台扫描仪通过无线网卡向无线局域网服务器实时传递数据，便于统计； 2、客人到达会议现场，在通过入口需出示请柬。在到达签到台时，经过工作人员的扫描，会取到会议资料一份（其中包括：会议、反馈表、笔、胸卡等）。会议签到结束后，经过工作人员的指引，佩戴胸卡，进入会议区域。签到程序结束； 二、分会场签到： 1、每个分会场2台扫描仪。建议在会议场地内架设无线局域网，每台扫描仪通过无线网卡向服务器实时传递数据，便于统计； 2、客人到达分会场，出示胸卡。工作人员用扫描仪扫描条码，并发放分会场反馈表及分会场 资料，签到完毕进入会场； 3、由专人负责轮流交换数据，制定相关表格，每次交换数据时准确记录时间，会场号、扫描仪编号； 三、可扩展的其它信息签到记录： 1、展示中心可根据需要，记录现场参观人员－人流比例等信息； 2、现场资料／礼品中心可进行详细发放记录； 3、其它主题活动的信息记录； 第六十页，共八十五页。 舞台系统——远景 第二十一页，共八十五页。 D2/3 2013年8月17日、18日（下午） 活动流程 No 开始 时长 主题 演讲人 详细内容 1 13:30 10’ 唱名