物业公司组织架构和编制说明.docVIP

物业公司组织架构和编制说明 WORD格式 可编辑 专业技术 知识共享 eq \o\ac(○,4)、负责法律事务，申办证照，合同审核； eq \o\ac(○,5)、负责公章的保管和使用； eq \o\ac(○,6)、负责人事管理； eq \o\ac(○,7)、负责所有行政档案、资料及合同的管理； eq \o\ac(○,8)、负责固定资产的管理与办公用品的申领与收发； eq \o\ac(○,9)、负责组织与业主及各客户单位的沟通和联系，积极收集顾客意见，受理顾客投诉，认真解决客户提出的合理要求。负责整个物业服务中心的客服工作，负责接待业主咨询、求助、投诉，接听业户来电。同时客户服务中心将每季度对业户进行满意度访问，收集业户的服务需求，为业主提供个性化服务。 3、财务部职责： eq \o\ac(○,1)、负责关于收费方面各种相关信息资料的收集、整理和分析，熟练操作物业收费软件，按时完成每月业主物业管理费及代收代缴费用账单的计算、录入，以及负责交费情况的统计工作及银行缴费回单录入软件，编制各种物业交费统计表。熟悉各种票据的填制方法，填写应正确，清晰，开出支票应保证不空头，印签，大小写金额相符，正确无误，并书写规范； eq \o\ac(○,2)、熟悉银行日常操作程序，与银行建立良好的协作关系； eq \o\ac(○,3)、严格遵守现金和支票使用规定，做好支票领用、登记工作，妥善保管好支票，库存现金，按银行规定限额执行，不得以任何理由挪用现金； eq \o\ac(○,4)、负责公司及管理处日常经营活动所发生的成本、费用报销及工资、津贴的发放工作。对各种费用的报销、付款工作应掌握以下原则：每付一笔款都必须有依据，并经过规定的审批程序，有相关的负责人签批。审核每笔需支付的款项是否符合合同的付款条件，购进物品有无相关人员验收。出纳对每笔支出负有最后把关的责任，因此，要认真审核每笔支出有无错付、重付情况；审核支出单证后的附件内容，抬头与金额合计是否与支出单证表面上的一致。每月出工资前必须认真审核工资合计金额是否准确无误。对符合以上原则的款项方可予以支付，对不符合以上原则的付款项目，应暂时拒绝支付直至符合要求。领款人必须持身份证在领款处签名，属业务公司的须持营业执照复印件加盖章，授权方可办理。并与业务部门沟通说明付款的条件、制定程序、函告对方； eq \o\ac(○,5)、应每日审核各收款员交来的票据和现金及银行存款收付日结表，查明当日收款项与其存入银行数是否相符，如有不符要与相关人员联系，查明原因，及时纠正；? eq \o\ac(○,6)、对已收支的款项，按时间顺序，按管理处编号，及时登记《现金日记账》、《银行日记账》，并结出余额进行汇总，填写当期全公司“资金日报表”，交会计审核； eq \o\ac(○,7)、月末号，根据银行对账单对银行日记账逐笔进行核对，查出未达账项，并编制《银行余额调节表》，对查出的未达账款，要查明原因及时追讨，负责追讨各有关业务借款； eq \o\ac(○,8)、对各部门备用金予以管理； eq \o\ac(○,9)、月末查清各小区各业主/租户的管理费、水电费、租金、停车费、电梯运行费等应收账款的应收、预收、已收、未收、欠交情况，填制分类汇总表，上交会计及管理处各一份，予以催收； eq \o\ac(○,10)、建立多栏式日记账本，每天按收费项目详细记账，按每户业主/租户为单位建立三级明细账。用于登记本小区各项收入及代收代缴款项； eq \o\ac(○,11)、全面掌握小区所辖物业情况，如：住宅面积、高低层各是多少、入住及空置多少、商铺多少、租用情况、租用价格、停车位（室内外）多少、使用情况等等，做到心中有数。加强与项目公司销售部的联系，核实房屋销售及入住情况； eq \o\ac(○,12)、收业主装修保证金时，要审核装修、安装申请表上业主是否已按要求填写，并已签名，管理处主任是否已签批，业主姓名、房号是否相符等。一切无误后方可收款，并在申请表收款栏上签字认可； eq \o\ac(○,13)、退“装修保证金”、“工作证保证金”时，要检查业主送来的“退保证金的申请表”业主填写的部分是否已齐全，附上的收据是否属本公司/本管理处原开出之收据。工程验收人员是否已签署验收意见及退款意见，管理部主管是否已经签批。无误后需验证收款人身份证，并记录其身份证号，用红字冲开水法开票处理，请收款人签名后方可退款，如有扣抵部分保证金情况时，还需开具相关收据，从中抵扣； eq \o\ac(○,14)、停车费的收取，需车场保安员每天交单交款时，凭停车场收费登记表的票据号码顺序，核查入场时间、出场时间、核实应收费金额无误后，