WI-DCC-8-19001 外来文件管理规范A1.doc

深圳特发东智科技有限公司 外来文件管理规范 文 件 编 号 WI-DCC-8-19001 编写人员/日期 王天顺2019/11/15 审核人员/日期 批准人员/日期 制作日期： 2019-11-15 生效日期：2019-11-15 “机密文件，不可外传” 文件名称 文件编号 WI-DCC-8-19001 外来文件管理规范 文件版本 A1 文件页次 PAGE 5/5 文件制/修订履历 制/修订 日 期 版 次 页 次 制/修订内容 制/修订人 生效日期 2019.06.29 A0 1/4 新版发行 王天顺 2019.06.29 2019-11+15 A1 4 “封面加入，“机密文件，不可外传” 王天顺 2019-11-15 目的 规范文件管理，便于查阅与追溯，避免内外文件/新旧版本混淆不清。 适用范围 适用于与产品质量、环境、健康安全、社会责任管理体系有关的外来/外发文件的管理。 引用文件 《文件与资料管理程序》 QMP-DCC-001 主要职责与权限 4.1 质量管理中心/体系负责环境相关法律法规的收集及更新 4.2质量管理中心负责质量相关法律法规的收集及更新 4.3营销中心负责客户产品质量标准及产品图纸的收集及转发相关部门 4.4营销中心、采购部分别负责项目前期及量产后有关客户质量、环境、健康安全、社会责任等标准或规范 的收集及转发相关部门 4.5安全办负责有关健康安全方面法律法规的收集及更新 4.6人力资源部负责有关企业社会责任方面法律法规的收集及更新 4.7 质量管理中心/体系文控中心负责外来文件及特殊外来文件图纸的发放、归档 4.8采购部外协担当负责发送相关外发文件 程序内容： 5.1 外来文件 5.1.1 定义 外来文件是指由公司外部传递到本公司或负责收集的部门通过客户（政府）网站下载的与质量、环境、健康安全及社会责任等管理体系有关的具有指导意义、参考作用以及便于追溯的文件，包括法律、法规和各项质量技术标准，具体分类方法请参考5.1.3，此类文件需受控管理。 5.1.2 外来文件的收集 1）收集部门接收或收集时应判断是否属外来文件范畴，并确认文件的完整性，如有缺页、字迹不清或破损现象应向外部发出单位追加或要求其更换，即刻以电子邮件形式将外来文件电子档发送至相关部门及文控中心，相关部门如需受控发放，需向文控中心说明发放部门名称及份数。 2）文控中心在收到收集部门发送的外来文件后打印出来，在原件上加盖红色“外来收文”印章，将外来文件编号、版本/状态、接收日期填入“外来收文” 印章内后归档保存，并登录于《外来文件一览表》中。 5.1.3外来文件的编号原则： QE 囗囗囗囗囗 囗囗囗 3位流水号001~999 4位YYYY年份代码 文件类型：QE表示外来文件 外来文件类别代号说明： 序号 外来文件类别说明 编号示例 保管部门 1 中毒事件卫生应急处置技术方案 QE-2018108 安全 2 突发中毒事件医疗卫生应急人员防护导则 QE-2018109 安全 3 QA抽样要求标准 QE-2018147 品质部 5.1.4外来文件版本的识别与控制按《文件与资料管理程序》执行。 5.1.5外来文件的发放 文控中心按接收或保管部门的指示，使用原件复印并在副本上加盖红色“外来受控”印章后分发至相关部门，在《文件分发回收记录表》中予以登记；视为公司内部文件依《文件与资料管理程序》实施管理。 5.1.6外来文件的保存、销毁 外来文件使用完毕视为特殊的质量（环境）记录，其原件由文控中心按外来文件提供者要求保存期限保存，超过保存期限的填写《文件增补、更换、销毁、作废申请单》经管理者代表同意后存放文控中心；超过提供者过期时将副本由使用部门至少保存六个月后根据实际情况按流程销毁。 5.1.7外来文件的变更 收集部门应每月不定期追踪、确认外来文件的必威体育精装版有效版本，若有版本的变更或作废情况时，应将 收集的相关外来文件电子档以邮件形式发送文控中心，文控中心重新发行新版本，收回旧版本，以 确保各部门能使用必威体育精装版文件。 5.1.8外来文件的格式转换 根据具体情况，凡需要转化成内部格式的文件（作业指导书或各类相关文件等），由转接部门主管负责转化后交文控中心