宣传印刷品管理控制办法.docxVIP

Xxx科技 对外印刷品管理控制管理方法 文件编号 / 发布日期 31/12/2021 修改日期 / 版本号 01 编制 审核 审 批 一、目的： .为提高公司印刷品的利用率，管控印刷品发放，减少浪费； .规范和加强印刷费支出预算管理，提高资金使用效益； .牢固树立节俭、环保意识，尽量减少不必要的印刷工程，严格控制 印刷品数量，抵抗铺张浪费； 二、适用范围： 本制度适用于外委设计、印刷（装订）的样册类：宣传册、各产品 手册、展板、手提袋；资质类：检测报告、公司资质文件，办公用品 类：纸杯、纸抽、便签、宣传图等宣传推广物料的设计、印刷、发放 业务管理； 三、管理职责； 1、市场部是上述对外印刷品的管理部门，负责公司该类的日常设 计、管理、申购、验收、保管、发放、以及各部门（办事处）需 新印刷品的审核和日常使用的跟踪监管； 2、市场部联合相关部门负责上述公司对外宣传印刷品的版式内容 及质量需求的设计定稿； 3、各部门负责本部门（办事处）使用管控、领取及新需印刷品申 请印刷的管理。 4、任何部门和个人不得私自以公司名义在外印刷，否那么发生费用 不予报销。同时由于私自印刷而产生的法律后果公司将予以追究。 四、管理措施： .公司凡需大量连续使用的复印、打印件都必须印刷；.市场部建立对外印刷品管理台账，做到帐、物相符。并建立最高 存量和最低存量制度，当印刷品低于最低存量时及时汇报申请印 刷，申报数量不超过最高存量。 .在不影响程序和质量的前提下，在库印刷品必须使用完毕后方可 更换版本，特殊情况需使用部门提出申请经分管副总经理批准后 提交市场部审核后，经审核确实需要更换的方可更换，更换的原 印刷品有市场部报批后处置。 .需新增或临时印制印刷品的，如宣传品、资质文件、办公用品等, 使用部门提交申请，经分管副总经理批准后提交市场部，经审核 确实需印刷的由市场部进行协调设计，并进行性价比审核，并报 总经理审批后提交印刷；.印刷品印刷到位后，市场部负责验收入库，对不符合数量、质量 要求的退回处理，不需库存的由市场部通知申领单位及时领取； .市场部须做好各部门日常领用出库记录。 .在库印刷品须分类定置摆放，做到整齐、整洁、标志明显；.印刷品保证其用途，做到物尽其用，任何部门和个人不得将正在 使用的印刷品作为稿纸、废纸、个人物品使用。 .市场部每月须对各部门（办事处）使用宣传物料数量进行汇总统计，对使用异常的部门（办事处）予以跟踪提示，同时每半年进 行汇总分析，并将结果发布予以公示。 .拜访客户/宣传推广活动以发放公司宣传册为主，产品样册进行跟 踪管控市场部对各部门（办事处）使用宣传数量进行汇总统计；.产品类样册主要是客户选型、下单使用，使用群体主要是门窗幕 墙公司；市场部重点跟踪备案产品样册的使用情况，确保产品类 样册能发到需要的客户手中； .推广使用电子版宣传物料，公司所有宣传物料（样本、检测报告、 资质荣誉等）都有电子版，大家可在公司微信公众号自行下载或 联系市场部索取；五、宣传物料审批流程 各销售办事处： .需求办事处BPM提交申请，注明使用事由或需要拜访的客户单位- 没有超免费出发放标准范围-由市场部审核备案后-宣传物料管理专 员安排发货-填写物流或快递单号及接收人；.需求办事处BPM提交申请，注明使用事由或需要拜访的客户单位- 超出免费出发放标准10%之内求，由市场部审核，出具意见-二级区 域及区域总监审批后-宣传物料管理专员安排发货-填写物流或快递 单号及接收人； .需求办事处BPM提交申请，注明使用事由或需要拜访的客户单位- 超出免费出发放标准10%以上，由市场部审核，出具意见-二级区域 及区域总监审批后-市场部部长审批-宣传物料管理专员安排发货，填 写物流或快递单号及接收人，需求办事处/区域承当本钱费用； 各部门： .申领部门BPM提交申请，注明使用事由或需要拜访的客户单位-没 有超免费出发放标准范围-由市场部审核备案后-宣传物料管理专员 安排发货，自提或填写物流或快递单号及接收人； .申领部门BPM提交申请，注明使用事由或需要拜访的客户单位-超 出标准的-分管副总审批-市场部部长审批-宣传物料管理专员安排发 货，自提或填写物流或快递单号及接收人； 六、发放管理.但凡要求领用各类宣传推广物料的部门（办事处），必须向市场 部物料管理人员提交BPM-宣传物料申领表，注明事由，尤其是产 品类样册使用的去向，市场部物料管理人员在收到申请后，逐级 审批后，汇总各部门（办事处）所需要资料进行备货，每周三、 周六统一发放物料，如有紧急需求，请在申领表中注明，会加急 处理。 .市场部须在发货完成后3个工作日内做好货物跟踪并落实签收情 况；.市场部物料管理人员要对部门（办事处）领用宣传物料，对使用 情况进行跟踪（重点是产品类样册使用跟踪）； .公司对宣