会务工作流程.ppt

会务工作流程;一、会前准备工作;*4、确定会议时间、会期 会议的最佳时间，要考虑主要的领导是否能出席，确定会期的长短应与会议内容紧密联系。 5、确定会议所需用品和设备 包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、投影、音像设备等。（如租用外部会议室，则由场地工作人员准备，但秘书应提前到现场检查落实）;6、确定与会人员名单 7、确定会议地点 应考虑交通是否便利、会场与会议规模相适应、是否有良好的设备、避免外界噪音干扰、环境是否整洁、是否有停车场、场地租借成本是否合理。 --预定会议室的程序： 确认召开时间和人数，确认所需会议室类型—申请使用会议室—确认会议室是否已预留—落实会议所需用品—预先调试设备;*8、安排会议议程与日程 会议议程：对会议中所要解决问题的概略安排。 会议日程：会议在一定时间内的具体安排。;9、制作、发送会议通知 注意把会议有关的事项一次性交代清楚。 选择恰当的方式发送会议通知：书面、口头 确认会议通知是否送达。 10、制作会议证件 会议证件内容应包括：会议名称、与会者姓名、所在单位、职务、证件号码等。若重要会议，证件上必须贴上本人照片、加盖公章。 ;11、准备会议文件资料 12、安排食住行 （1）会议的餐厅和住宿应尽量选择离会场较近的地方。 （2）预定会议住宿 确认到会人员数量—选择住宿地点（应综合考虑价格、地理位置、安全性、环境、设施等）--确认预定 （3）其他注意事项：会议住宿的房间安排 （参照《培训教程》p23）;13、制定会议预算方案 文件资料费、通讯费、会议设备和用品费、会场租用费、食宿费、交通费等。 14、布置会场 15、检查 A.文件材料的准备情况 B.现场落实会场的布置情况 ;会中服务工作;（1）接站的准备内容：《培训教程》p25 （2）接站的车辆安排：《培训教程》p25;2、完成会议签到和引导工作;签到的方式;整理课件;3、做好借用物品和代保管物品的登记工作;4、做好会议记录;会议记录模板;整理课件;整理课件;会议记录的重点;会议记录的方法;案例分析;会后落实;一、返程工作;二、清退会议文件;文件清退的方法： 1、??型会议 由会议主持人宣布会议结束的同时，请与会人员将文件放在桌上，由秘书统一收集。 由秘书在会议室门口收集 由秘书单独向个别已领取文件而未到会的人员收集。 2、大中型会议 提前发出文件资料清退目录，先由与会人员个人清理，再统一交给大会秘书处。 对会议工作人员，下发收集目录，限时交退。;清退文件时应注意;三、整理会场、会议室;谢谢！;;