供应商活动招商会流程表.xlsVIP

活动流程细节 供应商活动(招商)会流程表 时间 项目名称 工作内容 注意事项 完成情况 负责人 运筹期 会议前20天--1个月 全天 开发，邀约供应商 通过各种渠道寻找供应商,使用多种销售手段成功邀约供应商(见推广计划) 成功邀约的供应商需及时维护,确保沟通顺畅,及时反馈供应商动态 招商部/品类 通知客户 1、确定邀请函内容 简洁，大方，明了，易懂； 2、由渠道部发送发布会信息 及时沟通，及时发布； 3、对接获取参会人数、地址 对接的快速性，畅通性，及信息的准确性； 4、统计客户信息并制作信息报表 信息完整性； 完成活动所需的所有物料准备 参考下面注释1 必须保质保量完成活动当日所需的物料,这能让参会的供应商直观感受到主办方的专业 素养,能影响活动推广的效果. 确定活动地点 联系场地负责人,确定时间签订合约 交通便利,当地比较知名的地点 确认布展时间 活动前1天与酒店确认布置会场时间 确认信息的及时性，保证发布会正常运行； 几点至几点 筹备，整理所需物资设备 印刷类资料是否制作完毕 保证物资，设备的数量，质量，设备完整性（话术资料，主持稿等）； 后勤组 设备类是否准备齐全 服装类是否准备完毕 运输物资至发布会场地 运输车辆确认 根据会务所需租借运输车辆； 所有必需物资及设备是否运输到场地 运输的准时性，保证物资设备的完好； 运送人数到场并熟悉会场环境 全体人员是否到场完毕 确保人身安全，保证准时到达目的地； 与酒店接洽协商 1、确认员工用餐方式 及时与酒店方沟通，并及时反馈给相关负责人，确认最终用餐方案； 未开展 2、确认布告的摆放位置 与酒店确认布告牌的摆放位置，保证达到发布会的宣传效果； 会前全员任务分组 确认人员职责任务的安排 将所有工作人员按组分配，并由每组负责人带领组员至相应工作区域，熟悉工作环境及 职责； 会务副总指挥 (项目负责人) 会前全员培训 熟悉工作职责及流程 要求全体人员务必详细听讲，背熟所用到的话术，掌握发布会的主题和内容; 午餐 午餐确认 建议统一规格定制商务套餐，不求吃的有多好，但一定要让届时出席活动所有人员吃饱; 布置会场 1,桌椅摆放：按照安排布置桌椅 为防范与会超员，特在会场后部增加若干座位； 会务组 会务副总指挥(项目负责人) 2，桌子上文具等摆放 确认文具摆放的位置统一性，勿遗漏任何一桌，并适当多准备几套； 3,鲜花摆放:根据安排摆放若干盆鲜花于会场适当位置； 根据发布会主题，确定当日鲜花的种类及摆放位置； 4,地毯铺设； 注意地毯铺设的平整性，整洁性； 5，签到台的摆放布置 保证签到台摆放位置的醒目，整洁，大气； 6，大型喷绘的放置 保证呈现效果的醒目，大气及摆放的安全性； 调试会议设备 1，硬件检查：会前、会中调试麦克风、电脑音频、视频、投影仪、灯光测试完善； 必须确保麦克风，投影仪，视频等有备用； DJ组 会务副总指挥(项目负责人) 2，软件核对：核对音乐，调试音乐。确认播放音乐流程； 确保音乐的适合性，按照之前的音乐播放流程安排表逐一试放； 3，确认演讲嘉宾的PPT的内容及流程 保证PPT可以正常演示，无任何错误，技术人员要保证PPT播放内容和嘉宾演讲内容的契合性； 4，硬件测试：测试麦克风，是否需要更换电池，不要有杂音； 多备用2-3个麦克风，及电池； 5，客户服务：舞台灯光调控，投影字幕清晰度，光亮强弱的控制 根据安排，调控灯光及光亮强弱，确保与发布会气氛相适应； 预置 检查会场 检验会场布置成效，对布置好的会场做再次扫描； 按主席台，嘉宾席，普通席的顺序由前至后逐一勘察，确保会场各个角落，符合要求； 巡查组 彩排 所有发布会的工作人员彩排 全体工作人员务必全部参加，保证发布会预演流程的流畅性，合理性及万无一失； 开动员大会 动员大会，鼓舞士气 CEO COO做最后动员，提高全员士气及会场安保意识，强调细节，认真，专注 会务总指挥(CEO COO) 安全第一 运作期 X:00—X:00 全员就位 DJ组 核对音乐，提前整理好清单，调试音乐。并与场内总监及主持人确认音乐流程；按会场要求设置好所有需要使用的软硬件设备； 按会务流程巡查整个会场，第一时间发现隐患 杜绝隐患发生 防范未然； 迎宾组 五官端正、身高基本一致、笑容亲和、服装得体统一、礼貌用语； 内勤组 随机处理场内岗位外所发生的应急情况，处理供应商投诉与建议；以及所有物资设备的搬运摆放； 签到组 会议前把所有的签到物资都摆放到位，都应遵循整齐有序方便的原则； 安保组 随机处理场内外岗位外所发生的应急情况； 摄影摄像组 全程录像、嘉宾分享录像； 摄影组 物料组 所有物资进出都必须做记录； 迎宾 迎宾方式确认 按照确定好的方式，安排场内及场外迎宾人员，并做会前培训，保证礼仪的良好性，周到性； 迎宾方式阐释 迎宾人员确认 签到