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高校学生档案“分室”管理模式创新研究 　　摘要笔者在经历了由档案馆（室）统一管理学生档案的模式后，发现这种管理模式存在很多弊端。为了优化学生档案管理，根据实际工作经验，结合毕业季档案转递的情况，特提出了学生档案“分室”管理模式，以实现高校学生档案管理工作的合理化、科学化。 　　关键词高校学生档案档案管理管理模式 　　中图分类号g275.9文献标识码a收稿日期2018-07-04 　　discussionofthecompartmentmanagementmodeofcollegestudentsarchives 　　wangjing，zhangjuan，jingxiuqin 　　abstractafterexperiencingtheunifiedarchivesmanagementmode，theauthorfindsthattherearemanydrawbacksofthismanagementmode.inordertooptimizethemanagementofstudentsarchives，the“compartment”modeisputforwardbasedonthepracticalworkexperienceincombinationofthearchivestransfersituationupongraduation.itishopedthatthiscanrealizetherationalandscientificmanagementofcollegestudentsarchives. 　　keywordcollegestudentsarchives;archivesmanagement;managementmode 　　高校學生档案是大学生在校期间学习、工作、生活的真实写照，是记载个人一生经历的重要组成部分，是形成人事档案的基础，也是高校为国家培养人才的真实记录。因此，管好学生档案意义重大而深远。作为档案管理人员，应当在严格执行档案法律法规的基础上，从实际出发，找出一套合理的、科学的管理模式。 　　一、学生档案管理现状及存在问题 　　1.管理人员编制少，工作压力大。在与同行交流中发现，几乎所有学校的档案工作都被边缘化，学校给档案馆（室）的编制少之又少，对仅有档案室而没有成立档案馆的院校来说，档案工作人员总共也就1—2人，也就是说这1—2人不仅要负责全校综合类档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用等工作，同时还要肩负学生档案的管理。档案管理人员要完成学生在校期间各个时间段档案资料的收集，直至毕业时档案的转递，给档案管理人员造成很大的工作压力。 　　2.档案管理成本高，资源浪费。国家对馆藏档案的保管有严格的要求。从档案馆（室）的选址、楼板的承重、库房的温湿度、防光防虫等八防要求，到办公室、查档室、库房三室分开等都有严格规定。而学生档案作为流动档案，保管期限一般为3—4年，学生毕业离校时档随人走。而学生档案存放在档案馆（室）内，占据了大量的空间，导致资源浪费。同时对于一些综合档案室，将学生档案和其他类档案放在同一库房管理，由于学生档案管理的特殊性，频繁进出库房不仅会带入灰尘、霉菌，同时还会威胁其他类档案的安全。 　　3.归档材料容易遗漏。学生档案的归档材料除了《高等学校档案管理办法》中要求的共性材料外，还应该有反映学生在校期间个性表现的一些材料。而档案馆（室）统一管理下的学生档案，仅能做到学生共性材料的收集，如学籍表、成绩表、毕业生登记表等。而对于展示学生个性的一些材料，如学生参加的知识竞赛、创新发明、获奖等相关材料，档案馆（室）并不掌握，更谈不上及时收集。所以，由档案馆（室）统一管理的学生档案，已经不能很好地适应新时期下学生的素质教育和创新教育。 　　4.学生档案不适合作为馆藏档案的“一级类目”。把“学生档案”作为一个一级类目（学生类）来设类，与党群、行政、教学等其他类目档案在管理中存在很大的差异，主要体现在形成与归档中的差异、具体整理中的差异、保护上的差异、统计与利用中的差异[2]。由此可以看出，将学生档案划入档案馆（室）管理，并非最佳选择。 　　二、学生档案“分室”管理的优势 　　1.有利于档案收集。各院（系）是面对学生的最为直接的窗口，对其所属学生的基本信息最为了解，对记录学生成长、反映学生德、智、体等方面的一手资料可以很好地掌握，学生参加各种竞赛的信息，院（系）能够及时获取。同时可以做到及时将这些材料归入学生档案，充分展现出学生档案个性化和多样化的特点，为单位用人提供参考依据。 　　2.简化归档程序。各院（系）在学生入学时收集学生的高中档案、高考档案，在此基础