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档案局电子信息档案管理系统的构建及应用 　　【摘要】随着时代的发展进步，传统的档案管理体系已经无法满足档案管理的需求，随着计算机技术和网络技术的不断发展进步，档案管理的信息化建设已经成为一种必然趋势。为了保证电子信息档案管理的科学合理性，首先需要构建适合的档案管理系统，根据档案管理的实际需求和档案局的实际情况下手，创建出科学合理的电子信息档案管理系统。 　　【关键词】档案局;电子信息档案;管理系统;构建 　　传统的档案信息资源大部分是独立存在的，出现任何的损坏和丢失都会导致档案信息资源的缺失，无法保证档案资源的安全，这只是传统档案管理的一部分缺陷，随着时代的不断发展推进，传统档案管理暴露出来的缺陷不断增加，已经无法满足现在的档案管理需求，电子信息档案管理系统的出现，可以有效避免传统档案管理的缺陷，是档案局发展进步的过程，需要我们根据实际情况进行电子信息档案管理的合理构建。 　　一、系统构建的原则 　　（一）自动化原则。该系统在构建运行的过程中，可以对档案局采集的数据进行自主分析，数据在输入到系统中后，可以自动进行相应的整理划分以及后续的保存工作。自动化原则主要根据电脑软件系统的正常运行，需要系统构建人员对程序进行合理编写。 　　（二）规范化原则。档案信息资源在管理的过程中，可能会由于人为因素导致档案信息资源的篡改，这种现象会严重影响档案的使用安全，为档案的使用者带来极大的不便，为了避免这种现象的发生，需要我们根据档案资源管理的实际情况，制定合理的管理操作规范，档案管理工作人员需要根据规范进行严格操作，保证档案管理的规范化原则。 　　（三）一体化原则。将整个档案管理系统进行一体化的构建原则，可以有效增加档案管理系统的安全性和完整性，将外界因素对档案管理工作的影响降到最低。整个电子檔案需要呈现出一体化原则，才能保证系统的顺利运行。 　　二、系统需求分析 　　（一）总需求分析。电子信息档案管理是以计算机技术和网络技术为依托构建的现代化管理系统，该系统的构建是现代科技水平的一种体现，档案管理进行信息化建设的主要目的就是为了使档案信息管理的工作更加高效合理性，我们可以将这个作为整个构建的核心思路。在构建之前需要做好充足的准备工作，对档案局现在的实际情况进行深入的了解和分析，根据实际情况按照构建思路进行电子信息档案管理系统的构建。 　　（二）功能需求的分析。功能需求是总需求的核心，是电子系统的具体功能体现，大部分是档案管理工作中的基础工作，主要有档案的接收录入、档案的查询和使用、档案的修改和添加、档案的保存等等。为了对档案管理工作有直观的了解，电子系统需要具备一定的统计和计算功能，可以形成档案管理的报表和图形。 　　三、档案局电子信息档案管理系统内非功能性的设计 　　（一）系统操作层面。操作系统是工作人员接触最多的界面，为了保证工作人员可以快速掌握电子信息系统的操作，需要将操作界面设计的简单明确一些，可以有效提高系统学习的效率。 　　（二）系统的业务层。这个层面的构建，需要遵循档案管理系统的构建原则，将每个业务系统的使用进行合理划分工作，保证业务流程具有规范性原则。 　　四、档案局电子信息档案管理系统的功能性模块 　　（一）归档功能模块。1.档案库房管理。电子信息的档案库房是保存的重要区域，通过对库房模块的合理构建，可以满足电子档案信息的保存和提取工作，作为一个可以进行中转和保存的模块，需要进行合理的标号和库房管理工作。库房模块的合理建立，可以满足电子档案的存取需求，是整个系统中关键的一部分。2.电子信息档案的移交。常规的档案移交工作不需要该模块的运行，常规移交出现问题的时候才需要该模块的使用，可以通过该模块进行重新移交工作，通过对档案的合理校对进行二次移交工作，保证档案移交的准确性。 　　（二）查询和统计模块。电子信息档案的管理系统需要对大量的信息进行操作，为了方便管理者对管理工作有着直观的了解，需要系统具备合理的查询和统计模块。查询主要的作用就是在输入相应的档案号以后就可以直接查询到需要的档案，不需要在大量的档案中进行查找，降低了档案管理的工作量。统计可以对某一工作区域或者档案管理类型进行合理的统计工作，形成专门的数据报表，使管理者可以直观了解到档案管理的进行情况。 　　五、结语 　　通过实际的应用发现，电子档案管理系统可以有效提升档案管理工作的效率和质量，可以给档案使用者带来极大的便利，随着时代的发展进步，将会逐渐取代传统的档案管理体系。在进行电子信息档案管理系统的构建时，首先需要对构建的原则进行明确，才能保证系统构建的科学合理性，接下来对档案管理的实际需求进行了解，根据档案局的实际情况进行