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物业档案管理方案 一、档案资料管理运作流程收集一整理一归档一利用 1、档案资料的收集: (1)设立档案资专柜，采取系统化、科学化、电脑化的先进手 段，由档案管理员，建立相应的管理制度，对所有的档案资料进行 严格管理； (2)资料的收集，根据实体资料和信息资料的内容，以实际工 作需要出发。信息资料分为外来资料和内部资料：保洁服务管理、人 事资料及财务资料等档案资料； (3)人事档案资料包括但不仅限于员工资料档案、员工合同档 案、考勤记录档案、培训资料档案、交接班记录档案、奖惩档案、证 件档案；财务资料档案包括但不仅限于物资档案、合同档案、财务账 目档案。 (4)资料的分类整理：提供的所有信息资料，统一由档案管理 员集中整理、分类。整理的重点是去伪存真，根据资料信息的来源、 内容，表现形式的特点，做到条理清晰、分类合理。 二、资料的归档管理 1、归档就是根据资料本身的内存规律、联系进行科学的分类与 保存；根据实际需要资料归档由管理人员保存，如：照片、文件等档 案按不同的业务性质编号、造册、编辑并分柜保存，运用计算机的先 进管理手段，尽可能把其他形式的档案资料转化为电脑储存，便于 工程主任巡查记录表 重大事件记录 培训计划及培训记录 物业服务费收费率报表 月租车辆登记表 班组会议纪要 客户去电记录表 客户预领发票登记表 老带新免物业费资料 POS结账机盘点表 钥匙借用登记表 品质督导检食表 天问系统收据存单 天问系统收据存单 公寓水电抄表单 住宅水表抄表单 收银现场巡查记录表 I 程 维 护 配 电 高压配电设备日运行记录表 低压配电设备日运行记录表 发电机运行记录表 停送电操作票 应急电源柜周检记录表 设施设备保养记录表（配电） 设备房清洁记录表（配电） 弱 电 机房来访人员登记表（配电） 发电机巡查记录表 设备维保商月度考核表（配电） 绝缘工具检查记录 防雷装置安全监测技术报告 监控中心日巡检记录表 通 弱电设备巡检记录表 设施设备保养记录表（弱电） 风机房周检记录表（通风） 设施设备保养记录表（通风） 设备房清洁记录表（通风） 机房来访人员登记表（通风） 给排水 二次供水办理资料 消防设施设备巡检记录表 二次供水泵房巡查记录表 设施设备保养记录表（给排水） 污水泵巡检记录表 设备房清洁记录表（给排水） 机房来访人员登记表（给排水） 电 公共区域水/电表抄表记录  电梯年审资料 电梯日巡检记录表 电梯维修记录表 电梯维护保养记录表 总坪巡检记录表 培训计划及培训记录 设备清单及设备台账 监视测量设备一览表（无）需增加 公用工具借用登记表 物资领用登记表（无）需增加 年度工作计划表 班组月度总结计划（无）需增加 设备保养计划表 派工单（业主） 派工单（公区） 装修现场巡食表 重要设备故障统月计表 工程整改汇总表（无）需增加 节能减排资料（无）需增加 月度能耗控制表（无）需增加 秩 护序 维 岗位值班/交接班记录表（班长302 ） 岗位值班/交接班记录表（地卜室入口 303 ） 岗位值班/交接班记录表（销售中心304） 岗位值班/交接班记录表（地面停车305 ） 岗位值班/交接班记录表（公寓大厅307 ） 岗位值班/交接班记录表（公寓巡逻308 ） 岗位值班/交接班记录表（公寓监控309 ） 岗位值班/交接班记录表（地下室出入□ 310） 岗位值班/交接班记录表（酒店通道311） 岗位值班/交接班记录表（小区大门312 ） 岗位值班/交接班记录表（小区巡逻313 ） 岗位值班/交接班记录表（小区监控314） 岗位值班/交接班记录表（施工通道 315 ) 岗位值班/交接班记录表（B地块班长 402 ) 岗位值班/交接班记录表1号门403 ） 岗位值班/交接班记录表1号门403 ） 岗位值班/交接班记录表2号门404 ） 岗位值班/交接班记录表（园区巡逻 SCDSCDXQ-YX-3.1.17 405 )岗位值班/交接班记录表（B地块监控 406) 巡逻签到记录表（公寓巡逻308 ） 巡逻签到记录表（B地块巡逻405 ） SCDSCDXQ-YX-33.1机动车辆登记表（404 ） 机动车辆登记表（305 ） SCDSCDXQ-YX-3.33机动车辆登记表（303 ） 机动车辆登记表（310 ） 来访人员登记表（311） 来访人员登记表（312 ） 来访人员登记表（315 ） 来访人员登记表（404 ） 监控室来访人员登记表（309 ） 监控室来访人员登记表（314 ） 监控室来访人员登记表（406 ） 夜间查岗记录表 灭火器月度巡查记录表 消火栓月度巡查记录表 培训计划及培训记录 会议记录表 突发事件处理记录表 演练记录表 消防报警记录表（309 ） 消防报警记录表（314 ） 消防报警记录表（406 ） 宿舍检查记录表 物品移交清