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第 4 章 数据表设计与应用 本章学习目标 数据表(简称“表”)是数据记录的集合，是数据库最基本的组成部分。一个数据库里可以有多个数据表，它们包含了数据库的所有数据信息。一个表又由多个具有不同数据类型的字段组成。本章从数据表的创建入手，对表的管理与维护、表的操作和数据的导入与导出进行介绍。通过本章的学习，读者应掌握以下内容： 数据表的结构设计与字段属性设置 数据表的管理与维护 数据表的操作方法 数据的导入与导出 创 建 表 表是 Access 2003 数据库最基本的对象，其他的数据库对象，如查询、窗体和报表等都是在表的基础上建立并使用的。因此，表的结构是否合理，可以说是整个数据库的关键所在。一个数据库中可以建立多个表，通过在表之间建立关系，就可以将存储在不同表中的数据联系起来供用户使用。 Access 2003 提供三种创建表的方法：使用向导创建表、通过输入数据创建表和使用设计器创建表。这三种创建表的方法各有各的优点，适用于不同的场合。 数据表结构设计 数据表由表结构和表内容两部分组成，先建立表结构，然后才能输入数据。数据表结构设计主要包括：字段名称、字段类型和字段属性的设置。 设计表结构的主要工具是表设计器(又称为设计视图)。 使用设计视图创建表 在 Access 2003 中，使用数据表设计视图，不仅可以创建表，而且可以修改已有表的结构。使用设计视图创建表的主要步骤与操作如下： 在数据库窗口的“对象”列表中单击“表”。 在右侧列表中双击“使用设计器创建表”；或者单击“新建”按钮，在出现的“新建表”对话框中选择“设计视图”选项，然后单击“确定”按钮，进入如图4.1 所示的表设计视图。 第 4 章 PAGE 第 4 章 PAGE 43 数据表设计与应用 Access 2003 Access 2003 数据库教程 PAGE 44 图 图 4.1 表设计视图 在表设计视图中， “字段名称”列输入字段名；“数据类型”列选择字段的数据 类型；“说明”栏中输入有关此字段的说明；窗口下部的“字段属性”区用于设置字段的属性，例如，设置文本字段的“字段大小”来控制允许输入的最大字符数。每个字段可用属性取决于为该字段选择的数据类型。 当把数据表的所有字段名、数据类型、说明及字段属性等项都设置完毕后，可以 选择“文件”菜单中的“保存”命令或单击工具栏上的“保存”按钮，在打开的“另存为” 对话框中输入表的名称，然后单击“确定”按钮，完成数据表结构的设计。 如果在保存表之前未定义主码字段，则Access 2003 将询问是否由系统自动添加一个主码，选择“是”表示确认，也可以选择“否”表示不需要自动添加主码字段。 关于字段名称、数据类型、说明 字段名称 在“字段名称”列中可以添加或显示已有字段名称，字段名的命名必须符合 Access 2003 的对象命名规则。即： 长度最多可达 64 个字符。 可以包括字母、数字和空格，以及除句点、惊叹号、重音符号和方括号外的所有特殊字符。 不能使用前导空格或控制字符(ASCII 值从 0 至 31 的字符)。 数据类型 用于指定在字段中存储的数据类型。在Access 2003 中，只允许选择使用系统提供的 10 种数据类型。 数据类型的种类与用途如表 4.1 所示。 表 4.1 数据类型及用途 数据类型文本 用 途 字符和/或数字的任意组合，不能用于计算。最长 255 个字符，默认长度为 50 个字符 备注 备注 超长的文本，用于注释或说明，最长65535 个字符 数据类型数字 数据类型 数字 日 期 / 时间 货币 用 途 用于计算的值，1、2、4 或 8 字节(16 字节用于同步复制ID) 表示日期和时间，可用于计算，最多8 字节 自动编号 是/否 OLE 对象 超级链接查询向导 表示货币的数据类型，可用于计算，小数点左边最多为 15 位，右边可精确 到 4 位，最多 8 字节 Access 为每条记录提供唯一值的数值类型，常用做主关键字，4 字节(16 字节用于同步复制ID) 布尔型，1 字节，如是/否、真/假、开/关等 源于其他基于 Windows 应用程序的对象链接与嵌入，如 Excel 表单、Word 文档、图片、声音等，最多 1G 字节 建立一个存储超级链接的字段，可以链接到一个 UNC 或 URL 字段，由 4 部分组成：显示文本、地址、子地址、屏幕提示，用#间隔。最多 2048 个字符创建一个字段，该字段允许从其他表、列表框或组合框中选择字段类型。输 入表数据时，可从一个下拉列表中选择值 说明 说明列用于对字段进行必要的说明，例如，字段的含义及用途等。 字段属性 字段属性决定了如何存储和显示字段中的数据。每种类型的字段都有一个特定的属性集。Access 2003 为每一个字段指定一些默