02记录管理程序.docxVIP

程序名称文件编号 XXX有限公司记录管理程序 XXX-QP-02-A/0 文件编号： XX-QP-02-A/0 版本号： A 版 次： 0 页 码： 共3页，第1页 胭件名物^试录管理程序生效日期：日/月/年 修订记录 修订 次第 修订前 版本 修订后 版本 修订内容摘要 修订日期 编写：ISO小组 编写：ISO小组 复核： 审 批： 文件控制印章 职位：日期： 职 位：日 期：一如此印章不是红色，代表此文件不是受控文件，请使用受控文件。 XXX-QP-01-A/0 |记录管理程序.目的 对管理体系所要求的记录予以控制，以提供产品、过程和管理体系符合要求及管理体系有效运行 的证倨。 .范围本程序规定了记录管理的基本要求,适用于公司记录的控制。 .职责品管部：负责记录的归口管理，并对各部门的记录进行监督检查； 文控中心：负责表单格式的管控；各职能部门：负责本部门的记录的控制和管理。 .定义记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。 .作业内容公司需控制的记录范围：公司管理体系各程序文件和指导文件运行中产生的各项记 录。 5. 2 记录的编制5. 2.1记录的标识：记录必须有以下内容： a.记录产生的日期；b.记录填写者签名； 5. 2.2记录的编制a.记录由原始记录、统计报表和分析报告等组成。 b.记录可用表格、文字、照片、录象、磁盘、实物样品等媒体贮存。 5. 2.3表格记录填写a.记录填写要及时、真实、内容完整、字迹清楚，不得随意涂改；如因某种原因 不能填写的项目，应说明理由，并将该项用单杠划去；各相关签名的栏目不允 空白。 b.如因笔误/计算错误要修改原始内容，应用双杠线划去原始内容，在其上方写上 更改后的数据，签上更改人的姓名及日期。 c.在产品形成的各个阶段的记录要齐全，满足规定要求，记录内容完整，规定的 记录项目不得有遗漏，使产品形成过程有完整的证据。 d.记录应尽可能给出定量的数据或可进行等级差别评价的记录，涉及产品特性， 尤其是关键特性需要有实测数据表明产品特性达到的水平。 XXX-QPQ1-A/0 |记录管理程序 e.记录应能提供产品实现过程的完整证据，能清楚的证明产品满足规定要求的程 度。 5. 3 记录的管理5. 3.1记录归档 a.各部门管理活动形成的记录，由部门文件管理人员负责收集归档；b.记录归档后应根据记录的类别、时间进行组卷封装，并作相应标识，以利于检 索。 5. 3. 2记录借阅a.借阅记录应经记录保存部门负责人同意，方可借阅。 b.当合同要求时，公司可在合同规定的范围内，提供有关的记录，给顾客/顾客 代表评价时查阅。 5. 3. 3记录保护a.记录载体可用书面形式，也可以用硬拷贝或电子媒体等形式记录和保存；用硬 拷贝或电子媒体等形式保存，应保证其查看或打印有相应的硬件和软件工具。。 b.记录保存应有适宜的环境，防止损坏/丢失，作好防潮、防霉、防蛀、防火等保 护工作。纸质文本应存放在干燥、通风、安全的地方；用硬拷贝或电子媒体保 存的记录应注意防压、防磁、和防晒等；用电子文档保存的重要记录应备份， 预防内容丢失。 5. 3.4记录保存期限ISO小组统一规定记录保存时间，并将其规定登录于“表单总表”，保存期限。 a.当记录的保存期限超过规定时，经部门负责人审查批准后销毁。 b.为积累历史资料的目的而需保留的记录，经部门负责人审查批准后，记录管理 人员在记录的贮存容器上予以标注“逾期保留”字样。 4 对供应商记录的控制公司对供应商（包括外包商）提供的记录进行保存，以便于必要时查询和追溯。 .相关文件《文件管理程序》 .相关记录“表单总表” .附件：无