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商务接待管理制度第一章总则 第一条为广西田东XXXX有限公司（以下简称“XXXX”）接待管理水平，促 进接待工作规范化标准化，更好地反映公司精神面貌，有效改善企业外部环境， 树立良好企业形象的目的；同时进一步规范商务接待管理，厉行节约，反对铺张 浪费，特结合公司实际，制定本管理办法。 第二条接待管理应遵循有利商务、务实节俭、严格标准、细致周到、高效 透明、尊重风俗、体现特色的基本原则。 第三条 办法适用于广西田东XXXX有限公司业务接待、内外部招待管理工作。 第二章接待范围 第四条本制度所称接待管理，是指对上级单位和外单位、客户单位、合作 伙伴、投资方、受有关单位安排来访的外宾或考察团等到公司出席会议、考察调 研、检查指导、视察参观、执行任务、商务洽谈、学习交流请示汇报工作等商务 活动和费用的管理。 第五条本办法规定的接待范围主要是公司经营管理活动所必需的接送、食 宿、购票、会谈和陪同参观、礼品赠与等方面的安排和工作。 第六条综合部是公司负责接待工作的主要职能部门，负责落实包括接待计 划、费用预算、组织实施等工作。重大接待工作和活动，可由综合部协调相关部 门共同实施接待，有关部门应积极主动配合。综合部负责制定、修订完善接待相 关管理制度、办法，并指导、监督各职能部门及所属企业严格执行。 第七条接待部门应当加强商务出行计划管理，科学安排和严格控制出行的 时间、内容、路线、频率和人员数量，严禁重复性考察，严禁以各种名义和方式 变相旅游，严禁铺张浪费。 第八条接待部门应当严格控制商务接待范围，严禁将产假、探亲、旅游等 活动纳入接待。任何人不得以接待的名义报销私人招待费用，不得用公款宴请公 司内部人员（用餐、娱乐、旅游等），不得用公款以企业或个人名义向总部内人员 馈赠礼品，不得私自接受公司客人赠予的礼金、礼品。如有以上现象，一经查实，按总部下发的《员工失廉、失职和渎职行为处理办法（暂行）》相关规定给予处 罚。 第九条严禁各部门以加班、开会、值班等名义用公款安排招待，如有违反， 不予报销费用，并给予两倍处罚，处罚款从参与就餐人员工资中扣除，签单人员 承担50%,其他人员承担50%。 第十条未办理接待申请，未经领导批准安排招待，费用由招待人员自行承 担（特殊情况需短信请示领导批准，2天内补办审批手续）；未经领导批准，超 标招待或住宿的部分由接待人员自行承担；未经领导批准，私自安排赠送礼品的, 费用由个人自行承担。 第十一条接待部门应当根据规定的接待范围严格接待审批控制，对能够合 并的接待工作，应统筹安排。 第十二条 建立商务接待清单制度，商务活动结束后，接待单位应当如实填 写接待清单，并由相关负责人审核签字。接待清单内容包括接待对象的单位、姓 名、职务和商务活动项目时间、场所、费用的内容。 第三章接待申请及审批 第十三条接受任务 确认实施接待任务后，主陪同部门提出接待需求申请，通过填报《接待审 批单》（附表）进行接待申请及审批，由本部门领导审批。如需综合部协同配合 的接待，需及时提报行政办公室审批。 第十四条接待筹备 （一）接待单位应提前了解来宾基本情况，来宾职务身份、来访具体时间、 人数、本地逗留日期、目的和要求等，按接待标准安排并接待。 （二）综合部或有关接待部门根据来宾具体情况及领导的接待审批意见，拟 定详细接待日程、安排按抵达时间、派人派车迎接；按来宾人数及个人信息预订 宾馆、餐厅（如需）；按费用预算备齐赠与礼品等（如需）；按实际需要准备和 布置会见会谈场所等，会场布置需向行政办公室提供接待方案。 （三）根据来宾情况按接待计划提前通知参加会晤的领导、陪同人员，落实 会晤时间及场所。 第四章接待过程 第十五条迎接及住宿 （-）迎接。安排于机场或车站迎接来宾时，司机应至少提前十五分钟到达 指定地点，以便引导客人顺利到达停车点并帮助客人提取行李。必须安排迎接陪 同人员的来宾，一般由与来宾身份相当的对口接待单位主管领导迎接。 （二）住宿。总部各职能部门、兄弟企业及公司外请人员到公司开会、办事 或对接工作，其住宿应由各对接部门优先安排入住园区招待所，招待所客满时, 可征求入住领导意见安排入住酒店，非重要客人,一般安排入住在普通签约酒店。 接待重要外来客人可优先安排在签约的天成酒店，费用由关联部门承担。费用由 个人承担时,接待部门可代为预定签约酒店。 （三）商议日程。来宾入住后，接待单位对接人员应及时与来宾沟通日程安 排，如果活动日程有变，应及时通知行政办公室 第十六条会见会谈 （一）会见会谈的时间、地点、双方人员名单应提前1天通知对方，并尽量 不改变计划。 （二）会见会谈时我方人员应提前到达并迎接。对会见会谈场所、座位应事 先精心安排，排定座位，桌上放置记录所需纸、笔、饮用水，可根据接待需要 准备席签、桌花，摆放果品。双方人员较多、场所较大