秘书事务管理26督查工作.ppt

5.督查与帮办相结合的原则 秘书的督查与基层的承办，其目的是一致的，都是为了促进决策和工作的落实。因此，秘书人员的督查，不能停留在一般化的督查上，而应主动帮助基层单位分析原因，寻找办法。这样既有助于问题的解决，也有利于树立自己的良好形象，并与基层建立起和谐的人际关系。 （二）督查工作的方法 1.书面督查 2.电话督查 3.专项督查 4.会议督查 5.调研督查 1.书面督查 书面督查一般有两种形式：一是下发文件，将已经集中立项的督查内容印发给有关单位，明确主办单位和协办单位的责任，明确办理的要求与时限；二是下发督查通知单，要求承办单位进行办理，并按要求的时限反馈办理情况。 书面督查一般适用于常规性的工作，并且立项比较多，时间比较集中，涉及的单位也比较多。 2.电话督查 电话督查即用电话说明督查事项，通报上司批示要求，核实处理内容，提出上报期限等。 这种方法主要用于情况比较紧急而内容比较简单的督查事项。 在进行电话督查时，秘书要做好通话记录，以便备查和催办。 3.专项督查 专项督查，即针对某一项需要落实的重要工作进行专门督查。比如省政府安全生产百日督查专项行动督查组对所属各市县的安全生产情况进行专项督查。 对上司批示或交办的重要事项，一般应列入专项督查。 4.会议督查 会议督查就是把需要督查的有关单位召集起来，以召开会议的形式进行督促检查。 会议督查一般有两种情况：一是涉及督查的事项比较多，这样把相关单位的人员集中起来，听取办理情况的汇报，集中进行指导，统一提出要求；二是督查的事项情况比较复杂，涉及的单位也比较多，有的还牵扯部门利益，这样把主办单位和相关单位的负责人召集在一起，听取汇报、分析原因，沟通协调，调整利益关系，明确主办单位和相关单位的责任，分别提出要求，以利于问题的解决。 5.调研督查 调研督查是推动决策落实的重要手段之一，是高层次的督查工作。主要是围绕企业的中心工作开展调研，围绕决策实施的运行过程开展调研，围绕促进决策贯彻落实的机制和体制问题开展调研。 五、督查工作的程序 （一）立项 （二）交办 （三）承办 （四）催办 （五）反馈 （六）审核 （七）归档 （一）立项 凡需督促检查的事项，首先要由秘书部门提出督查立项。立项的依据是督查工作的职责和领导机关有关文件或领导人的重要批示。 立项要明确督查的内容、对象、要求及时限。凡有两个以上承办部门（单位）的督查事项，要确定主办或牵头部门。 立项时要进行编号登记。（登记单参考样式） 督查立项登记单参考样式 督查立项登记单 编号： 年 月 日 立项依据 立项内容 承办单位 办理时限 办理要求 备 注 （二）交办 根据督查立项的内容、性质和领导要求，按照组织内部的职能分工把立项内容和办理要求通知有关部门或单位。 交办应努力做到时限具体化、责任明确化，使之既具有权威性，又具有操作性。 交办原则上由督查部门在立项当天向有关部门发出交办通知单。 （交办通知单参考样式） 交办通知参考样式 **公司督查交办通知单 编号：****** **分公司： 根据领导批示，****事项的办理已由总经理办公室立项督查（立项编号****，立项时间****），现将有关内容和要求通知你们，请抓紧办理，并将办理结果于**月**日前报总经理办公室。 **公司总经办（章） ****年**月**日 联系人：***， 联系电话传真（三）承办 承办单位接到督查任务后首先要明确经办部门和人员．并认真及时予以办理。 对重大督查事项，领导要亲自负责。在办理过程中，主办与协办单位、各部门之间要加强沟通、配合。承办单位无法解决的问题或不能按期完成的事项，要及时向上级督查部门报告，说明情况。要严格按照督查要求，将办理情况以书面形式按时反馈给上级机关的督查部门 （四）催办 催办，就是将督查事项通知有关部门办理后，及时了解并催促督查事项的办理情况。 催办的方式灵活多样，可以用电话催办，也可以派人亲自上门催办。对催办中发现的重大问题要及时向办公室和组织有关领导报告。 重大督查立项的催办，要采用书面形式的《督查事项催办单》，以示慎重。 督查事项催办单参考样式 **公司督查事项催办单 编号：**** **分公司： 你分公司承办的****督查