高效会议开会秘诀培训PPT课件.pptx

高效会议秘诀培训会议概述会议为什么低效如何提高会议效能第一章会议概述习学会议会议是一种群体沟通的方式。会议聚会、见面、集会会议的意思就是围绕特定主题进行讨论、交流的活动。讨论、商议会议起源公元前 681 年，齐桓公召集宋、陈、蔡、邾四国，在北杏会盟，首开会议的先河。因此，齐桓公也被誉为是“文山会海”的祖师爷。人类开会的历史可谓是源远流长。据说，会稽山原名茅山，因召开此会而更名。中国的会有多少整个世界在某种程度上说是一个时时处处充满会议的世界。中国的会有多少？从中央到地方一年要开多少会？这是一个无法统计的数字。具体而言，57.4％的人每星期平均开会2次以上。受访者中，40.8％的人是企业职员，30％的人是事业单位员工，12.9％的人是政府机关工作人员。在白领中，会议恐惧症已经不是个新词儿了。对于现在很多商政人士而言，在会议室里度过一天已经是一件司空见惯的事，似乎每天都有开不完的会。先请各位管理者思考一下？您答对了吗？适于开会的情况发起人想从参会者那里获取信息或建议；啥时该开会？啥时不需要开会？12发起人想让参会者参与解决问题或制定决策；3领导者需要听取下属的工作汇报并监督进度；问题需涉及不同岗位员工或多部门协调解决；4有重要事情需要把参与人集中到一起传达；5领导者需要公开表彰先进以激励士气等。6已经形成惯例的每周例会，却没有什么事情要讨论；1会议成本太大，或还有比开会更好的办法；2问题用电话、备忘录或个别谈话等方式解决起来更好；3所谈事务密级较高，不宜扩大知情范围；4 发起人对要解决的问题已经作出决定；5大家之间怨气大、敌对情绪浓，开会前需要时间平静。6先请各位管理者思考一下？会议有哪些成本？一家公司会不会开会，决定了该公司的竞争优势。会议是公司管理的必备工具。请看，“文山会海”的成本是：时间成本＝参加会议的人数×（与会者的准备时间＋与会者的旅行时间＋正式会议时间＋会议休息及耽搁时间）。而实际上我们用到会议上的时间远远大于实际计算的比例。大多数的会议并没有按照承诺的时间准时结束。金钱成本＝开会的时间成本×与会人员平均每小时的工资＋场地费、设施费、文件复印费、交通费、茶水费、餐饮住宿费等的成本。效益成本＝参会人员若不用参加会议，那么在这段时间可以为公司带来的效益。机会成本＝开会过程中，因未及时接听重要客户的电话而损失一大笔生意＋不能及时处理客户的投诉而得罪一批客户＋不能及时解决自己管辖范围内的突发事件带来的问题及持续影响等。日本的会议管理日本太阳工业公司每次开会时总是把一个醒目的会议成本分配表贴在黑板上。成本的算法是：会议成本＝每小时平均工资的3倍×2×开会人数×会议时间（小时）。因此，参加会议的人越多，成本越高。警惕会议成本第二章会议为什么低效会议为什么低效？无效的会议不仅是一种管理成本的浪费，而且也会引起与会者对会议和公司管理现状的不满，使大家心生倦怠感，从而降低团队的凝聚力。主题没有核心主题，或主题不明确，或议题繁多。这是导致会议低效的根本原因。议程没有明确的会议议程及时间分配规则，导致会议的进展和时间很难把控。参会人参加人数众多，无多大关系的“陪绑”的现象严重，或该到的人未到。主持人未指定主持人或主持人未能严格按照议程来控制会议，被参会者牵着鼻子跑。记录思想火花及最终决策未做记录，白开或记录发放不及时，精神未能及时传达。时间时间选择不恰当，比如安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开会。地点地点选择不合适，比如设在经理办公室，致使会议被频繁打断，无法正常进行。1会议前缺乏准备没有提前准备好会场、开会设施、会议讨论材料、会议签到表等。开会前没有提前通知与会者相关事宜及会议材料学习；没有提前准备好会议议题、议程、会议材料、参与人、主持人、记录人等123气氛紧张、压抑，未能很好地鼓励大家积极发言。未能很好地围绕主题进行讨论或发言，出现闲谈或跑题现象。没有严格按照会议的议程进行2会议中缺乏控制342561与会者相互间争吵的厉害，甚至出现人身攻击的现象。未能很好地控制时间，如未能及时开始或拖沓、冗长，未能及时结束。议而不决，没有形成有效的决策。3会议后缺乏跟踪会议结束后，未对形成的决策或待完成的工作指定责任人、时限并进行追踪，这样的会议也几乎是无任何意义的！第三章如何提高会议效能日本的会议革命日本的大小企业都在热烈地展开“会议革命”，强化自身竞争力，以期由此带来利润。在丰田汽车的办公室里，处处可看到这样的标题：“只开有实际效果的会议!”、“准时开始，最好一小时内结束”、“重点在实际行动”。该如何提高会议效能呢1一次会议，最好只有一个主题。可以集中时间和精力，集中有关人员，高效解决问题。综合性会议，最多也不要超过三个议题为好。议题越多，参加人员越多，陪绑的也越多，效率也就越低下，成本也就越高。议题明确2要有明确的议程及时间分配规