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谈谈中专学校的档案利用 　　摘要：档案工作作为一项服务性的工作，已经日益渗透到社会生活的方方面面，各项工作的开展已经离不开档案的利用。学生档案是记录和反映学生在学校活动中产生的个人经历、学习成绩和活动表现的可备查考的文件形式的历史记录。中专学校档案利用工作是学校基础性工作的重要组成部分，档案人员需要牢记档案的工作使命，一切从师生出发，对学校的档案进行合理的收集与整理，有效归档以便今后能顺利地查找与利用。 　　关键词：中专学校;档案利用;软性措施;硬性措施 　　中图分类号：g273.5文献标识码：a收稿日期：2019-06-17文章编号：1674-120x（2019）32-0016-02 　　一、引言 　　档案是校园事务活动中不可缺少的重要信息，有效性地对其开发与利用是档案工作的最终目标。中专学校档案的开发利用是学校档案工作的重要环节，档案对于中专学校的建设与发展，具有多方面的价值和作用。就当前情况而言，中专学校档案部门作为中专学校的一个重要部门，需要为学校做好档案收集、整理工作，并对学校档案进行一定程度的开发与利用，从而为学校师生详细了解学校的历史记录与发展服务，以促进学校教学和管理工作的優质化提升，也更好地服务于学校今后未来全局的发展动向。 　　二、目前中专学校档案利用的现状 　　（一）手续不健全 　　有的师生因为没有履行登记借阅手续，借了档案若没有及时归还，时间长了，档案人员忘记及时追讨回外借档案，故而遗失了档案，便使得有些档案无法循环利用。 　　（二）毕业生的今后动向没有加以跟踪利用 　　中专生毕业之后的未来走向比较复杂，有选择工作的，有选择入党的，有选择入伍的，还有选择继续深造的，学生即使离开学校，也经常需要学校提供相关的档案材料。也有些毕业生当时没在意中专毕业证书，将其遗失，需要到学校申请学历证明。也有部分从中专学校毕业的学生来查询学籍档案和毕业证书的有关信息，这就需要学校档案部门能及时、全面、准确地提供相关材料。 　　（三）特殊载体档案普遍利用率不高 　　现在学校档案的利用主要是纸质稿的查询，像照片档案、光盘档案、实物类档案基本都是尘封在档案室库房，有的陈列在档案室，也是常年得不到利用。 　　（四）档案开发利用水平低 　　一方面，由于一些辅助材料或是教案都是教师花费大量时间完成的，甚至是在实际教学中取得的一些不错的成果，这些都是属于个人取得的成绩。如果这些材料或教案被档案部门归档后个人成绩就会被抹杀，故教师一般不愿意配合档案室搞编研工作。另一方面，学校档案人员无暇顾及对某些有价值的档案进行开发利用。 　　三、原因分析 　　首先，档案工作的重点在于对学校的各项教学事务进行收集与整理，并没有对中专学校的教学产生极大的影响，也只是作为教学的辅助工作。因而学校的领导以及教师都没有在意识上对学校的档案工作引起足够的重视，从而档案部门的建设进程比较缓慢，档案工作在整个学校的信息上更新不够及时，各部门之间的配合度也不是很高，档案工作的质量在这样的环境中也就得不到应有的保障，不能为将来参考与查阅档案提供便利。 　　其次，学校的档案工作硬件设施不达标，没有单独的阅档室，档案存放的条件差，容易造成霉变、虫蛀或出现丢失情况，有些奖牌等实物档案没有专门存储。再者是档案数字化没有完全地建立起来，档案工作人员由于重复性工作而产生大量的工作量，耗费大量的时间和人力成本，工作效率低下。一旦有人来查阅档案资料时，档案员不得不费力地从一大摞档案中翻找出所查询的档案，造成档案员的查全率和查准率相对偏低。 　　再次，档案工作中存在兼职档案员，兼职档案员由于不是长期工作，对整个档案工作流程只是大概了解，另外，档案里的管理人员也缺乏对档案员进行系统性地培训和管理，也就难免会在日常的档案工作中出现各种各样的问题。就中专学校的整体的法制意识来讲，学校的领导也缺乏足够的档案法治意识，档案工作团队也缺乏一定的档案法律法规知识，最主要的还是档案部门里没有建立健全的档案法律法规，档案管理人员也没有加强对整个学校的档案法律法规的宣传，使得档案部门容易产生很多的不可控因素，从而很难使档案工作走向规范化。 　　四、中专学校档案利用的软性措施 　　一是需要档案部门建立完善的档案管理机制。首先，档案部门要加强对《档案法》的认识与学习，加大对档案法律法规的宣传和学习，从而使档案部门的工作人员意识到档案工作对中专学校建设与发展的重要性。另外，要建立并完善《中专学校档案分类和分类号编制说明》，从而使档案的整理、分类与编号更加规范化与秩序化，档案工作也能真正地落到实处。 　　二是中专学校领导工作要落实到细节，领导要先了解学