工程档案管理作业指引.doc

PAGE7 / NUMPAGES10 工程档案管理作业指引 目的 规范项目工程文件的格式、编写、收发、传阅及存档管理工作。 术语和定义 无 适用范围 适用于城市公司开发的所有项目的工程文件和资料管理。 关键活动描述 职责分配 项目部经理/项目总经理 督促项目部全体人员严格遵守本程序要求，及时批阅处理文件。 项目部资料员 项目文件的收发。 所有收发文编号、标题、日期、单位、文件种类的登记及收发文格式的复审。 文件的传阅，包括发出、复印给执行人、传阅后收集，并做好相关记录。 收传真：在接收到传真后，加盖“传真”章，属部门相关人员的及时送交相关人员，属项目部的按收文处理。 发传真：发出后加盖“传真已发”章，再进行发文处理。 项目文件打印、大宗文件复印工作。 文件的归档。工作文件分类归档，建立电子版文档目录及手工台帐，以便查阅。属城建档案资料单独收发，统一收集、归档。 文件定义及登记 定义及表格 工程文件：为建设工程参建和相关各方间信息交流的文件。主要有以下几种： 内部备忘：用于城市公司内部通知及各部门之间信息传达。 外部备忘：用于以城市公司或部门名义对外发送的非正式文件。 报告：各部门除付款申请外需领导批示的正式报告。以工作呈报表上报.对外部发项目部的报告,需公司领导审批采用《文件巡签单》报批。 付款请示报告：申请付款时使用需领导批示的正式报告。 传送单（包括图纸传送）：向外部各相关单位发放重要、受控文件资料（如图纸、设计变更等）时使用，用于记录接收单位签收记录。 会议通知：通知相关单位各与会人员参加会议的通知。以公司标准通知格式经项目总经理签字后下发。 会议纪要：对会议内容归纳整理。 项目周/月报：项目部每周/月编制的项目工程进展情况报告，用于上报公司各部门。 设计变更申请表。项目部接收设计变更统一按合同编号归档,建手工台帐. 工程联系/指令单。适用于项目部下发通知给各参建单位,编号按合同编号,标准为合同号加文件编号. 工程变更完成确认单。 现场签证。附表《指令类（设计变更类）签证收量单》、《工程签证单》、《指令类签证统计表》、《指令类签证申请审批表》。除指令类外需办理签证的均使用以上表格。 合约交底记录。附表《工程施工合同交底会会议纪要》。 工程款申请格式。附表《节点验收单》、《节点进度质量完成情况确认单》、《工程款支付申请表》。《月度工程量报表》。 工程款审批格式。附《工程款支付申请表》。《工程奖励通知单》、《工程扣款通知单》。 工程款需求计划。附表《月度工程款需求计划》。 需与公司其他部门协调事宜采用《内部工作联系单》。 支付工程质量保修款。《合同关闭审批单》、《工程款支付申请表》 起草 行文格式需按公司统一格式。草拟人应自行起草及打印。 签署 打印人校对，起草人审核无误后在落款处自己名字上签字确认。再递交部门主管审查无误后，由起草人送至项目部经理/项目总经理处，最终由项目部经理/项目总经理审核签发。文件必须有项目部经理/项目总经理或其授权人的签署，才是有效的文件。 登记、编目 收发文簿（目录）的内容。收发文簿和目录表必须建立电子版及手工台帐，目录由收发登记簿经整理后生成。目录必须每日更新。 工作文件收文簿（按来文单位分类）。收文日期时间/来文单位/来文编号/收文档号/文件日期/文件题名/执行人/知会人 工作文件发文簿（按去文单位分类）。发文日期时间/文件题名/发文档号/数量/去文单位/收件人/备注 图纸收发登记簿（A3幅面）（按出图单位代码分类，各个单位签收栏可以无限增加）。收图日期时间/图纸日期/图号/版次/图纸名称/设计单位/签章情况/各个需图单位签收栏 借阅登记簿。序号/借阅部门/借阅人和日期/归还人和日期/编号/名称/数量/备注 图纸。所有收到图纸必须经指定负责人确认使用状态（如施工图、合约图、参考图等）并标识后分类存放在图纸柜内，并同时修订【图纸修订登记表】。被替代或作废图纸应同时标注“已被替代”“作废”，存放在已明确标明作废图纸的独立存放位置。 收发流程 工作文件收发流程 阶段 步 骤 质量要求 责任人 收到工作文件 第1步 在来文上加盖收讫章和归档章,编写收文档号 在右上角 资料员 第2步 复印一份,加盖传阅章,给项目部经理/项目总经理（不用签收） 传阅章盖在空白处 第3步 复印给各专业负责人（不用签收） 内容清晰完整 第4步 在工作文件收文簿中登记 内容清晰完整 第5步 将该文件的原件按来文单位归类存档 数据登记齐全 第6步 按项目部经理/项目总经理批示,在传阅章上请执行者和知会人签字, 　 第7步 各有关传阅人和执行人签阅和反馈信息后，再汇集至项目部经理/项目总经理处 　 第8步 传阅工作闭合,传阅件按流水号排列存放 　 发放工作文件 第1步 起草人应亲自找项目部经理/项目总经理签署文件， 起草