档案管理实务教学课件（完整版）.ppt

;档案管理实务;项目一 认识档案与档案机构;学习目标;;【案例导入】;;任务训练：;【理论支撑】;（二）档案名称的由来 词源中对“档案”一词解释是“档是横木框档，即木架柜格；案是几属，小桌子，引申为把处理一桩事件的有关文书叫一案。”档案在殷商被称作“典”、“册”，在西周称为“中”；在秦汉以后，档案被称为“典籍”、“图籍”，特别是纸张的出现和官员多在案几上办理公文，档案较多地被称为“文书”、“案卷”、“文案”、“案牍”。 史料记载，“档案”最早出现于明末清初，到了顺治十八年，官府文书中已使用“档案”一词；康熙十九年（1680年）的《起居注》中有“部中无档案”的记载。康熙四十六年（1707年），杨宾的《柳边纪略》对“档案”一词的来历和含义作了详尽说明：“边外文字，多书于木，往来传递者曰牌子，以削木片若牌故也；存储年久者曰档案，以积累多贯皮条挂壁若档故也。然今文字之书于纸者，亦呼为牌子、档子矣。 ;二、档案的定义及其含义;1．来源的广泛性。2．形成的原始性。3．形式的多样性。4．生成的条件性。;三、档案的价值及实现规律;档案基本价值的分类：;档案基本价值的作用：;档案价值实现具有一定的规律性：;四、档案的种类;;【案例导入】;;六、资料的分类与归档1.公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。2.公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。…………………我国档案管理机构大体包括档案室和档案馆，从全国档案工作来说，档案室是国家档案工作组织体系中最普遍、最大量、最基层的业务机构。 每一种档案管理机构的职责各不相同，都会根据本单位的具体情况制定本档案室的规章制度，对其工作内容、归档范围等作出明文规定，明确任务与职责。;任务训练： [活动目标]通过网络或实地调查了解我国档案机构，以及各类档案机构的设置原则、工作职责等。[活动组织] 根据情况灵活分组调查；[活动内容与要求]学生5人一组，分类调查企事业单位档案室或档案馆，实地调查了解我国档案机构，以及各类档案机构的设置原则、工作职责等，然后各组指定代表总结介绍他们的调查情况，并总结分析自己对档案馆与档案室的理解。;一、档案管理工作的内容及其原则;（二）我国档案管理工作原则;二、我国的档案机构;（一）组织形式;综合型的档案工作机构的优点：;（二）常见的档案工作机构;（三）档案机构的职责与设置原则;2．档案机构的设置原则 档案工作机构的设置要以科学的论证为基础，其设置原则应该包括： 第一，组织自身依法设立、自主决定的原则。 第二，与组织和组织档案工作的现状和发展相适应的原则。 第三，保定组织档案完整、完全和有效利用的原则。 第四，节约档案管理成本的原则。档案工作管理体制;;【案例导入】;;【理论支撑】;二、档案人员的素质要求 ;项目二 档案收集 ;学习目标;任务一 了解档案收集内容与地位;案例导入 ;;任务训练;;理论支撑 ;二、档案收集归档的地位;三、档案收集工作的要求;任务二 档案室归档流程;【案例导入】;任务训练;;【理论支撑】;一、归档与归档制度;二、归档范围与归档流程;（二）确定归档时间;（三）归档份数;（四）归档程序;2．确保清单无误后，双方签字，各留一份，以备查考。 3．科技文件归档时，还需编写归档文件简要说明。由归档人员编写。一般包括以下内容：项目的名称和代号、项目的任务来源、工作依据和实施过程，项目的科技水平、质量评价和技术经济效益、科技档案质量情况，项目主持人及参加者姓名和分工，文件整理者和说明书撰写人姓名、日期等。 表2：会计档案移交清册 ;4．归档目录：归档文件移交完毕后，档案部门要将每年移交的档案登记造册，并编制封面。归档文件目录封面及内页如表3.1：;示例：JX11归档文件目录;任务三 电子文件的归档;【案例导入】;任务训练;;【理论支撑】;电子档案特点;二、电子文件的归档流程;电子文件归档的程序;;表：归档电子文件交换文据;;归档电子文件登记表;;示例：;任务四 综合档案馆接收与征集;案例导入 ;;任务训练;;【理论支撑】;一、综合档案馆接收档案的范围 ;;二、综合档案馆的接收档案的时间;三、综合档案馆的接收程序和标准;（二）接收标准;（二）接收标准;项目三 档案整理立卷 ;学习目标;任务一 熟悉档案整理工作内容;案例导入 ;任务训练;;【理论支撑】;;;;二、档案整理工作的原则和要求;2．充分尊重和利用原有的档案整理成果 尊重和利用原有的档案整理成果是指后继的档案管理者要善于分析、理解和继承前人的整理成果，不要轻易地否定或抛弃。应该做到： （1）在原整理基本可用的话，就要维持原有的秩序状态。