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资料管理规定 文件编号: 1范围 本标准规定了资料管理的术语和定义、职责、资料的、订购、登记、建 卡、编目、上架和日常管理。 本标准适用于本公司资料的管理。 2术语和定义2.1资料 是指公司在生产经营中涉及的科研、技术、生产、经营和管理方面的专业性 书籍、手册、目录、标准、标准汇编、标准化书籍、技术性法规、杂志期刊、声 像资料等的统称，以下简称资料。 3职责资料管理部门负责资料的、订购、登记、编目、建卡、上架和日常管 理以及资料申购的审核。 各相关部门协助资料管理部门做好资料的、订购工作。 各资料借阅人负责资料借阅期间的维护保管工作，保证资料完好无损、不 丧失。 资料分管部门领导负责申购资料的审批。 财务部门负责订购资料款项的办理。 4总那么公司资料统一由资料管理部门集中管理。 各部门到的资料及购买的资料（包括外出学习培训、参观考察等得到 的资料）均应交资料管理部门统一保管、利用。 5资料的、订购、登记、分类、建卡、编目、上架资料的收集 应根据公司生产、技术、经营和管理等方面的需求，适时进行资料的搜 集，保证资料在数量上的充分性和内容上的有效性。 资料的途径和方法主要有根据《科技新书目》向当地新华书店； 5. 1.2. 2通过“征订单”进行；5. 1.2. 3与资料出版发行部门联系； 向有关协会、信息网、专业研究机构及政府有关部门联系有哪些信誉好的足球投注网站. 利用各部门人员出差、开会、学习、培训班、参观考察等活动相 关资料；通过关系向相关企业索要。 资料的应根据需求情况编制计划，并按计划分清轻重缓急安排 。 资料的订购、登记资料的订购可通过《科技新书目》、征订单进行订购，也可以直接到新 华书店、书展及其他途径进行购买。 资料的订购必须严格按照申购审批程序进行，经批准后的申购方可组织 购买。 资料的购买分计划购买和临时性购买，计划购买是为补充藏书由资料管 理部门根据技术、生产、经营、管理的需要和各部门要求提出年购买计划（必 要时亦可订出季、月计划）经总经理审批后实施采购；临时性购买由各需求部 门提出申请并填写“科技资料申购单”（见附录A）,首先送资料管理员审核，对 资料是否有馆藏或已订购进行核实并签署意见，然后送资料分管部门负责人审 批（对一次订购额在1000元以上者应报总经理审批），批准同意后转资料管 理员进行订购登记（登记表见附录B）,最后交财务部办理汇款或报销。 对未经批准自主购买的资料，假设要报销，购买者应将资料交资料管理部 门并履行本标准规定的审批手续后方可报销。 2. 5资料订购发票反面必须有经办人及资料管理员签名后方准进帐或报销. 当申购资料收到后，资料管理部门应在“资料订购登记表”（见附录B） 上作出标识（注明收到的时间、数量等内容）。 编目、建卡、标识、上架到的资料应按“资料分类代码表”（见附录D）的规定进行分类编制 馆藏目录（如经营、管理类资料馆藏目录、财会、经济类资料馆藏目录……）， 其格式和内容见附录C. 所有资料均应编制借阅卡，借阅卡的格式与内容见附录E,且借阅卡必 须装于资料封底内侧的卡袋内。 3.3所有资料均应在封面（封面太光滑时允许在第一页处）和封底卡袋上盖 “资料编号章”，并填上相应的编号（与馆藏目录编号一致），“资料编号章”内容总号 总号 XXXX 类 号 X X X X ( X ) 总号XXXX类号X X X X ( X )与形式如图1 总号 XXXX 类 号 X X X X ( X ) 与形式如图1所示。 福建容和盛食品集团资料专用章 其中“总号”栏用四位阿拉伯数字表示馆藏资料的总册数顺序号（如0100 表示为馆藏第100册资料）；类号用带类别号（见附录D）和三位阿拉伯数字 表示该类资料的总种数顺序号表示，当同一种资料有几册时，其顺序号相同， 但应在顺序号之后加带圆括号的顺序号［如（1）、（2）、（3）…］注明同种资料的顺序 ［如 A098 （2） ］o所有资料都必须在封面、目录页（多页时在第一页）、第一页及中间页 的两到三处盖上“福建XXXX食品集团资料专用章”（其内容和形式见图 2） o 所有资料在完成编目、建卡、标识后，应将其分类放置在资料架（柜） 上，且在资料架（柜）上作相应的分类名称标识。 5. 3. 7对标准文本（汇编除外）应采用盒装，并在盒的正面和左侧面分别列出盒中 标准的编号,对编号连续的，可只列头尾编号并在中间加波浪号‘??标准文本盒装应同级标准（如GB、NY、SN…企业标准）装于同一盒内，且 按标准顺序号排列. 6日常管理借阅管理 公司资料原那么上只借给本公司职员、非本公司职员需借阅，应经资料分 管部门领导批准方可外借，且应规定归还期。 借阅资料时借阅人必须在“资料借阅卡”上写明借者、借期等内容，归还 后资料管理员应在还期处写明归还日期。 资料借阅卡应以借阅人为单位用橡皮筋绑扎，且同