秘书事务管理36信息的收集.ppt

（一）信息收集 通过各种渠道和方式获取信息 。 （二）信息整理 对原始信息进行分类、筛选、核实，使其成为有价值信息。 （三）信息传递 通过传输媒介或载体，把信息从信息发生源传递到信息接收源。 （四）信息存储 用科学的管理方法，将有保存价值的信息系统化，以便日后利用。 （五）信息利用和反馈 信息利用是将获取、处理的信息应用于实际工作，使信息的价值得以实现的过程。 信息反馈是把输出信息的作用结果返送回来，并对信息的再输出发生影响，起到控制和调节的作用。 四、信息收集的渠道 （一）大众传媒 （二）图书馆 （三）联机信息检索 （四）供应商和客户 （五）贸易交流 （六）信息机构 （七）人际关系 （八）调查 （一）大众传媒 大众传播媒介包括广播、电视、报纸、期刊及其他文献载体，是现代社会获取信息的重要途径。特别是随着电子科技的发展和电视卫星通信网的完善，跨时空、跨地域传递信息的广播电视已成为信息交流的重要载体，也成为秘书获取信息的主要来源。 （二）图书馆 图书馆是信息的宝库，能提供借阅、阅览及访问计算机媒体等服务。 到图书馆查找信息需查阅图书馆目录，填写索书单，办理借阅手续。 （三）联机信息检索 联机信息检索是将用户终端与检索中心（计算机）用通讯线路直接连接，用户通过终端输入提示、指令，使检索中心的多元计算机联合运行，是从众多数据库中直接找出信息提供给用户的信息检索过程。 联机检索是快速检索、获取信息的有效途径，可快速收集信息网中所提供的各种信息。 （四）供应商和客户 供应商可提供的信息有：产品目录、广告材料，以及需要其提供的特定服务的信息。 客户能提供的信息有：调查表形式的市场信息、产品和服务的反馈信息、竞争对手提供的产品和服务的信息、产品和服务的需求信息。 （五）贸易交流 利用各种贸易交流机会，如展销会、交易会、洽谈会等，了解情况，索取信息材料，在相互交流之中获得能满足需求而又相对集中的信息内容。 （六）信息机构 信息社会需要庞大的信息传播中介机构储存信息。信息机构肩负着信息传播中介的使命，成为信息源的集散地，成为人们获取、利用信息的主要场所。 秘书要善于利用信息机构所储存的丰富的信息资源，可委托信息机构定向收集相关信息。 （七）人际关系 人际关系指业务往来关系、横向人际关系、纵向从属关系渠道。 秘书要在同海关、银行、商检等部门的业务往来活动中获取信息，不失时机地了解相关法规、条例，收集各种信息；要善于与人交友，利用交谈、来信、来访和接听电话了解信息，获取第一手材料；要善于在上级主管部门的指导、监督工作中把握信息，在会议、会谈中收集信息，在有关文件、电报中获取有价值信息。 （八）调查 调查是有目的、有重点、主动收集信息的重要方法。秘书要有目的、有计划地进行市场调查，亲自深入现场，通过各种途径和方式，直接收集第一手资料，挖掘层次更深、质量更高的信息内容。 秘书陪同领导出差时，是收集信息的极好机会，应利用考察、实地调查等机会，深入了解市场情况，亲自感受和获取信息。 五、信息收集的范围和要求 （一）信息收集的范围 （二）信息收集的要求 （一）信息收集的范围 秘书在日常工作中应注意收集企业内部信息、国际市场信息、客户信息、贸易信息、国际金融信息、法律政策信息、交际活动信息等七类信息。 （二）信息收集的要求 1.价值性 2.时效性 3.层次性 4.针对性 5.全面性 1.价值性 必须了解各种信息源的信息含量、信息实用价值和可靠程度，对信息辨别真伪、去粗取精、去伪存真，获得真实、准确、可靠的信息。 2.时效性 信息收集必须及时、适时，使有价值的信息不因错过时机而失效。 3.层次性 从不同来源、不同渠道收集信息，从不同深度加工信息，针对不同对象开发利用不同层次的信息。 4.针对性 信息收集要明确服务对象的特点，针对实际需要，根据工作性质和任务，获取有使用价值的信息。 5.全面性 全面性是指时间上的连续性和空间上的广泛性。 要全面收集各种需求的信息，保持信息的历史联系或专业内容联系，不仅收集与工作活动直接相关的信息，同时收集对管理活动有间接影响的各种信息。 六、信息收集的工作程序 （一）明确收集范围 （二）熟悉信息来源 （三）选择收集方法 （四）查找信息 ★绪论 ★事务01 ★事务02 ★事务03 ★事务04 ★事务05 ★事务06 ★事务07 ★事务08 ★事务09 ★事务10 ★事务11 ★事务12 ★事务13 ★事务14 ★事务15 ★事务16 ★事务17 ★事务18 ★事务19 ★事务20 ★事务21 ★事务22 ★事务23 ★事务24 ★事务25 ★事务26 ★事务27 ★事务28 ★事务29 ★事务30 ★事务31 ★事务32 ★事务33 ★事务34 ★事务35 ★事务36 ★事务37 ★事务38 ★事务39 事务36 信息的收集