WI-DCC-8-18001 文控档案室管理规定 C3.doc

深圳特发东智科技有限公司 文控档案室管理规定 文 件 编 号 WI-DCC-8-18001 编写人员/日期 审核人员/日期 批准人员/日期 制作日期： 2019-11-15 生效日期：2019-11-15 “机密文件，不可外传” 文件名称 文件编号 WI-DCC-8-18001 文控档案室管理规定 文件版本 C3 文件页次 PAGE 3 / 4 文件制/修订履历 制/修订 日 期 版 次 页 次 制/修订内容 制/修订人 生效日期 2015/1/10 A0 4 新版作成 梁俊雨 2015/1/10 2015/4/20 B0 4 更换公司名称，增加5.5温湿度管控要求，编号由原来的WI-DCC-8-056变更为WI-DCC-8-009，文件名称由原来的ISO文控档案室管理规定变更为文控档案室管理规定，版本升级为B0版 梁俊雨 2015/4/30 2015/6/12 B1 4 修改部门及5.5内容，版本升级为B1版 梁俊雨 2015/6/12 2015/7/25 B2 4 文件编号由WO-DCC-8-009修改 修改部门、文件封面及6和7章节 取消5.5内容，版本升级为B0版 梁俊雨 2015/8/10 2017/5/4 C0 4 更改公司名称 增加5.2.3内容 张珍荣 2017/5/5 2018/06/19 C1 4 修改公司Logo、增加证书有效期管理 李丹 2018/06/19 2018/11/28 C2 4 文件编号由WI-DCC-8-001变更为WI-DCC-8-18001 李丹 2018/12/01 2019-11-15 C3 4 1.修改公司LOGO;2.封面加入，“机密文件，不可外传” 王天顺 2019-11-15 目的 为加强公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，维护公司合法权益，特制订本管理规定。 适用范围 2.1本管理规定所称的档案是指过去和现在的公司各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中直接形成的对企业有存储价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 2.2本制度适用于深圳特发东智科技有限公司各员工及各部门。 2.3本制度监督责任部门为ISO办公室，第一责任人为各部门指定资料管理员；第二责任人为各部门负责人。 定义: 无 职责 4.1公司及各部门、员工有保护档案的义务，在档案室有规划各部门存放上述文件及记录的区域，各部门上述规定的文件及记录必须放置在档案室指定的区域。档案工作实行统一领导、分级保管、分级查阅的原则，进行标准化管理。 4.2各部门指定专人负责档案管理工作（即资料管理员）。 4.3档案工作由总经理及管理者代表统一领导，ISO文控中心负责接收，收集、整理、立卷、保管；文控中心监督指导各部门的档案工作。 作业内容 5.1档案的管理 5.1.1 整理办法 5.1.1.1 收集： 当月立三个月前的卷宗，并预立当月的卷。 1.1.2 整理： 根据具体类型和产生时间整理。 5.1.1.3 分类： 根据各种原始体系文件记录的具体类型进行分类。 5.1.1.4 立卷： 区分不同价值确定保管期限：按照《文件一览表》与《记录一览表》规定的期限进行存档管理。5.1.2过程管理： 各部门资料管理员做好平时文件的预立卷工作，并在每月的十日前将三个月前需归档的立卷文件整理成册移交文控中心保管，任何人不得据为己有。 5.1.3监督：文控中心根据各部门和各部门上报的档案总目录、立卷材料的目录，进行定期或不定期的检查，以确保各类证件在过期前进行更新，加强各部门的档案收集与存档工作。 5.1.4销毁：须报总经理批准，销毁时应有两人以上负责监销，并在清单上签字。 5.1.5分类编号：资料员由文控中心培训后，按有关档案分类及编号要求操作。 5.1.6借阅：公司营业执照、组织机构代码证、政府下发文件、3C资料和证书、体系认证资料等类似文件，属公司重要文件，需要借阅时，由借阅部门填写《文件借用单》，总经理批准后方可借阅；一、二、三级文件属公司内部资料，需要借阅时，应在部门经理和管理者代表核准后方可借阅；四级文件属记录资料，需要借阅时，由借阅部门组长/文员级以上人员直接借阅；跨部门借阅时，由借阅人填写《文件借阅单》经双方部门最高负责人批准后，双方人员均在场情况下借阅；借阅后，完整归档。员工不得随意外带有关公司重要的文件材料，确因工作需要外带，需办理档案借用手续，根据以上情况，管理者代表核准后，方可带出，用毕即归还。阅档人对所有借阅档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。 5.1.7分级查阅：具体查问分档，公司拥有绝对的制定权。 5.2档案备份制度 5.2.1公司所有有价值的文件、