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业务接待管理制度
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业务接待管理制度
1.目的
为进一步规范公司业务接待管理,控制业务接待费用成本,禁止铺张浪费,实现降本增效,特制定本制度。
2.适用范围
适用**地产公司、**分公司所有业务接待。
3.职责
3.1 行政人事部是本制度制定及执行监督的责任部门;
3.2 行政人事部是业务接待费用报销规定、标准的审核部门;
3.3 各部门是本制度的执行部门;
3.4 部门负责人是部门所属员工报销审批的责任人;
3.5 财务部是公司员工业务招待费用报销审核、办理的责任部门。
4.费用定义
4.1 业务费
指因业务需要发生的礼金、礼品、购物卡及因业务需要赠送的烟、酒、茶叶及其他纪念品等;
4.2 接待费
指因业务接待有关人员就餐费、娱乐费及相关人员的差旅费、住宿费等。
5.接待范围
5.1 开拓市场、维护客户关系;
5.2 项目渠道开发及外部关系单位联系;
5.3 客户、合作单位来司考察;
5.4 业务联系、合作洽谈;
5.5 其他与业务相关的接待。
6.接待标准
不能超出相应标准范围。
8.报销规定
8.1 业务接待完成后,七个工作日内完成业务接待费用报销手续;
8.2 填写《零星费用报销单》并如实附上相关单据(如:宴请发票、住宿发票、礼品发票、费用明细单或菜单等)及《业务招待用餐住宿费申请单》);
8.3 《零星费用报销单》经系统总监、财务部审批后,报执行董事审批;
8.4 礼品、礼金报销时需两人或两人以上进行证明(在发票、报销单上进行双方签字确认);
8.5 费用报销一律凭票报销,不得有白条、假票。机打发票开具日期须与业务接待日期一致,定额发票归属地与费用发生地须一致,财务部负责审核;
8.6 严格执行规定标准,超出接待标准范围以外部分由个人承担;
8.7 未经提前申请或未经批准的业务招待而产生的费用一律不予报销。
9.其他规定
9.1 业务接待费用坚持“可发生可不发生,不发生”,“态度热情、实力展现、费用从简”的原则;
9.2 第一、二类别的业务接待,如在市内进行业务接待的,尽量安排在公司签约酒店进行接待,提前告知行政人事部预定酒店;
9.3 报销人营私舞弊、弄虚作假,不予报销不真实、不合理部分。对已经
报销的,除退回违规报销金额外,同时对报销人予以违规报销金额2倍的
扣款,对于情节严重的,保留法律的追究权力;
9.4 部门负责人、行政总监、财务部在报销签字审批时,必须严格审查相关资料、原始凭证,不得在报销内容不真实的情况下签名予以报销,否则将视情况的严重性酌情处理;
9.5两个及以上部门联合进行的业务接待,需各接待部门领导在相关票据上
签字确认。
本制度由行政人事部制定,于2018年2月1日生效。行政人事部负责解释。
附件一:《业务招待用餐住宿费申请单》
附件一 秦皇岛**房地产开发有限公司
业务招待用餐住宿费申请单
日期: 年 月 日
申请部门
申请人
申请标准
_____类
接待单位资料
单位名称
人 数
主要客人姓名
职 务
公司主要陪同人员名单
人 数
招待事宜
招待地点
招待用酒水领取情况
招待时间
月 日(午/晚)
签单人
系统总监确认
审 批
总 人 数
执行标准
元/人
执行额度
元
系统总监审核
行政总监审批
财务总监审核
总经理批准
董事长批准
注:1.费用申请时严格按类别标准申请;
2.未经申请的业务接待费用一律不予报销(特殊情况需附书面说明并由系统总监及执行董事批准)。
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