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文件管理程序发放范围：总经理、办公室、供销部、品质部、生技部、财务部 编制 审核 会签 批准 办公室 副总 财务部 供销部（销售） 供销部（采购） 总经理 修订 次数 版本 修订日期 生效日期 更改内容 修订 1目的 本规定的目的在于对公司的质量管理体系文件的制定、审批、标识、发放、修改、保存等方面进行统 一管理，使文件得到有效的控制，确保质量文件的适宜性。 2适用范围 本规定适用于公司质量管理体系文件的管理。 3术语定义 质量管理体系文件 为满足质量管理体系要求，针对质量经营的各方面制定的系统的文件；如：公司手册、程序文 件、指导书、工艺文件等等。 受控文件指各种现行有效的文件版本的代称，作为受控文件发行的文件在发行后可以对其内容加以修改。 参考文件指因需要在文件作废后仍需保存的文件。 非受控文件指文件在发行后不再对其内容进行修改的文件。 4责任与权限 总经理手册和程序文件的批准和评审； 质量代表手册的制定； 组织编写程序文件并检讨和评审；三级文件（指导书、基准书等）的批准。 技术部批准后文件的发行； 新文件的发放和废弃文件的回收；文件发放的登记； 外来文件的管理。 文件使用部门 对部门人员进行相关文件的培训，确保文件的实施；在需要时根据实际情况提出文件修改建议； 使用标准的保管。 5.管理程序 文件的制定实施新业务而没有相应的质量管理体系文件时应考虑制定新的文件； 制定新文件时应填写《文件制定/修改/废弃申请表》；手册的制定 办公室受管理者的委托，按照质量管理体系标准的要求，结合公司实际情况进行手 册的制定；制定的手册应取得总经理确实认。 程序文件和三级文件的制定管理者组织各相关部门根据质量管理体系的要求，结合部门实际情况制定程序文 件和作业指导书； 制定的程序文件应取得总经理确实认；三级文件应取得管理者确实认。 文件的样式、编号、版本和修改状态手册、程序文件的样式按照文件编写样式制定； 文件编号参照以下执行： 手册XX - QMS XX： XXQMS：质量手册分类 程序文件 XX - QP-|nan-n程序文件序号（1-9） 标准章节号质量程序文件 空白表格表单序号 程序文件下编号IATF标准的条款号 空白表蚤 三级文件（基准书、指南书等） Q/XX00n-20nn年号，如2016 b）技术文件： 技术管理类：QDnn口一〒1或2或3 IATF标准的条款号，如：76、751、824等新制定文件修改状态为“0”，第一次修改文件版本为“1”，依次类推； 新制定文件版本为“A0”；当第一次修改版本那么为“A1”；当版本为“A9”时再修改那么版本晋级 为“B0”，依次类推。 文件的发放 经最终确认的质量手册、程序文件、三阶文件由文控登记于《受控记录清单》 上并文件加盖“受控”章后统一发放；原那么上手册只发放给部门主管以上的人员； 相关的程序文件和三级文件应发放给各相关岗位；文控必须将发放的文件，记录在《文件发放/回收记录》上。 文件的评审 每年的管理评审应对文件进行评审；因评审发现需要对文件进行修改或废弃时按照5.5执行。 文件的修改和废弃因管理评审需要修改或废弃的文件，文件编写部门根据评审指出事项进行修改或废弃； 标准使用部门在使用过程中发现文件不能满足需要、不合理或根本不需要时，通过文件制 定/修改/废弃申请书的形式提出建议，经文件编写部门同意后，进行修改或废弃，修改的 文件按照5.3进行发放；文控应收回修改前或废弃的文件，并予以盖“作废章进行销毁防止误用; 因特殊原因需要保存的文件应予以标识加盖“参考”章后进行保存。 文件的实施公司文件自发布日起开始生效，旧版文件同时失效； 各部门保管好各自的文件，并负责对部门人员进行培训确保文件有效实施。 外来文件的管理： 各部门对于接收到的外来资料文件等，经各部门负责人确认其实用性，由各部门编号（对 已具有编号的文件依据原有编号进行管理）并《建立外来文件登记评审记录》。 外来文件在公司使用前必须要由技术部评价，顾客提供的工程图样及技术规范的评价必须 在一个工作周内评价；当顾客或相关方有要求时，外来文件有新版本的接收、废弃，将旧版本依据要求进行处置； 当顾客或相关方无要求时，外来文件应保存到新版本的接收时，旧版本文件同时填写文件 制定/修订/废弃申请书废弃；顾客提供图纸登记在《外来文件接收登记表》； 外来文件需要发行时，按照5.3执行。 电子文档的管理对计算机内存储的文件必要时打印由各部门自行保管。 6 ?流程 序 号 流程 支持性文件 输出文件/记录 责任 ① 管理筹划过 程 产品开发控 制程序产品 实现控制程 序 工程更改控 制控制程序 质量手册技术文件 管理文件 程序文件 作业文件 相关职能部 门 ② 文件格式、编号、标识的规定 无 受控记录清单/外来 文件登记表/文件制 定/修