现代会议管理知识讲义.ppt

会议管理 一、会议概述 二、会议的组织 三、会议控制 （数量、质量、进程、成本） 四、成功会议的五大策略 五、会议中的沟通与反馈技巧 第一页，共三十一页。 一、会议概述 定义：会议是人类群体有组织的会晤、议事行为或过程 群体活动、以一定的方式聚合在一起、要议事、组织有目标有规则有秩序有领导指导 功能：实现信息的多向即时传递、有效聚集集体的智慧和力量 作用：发扬民主、科学决策 沟通信息、交流经验 协调步骤、促进工作 宣传动员、联络感情 第二页，共三十一页。 会议的种类 按时间：定期、不定期 按出席对象：联席会、内部会、代表会、群众会 按功能性质：决策性、讨论性、执行性、告知性、学术性、协调性、动员性、纪念性 按议题性质：专业性、专题性、综合性 按采用方式：常规会、广播会、电视会、电话会 公安部门：公安会议、各级公安会议、部分地区会议（片会）、专业会议、表彰会议、电视电话会议、现场会议、机关内部会议 第三页，共三十一页。 会议要素 会议基本要素 目的、时间、会址、组织者、与会者、议题、信息、会 议规则、会议的物质保障 其他要素 名称、服务机构、秘书机构、经费、文件材料、专用设 备工具、各种消耗性材料 第四页，共三十一页。 二、会议的组织 会议规则的制定 会议组织的职责 会前的组织工作 会间的组织工作 会后的组织工作 会议组织工作的方法技巧 第五页，共三十一页。 会议规则的制定 会议召开的条件 关于会期 与会人员（产生办法、资格条件、责任义务全力、资格审查办法） 有关机构（秘书机构、办事机构、服务机构、职责范围、组成人员） 会议议程、讨论发言 关于表决、有效决议的条件限制 会议记录 会议经费 第六页，共三十一页。 会议组织的职责 主持人 会议管理者 会议秘书机构 其他服务与办事机构 （安全保卫、医疗卫生、接待服务、后勤保障） 第七页，共三十一页。 会前的组织工作：充分、周密、安全 确定会名、宗旨、会期、会址、出席范围、出席人数、名额分配方法 编制并报请主管部门审批会议计划，填报预算表 印发票证 成立筹备机构并明确职责分工 确定议程 向与会者发出通知 布置会场、编排座次 准备各种文件材料、设备保障、必威体育官网网址保卫措施 食宿、医疗、交通、文娱安排 会前签到、文件分发 第八页，共三十一页。 会间的组织工作： 主动、周到、有序、有效 签到、应急处理、维持会场秩序 会间服务、接待工作 组织分组讨论 分发会议文件、会议记录、编写会议简报、会间报道 落实保卫安全措施 第九页，共三十一页。 会后的组织工作：迅速、妥善 形成会议纪要 按计划组织退场 清退房间、收拾会场、归还借用设备 做好财务结算 总结经验教训、表彰、批评，会议小结 会议文件归档、会议新闻报道 向上级汇报 第十页，共三十一页。 会议组织工作的方法技巧 会议通知的发送 会址选择 会场布置会议主席台座次的编排 会议报到、签到 会议接待（会前、会间、会后） 第十一页，共三十一页。 三、会议控制 会议数量控制 造成会议泛滥的原因 领导水平不高，掌握的工作方式有限 官僚主义作祟 机关内部机构设置不合理 会议自身质量低劣，派生问题 会风不正 第十二页，共三十一页。 控制的方法 提高各级领导的领导水平 合理设置机构，正确分割职能 建立并严格实施会议审批标准和审批权高度集中 的制度 由综合部门统一协调安排各部门召开的会议 全面控制会议质量，避免或减少连锁会议 加强成本控制 对例行会议作定期检查，合并例会 第十三页，共三十一页。 会议质量控制 衡量会议质量标准：必要、端正、适时、适度、简短、有备、有序、有术、有效 第十四页，共三十一页。 会议质量管理措施 严格执行会议审批制度 建立健全并严格实施一整套会议制度 与会者对会议的了解与准备 保证议有决、决有行 控制人数、保障充足 日程紧凑、议题集中 提高主持人控制会议进程的水平 第十五页，共三十一页。 会议进程控制的特殊技巧 政策研究会 对策性会议 协调性会议 讨论会 提案开发会 发布会 第十六页，共三十一页。 会议成本控制 国际流行公式： 会议成本=2A*B*T A:与会者的平均工资（以小时计）的3倍 B:与会人数 C:会议时间（小时） 乘以2是由于开会要经常性的工作中断，造 成损失。 第十七页，共三十一页。 成本控制方法 制定会议成本计算公式 送审会议计划时，上报成本，作为经费预算，上级拨付 超过预算的要查究，从单位一年中的实拨经费中扣除 超支时，一律由单位从其他正常开支总额酌扣或直接向上级机