文件及信息管理要点.docx

文件及信息管理要点 ㈠ 信息管理的任务 项目部的信息管理任务，主要包括：建立信息管理部门、编制信息管理手册、建立信息处理平台、制定工作流程及相关管理制度、开展日常管理工作等。 ㈡ 信息管理的原则 ⑴ 及时、准确和全面提供信息。 ⑵ 用定量的方法分析数据和定性的方法归纳知识。 ⑶ 适应不同管理层次的不同要求。 ⑷ 尽可能高效、低耗地处理信息。 ㈢ 施工项目信息管理的基本要求 ⑴ 项目经理部建立项目信息管理系统，优化信息结构，对项目实施全方位、全过程的信息化管理。 ⑵ 项目经理部可以在各部门中设信息管理员或兼职信息管理人员，也可以单独设置信息管理人员或信息管理部门。 ⑶ 项目经理部应负责收集、整理、管理本项目范围内的信息。 ⑷ 项目经理部应及时收集信息，并将信息准确、完整、及时地传递给使用单位和人员。 ⑸ 项目信息收集工作应随工程的进展进行，保证真实、准确，按照项目信息管理要求及时进行整理，经有关负责人审核签字，及时存入计算机中，纳入项目管理信息系统。 ㈣ 施工项目信息的分类与内容 ⑴ 施工项目信息分类 基本信息主要有： ① 公共信息。包括法规和部门规章制度、市场信息、自然条件信息等。 ② 单位工程信息。包括工程概况信息、施工纪录信息、施工技术资料信息、工程协调信息、过程进度计划及资源计划信息、成本信息、商务信息、质量检查信息、安全文明施工及行政管理信息、交工验收信息等。 ⑵ 施工项目信息结构 为了便于利用计算机管理项目信息，可采用信息目录结构。 ㈤ 施工项目信息的内容 施工项目常用信息内容： ⑴ 法规和部门规章信息 ⑵ 市场信息 ⑶ 自然条件信息 ⑷ 工程概况信息 ⑸ 施工纪录信息 ⑹ 施工技术资料信息目 ⑺ 施工计划表、工程统计表、材料消耗表 ⑻ 进度控制信息 ⑼ 成本信息 ⑽ 资源管理需要量计划信息 ⑾ 商务信息 ⑿ 安全文明施工信息 ⒀ 行政管理信息 ⒁ 竣工验收信息 ㈥ 信息编码与处理 ⑴ 项目信息编码 编码的原则： ① 编码应与项目分解的原则和体系相一致。 ② 便于识别和记忆，方便查询、检索、汇总和使用。 ③ 反映项目的特点和需要。 ④ 代码与所代表的实体具有唯一性。 ⑤ 代码应尽量短小、等长，较好地适应项目、环境的变化，长时间无须修改。 ⑵ 项目信息编码的内容与要求 项目信息编码的内容包括：项目的结构编码；项目管理组织结构编码；项目的政府主管部门和各参与单位编码；项目实施的工作项编码；项目投资项编码或成本项编码；项目进度项编码；项目进展报告和各类报表编码；合同编码；函件编码；工资档案编码等。 编码要求： ① 项目的结构编码应依据项目结构图，对每一层的每个组成部分均进行编码。 ② 项目管理组织结构编码应依据项目管理组织结构图，对每一个工作部门进行编码。 ③ 项目的政府主管部门和各参与单位编码应包括：政府主管部门、业主上级部门、金融机构、工程咨询单位、设计单位、施工单位、物资供应单位等。 ④ 项目实施的工作项编码应覆盖项目实施的工作任务目录中的全部内容。 ⑤ 项目投资项编码应综合考虑概算、预算、标底、合同价和工程款支付等因素，建立统一编码，服务于投资目标的动态控制。 ⑥ 项目成本项编码应综合考虑预算、投标价估算、合同价和施工成本分析和工程款支付等因素，建立统一编码，服务于项目成本目标的动态控制。 ⑦ 项目进度项编码应综合考虑不同层次、不同深度和不同用途的进度计划的需要，建立统一编码，服务于项目进度目标的动态控制。 ⑧ 项目进展报告和各类报表编码应包括项目管理形成的各种报告和报表的编码。 ⑨ 合同编码应考虑项目合同结构和合同分类，应反映合同类型、相应的项目结构和合同签订的时间特征等。 ⑩ 函件编码应反映发函者、收函者、函件内容所涉及的分类和时间等，以便函件的查询和整理。 ? 工资档案编码应根据有关工程档案的规定，项目特点和项目实施单位的需求而建立。 ⑶ 编码方法 常用编码方法采用顺序编码。 ㈦ 项目信息处理 ⑴ 信息处理的工作内容 信息处理主要包括信息的收集、加工、存储、检索和输出等工作。 ⑵ 工程项目信息处理的方法 ① 信息处理平台 基于网络的信息处理平台由数据处理设备（计算机、打印机、扫描仪、绘图仪等）、数据通讯网络（含形成网络的硬件设备和软件）、软件系统（操作系统和信息处理软件）等一系列硬件和软件构成。 ② 数据通讯网络 局域网(LAN)。 ③ 工程项目数据通讯方式 通过电子邮件收集信息和发布信息；召开网络会议；基于互联网的远程教育和培训；基于互联网的项目专用网站实现各方信息交流、协同工作和文档管理；通过互联网的项目信息门户为众多项目服务的公用信息平台。 ㈧ 项目管理信息