办公室日常事务管理电子课件（完整版）.ppt

;办公室日常事务管理;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;第一章 商务秘书概述;学习本课程的参考书目;;本章共三节;一、涉外秘书;;学者观点;（二）、商务秘书的分类;二、商务秘书工作;（二）、西方学者关于商务秘书工作内容的阐述;（二）、西方学者关于商务秘书工作内容的阐述;（三）、商务秘书工作内容的分类;（四）、商务秘书的工作特点;二、商务秘书的素质要求与行为规范;（二）、商务秘书的知识结构;（三）、秘书的 能力素质;三、商务秘书工作入门;商务秘书见习;案例讨论;1、商务秘书与其他 秘书的异同点;第二章 商务秘书的礼仪;;本章共五节;第一节 商务礼仪概述;二、商务礼仪的特点;三、商务礼仪的作用;第二节 商务活动中的举止;二、规范的姿态;三、最佳表情;四、规范的手势;2、特别手势在各国的不同含义;第三节 商务活动中的着装;商务活动中的女士着装;2、女士的职业便装 职业便装常用于办公室的“非正式着装日”、某??会议、公司组织的一些外出活动。这种职业便装不等同于休闲装， 可以说他介乎职业正装与休闲装之间，分寸并不容易把握。职业便装的一般搭配是：衬衫配裙子或衬衫配长裤;商务活动中的男装;2、男士的职业便装 男士职业便装的穿着场合与女士的相同。 职业便装包括：T恤配长裤、毛衣配长裤、夹克衫配斜纹卡其布裤子；某些时候，牛仔裤也可以，但不要风格太前卫的那种，并要注意场合。;第四节 日常交际礼仪;商务秘书着装—视频连接;三、使用名片的礼节;四、接待与拜访;第五节 宴请礼仪;二、中餐用餐礼仪;三、西餐 用餐礼仪;四、自助餐的礼仪;案例讨论;课堂练习;商务礼仪---视频连接;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;; ;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;第五章 会议管理工作; 第五章 会议管理工作;第一节 会议工作概述; 会见又称接见、拜会。凡身份较高的人士接见身份较低者，或是主人接见客人，一般称为会见。凡身份较低的人会见较高者，或是客人会见主人，一般称为拜会或拜见。 会见分为礼节性、事务性和政治性三种。 会谈是指双方或多方就某些重大的政治、经济、文化、军事问题，以及其他共同关心的问题交换意见，也可指洽谈业务，即就具体业务进行谈判、会商。 ; ; （3）功能不同。会见主要是为了加强双方的关系，处理事务；会谈就是指双方或多方为了消除分歧、改变关系而交换意见，为了谋求共同利益或契合双方利益而互相磋商的行为和过程；会议是为了达到交流信息、集思广益、研究问题、决定对策、协调关系、传达指示、布置工作、表彰先进、鼓舞士气等目的。 ; （二）会议的构成要素 会议的要素即会议的组成要素，它可分为基本要素和其他要素两大类。 （1）会议基本要素即所有会议必有的，包括：目的、时间、会址、主持者、组织者、与会者、议题、议程等。 （2）会议其他要素即可供选择的、并非为所有会议所共有的要素。包括：名称、服务机构、秘书机构、经费、文件材料、专用设备工具、各种消耗性材料等。;（三）会议的主要种类 （1）按组织类型：内部会议和外部会议、正式会议和非正式会议。 （2）按时间方面的规定性：定期和不定期两类 （3）按出席对象：联席会（由若干单位共同召集并参加）、内部会、代表会、群众会等。 （4）按功能性质：决策性（必有决议、决定）、讨论性、执行性（多为分配工作、布置任务、执行政策）、告知性（如发布会、说明会）、学术性、协调性、报告性、谈判性、动员性、纪念性等。 ;（5）按议题性质：专业性（解决专门领域问题）、专题性、综合性等。 （6）按照规模大小：特大型（万人以上）、大型（上千人）、中型（数百人上下）、小型（数十人或数人）等。 （7）按会议采用的方式手段:常规会、广播会、电话会、电视会等。 （8）按与会者的国籍即议题的范围：国内会议和国际会议等。;（一）经理例会与特别会议 经理例会是指由本企业的经理们参加，研究经营管理中重大事项的办公会议。 经理特别会议是在企业的外部环境或内部运转机制面临重要问题，急需领导集体研究，立即拿出解决方案时召开的会议。 （二）员工例会 员工例会是某一部门召开的，由部门全体员工参加的会议，如生产部门会议、销售部门会议等，一般是定期召开的。;（三）股东大会和董事会议 股东大会是股份制企业定期召开的例行会议，一般每年召开一次，由股东参加决定股份公司的最高执行方针。 董事会议也分例会和特别会议。 （四）公司年会 通常在每年的元旦前举行。会议期间各部门报告一年来的工作业绩，审核下