企业行政管理教材6-9章.docx

第七章?企业信息源与加工学习目标一、知识(一）熟悉信息的基本概念(二）熟悉企业信息的分类(三）掌握信息的加工制作方法二、技能(一）利用计算机打印文件(二）利用计算机制备带有表格、图形的文件(三）利用计算机制备带有流程图的文件(四）利用计算机制作幻灯片职场经验关于我名字的尴尬其实从第一天上班就开始了。我的部门经理是南方人，一叫我的名字就别扭，明明是“冉晓峰”，他一念就成了“严晓峰”，他还带着我到各相关部门拜会。碍于情面，我没有当面纠正，结果我就在一片“小严”的招呼声中，开始了我的职业生涯。接着尴尬的事就接踵而来。先是人力资源部问我档案上是不是填错了?或是有什么曾用名没有,然后是行政部在做通讯录的时候,把我的名字写成了“严小风”,再后来是我们的总机接线员告诉打电话我我的人“对不起，我们公司只有一个严小风,没有冉晓峰”，甚至前台把我的信件写上“查无此人”给退了回去！很喜剧，但这是现实。 我开始强力纠错，谁知如此之难。第一饮印象似乎很难改变，我解释了一两个月才有成效，最可气的是前台，我告诉他我就是冉晓峰，他居然白了一眼，说早干嘛去了，早说啊。 假如时光可以倒流，我一定会立即纠正部门经理的口误，面带笑容，态度诚恳，想来经理也不会因此不快。前台说的没错，要是第一次出现差错时就及时为自己正名，就不会有后面尴尬的经历。 【职场忠告】当第一次告诉别人名字的时候。一定要准确，如果你把自己当作一个品牌去经营，你的名宇就是一个独一无二的?LOG0。要让别人知道你就是“XX?X”。试想，连你的标识在别人的印象里都是模糊的，你怎么可能吸引注意力？你的品牌价值也就被大大削减了。 第一次见面，其实对方也想认识你，在别人有这个需求的时候要清楚地告诉他你是谁,并且帮助别人记住你的名宇。要让别人知道你完整的名宇，而不光是一个姓。 企业信息源一、企业信息源的概念企业信息源是企业在生产及管理过程中所涉及的一切文件、资料、图表和数据等信息的总称。它涉及企业生产和经营活动过程中所产生、获取、处理、存储、传输和使用的一切信息资源，贯穿于企业管理的全过程。企业信息源可分为企业内部信息源和企业外部信息源两部分。企业内部信息源主要是企业自己搜集、整理的各种记录、档案材料。企业外部信息源包括的范围极广，主要是国内外有关的公共机构、相关企业网站、网上数据库等。图书馆也是企业信息源的重要组成部分。企业的档案室是一个很大的信息源，它保存所有对国家、社会和企业有保存价值的文件材料等信息内容。通过纸质文件、因纸、照片、录音、录像、磁盘等载体存储，向企业内外接受者提供信息服务。企业档案室一般在每年的三月之后开始对上一年的档案资料进行收集、整理、鉴定立卷、归档。因此，最鲜活、最有价值的企业信息大多保存在各个部门,也就是生产、科研经营、销售的第一线。有些档案资料(如财务报表、票据、账册)要两年以后才能归集到档案室保存，有些档案资料(如人事档案)则是长期保管在职能部门的。准确地识别企业信息源，是及时有效地收集企业信息的基本条件。 企业信息载体信息本身不是实体，只是消息、情报、指令、数据和信号中所包舍的內容，必纸借助;书、磁盘等有形的载体上：企业信息载体包括文本信息、图表信息、影像信息、电子信息和实物信息。1.文本信息。包括纸质和电子文书，主要有公文、计划、总绪、讲话糖、分析报告、说明书、招投标书、合同、协议?书、委托书、书信、会议记录、新阿稍等。程图、统计图、地图等2.图表信息。包括财务报表、统计报表、税务报表;图纸、图形、标识、组织结构图、流程图、统计表、地图等。3.影像信息。包括录像磁带、录音磁带、照片、电影胶片、照相底片等4.?电子信息。包括计算机硬盘、软盘、磁带、磁盘、光盘等。5.?实物信息。包括展会、展厅等。三、企业信息主要内容企业信息主要内容包括党群管理、行政管理、经营管理、生产技术管理、产品或业务开发、科学技术研究、基本建设和技术改造、设备仪器管理、会计、职工个人管理等各个方面。如表?7-1?所示。 课后任务训练 举例说明信息的基本来源二、说说企业信息包括哪些类型。三、讨论一下企业信息载体都有什么。四、为自己的姓名设计一个介绍语，要求：简单易记。 第二节 使用计算机制作文本使用计算机制作文本,是企业信息加工制作、传输、储存、应用的最基本的方法。一、使用计算机制作文本的基本要求企业行政管理人员每天和信息打交道，企业的需要和工作的职责，要求企业行政管理人员使用计算机制作文本。以文字为主体的文本,包括带有表格、图形的文本，是信息留存和传递最常见和最大量的表现形式。Word?文宇处理应用程序的出现，让企业行政管理人员使用计算机制作文本、表格和图形变得容易和便捷。PowerPoint?幻灯片