贵宾室管理办法.docVIP

6 - 5 - 贵宾室管理办法的通知 公司各部室: 为加强公司贵宾室管理，确保各相关程序衔接顺畅，保证会议及活动效果，现结合公司实际情况特制订本办法。 一、工作职责 公司综合办为贵宾室主管部门，负责对公司贵宾室统筹安排使用；负责协调相关职能部门对贵宾室设备设施出现的问题及时进行维修、更换，保障贵宾室能够正常使用。 物管中心负责贵宾室日常接待服务和保洁工作，服务人员应保证每日对各贵宾室进行常规整理保洁，并确保其在无会议或活动时处于锁闭状态；负责定期对会议室内设备设施完好状况进行检查，发现问题或隐患及时维修并向综合办报备；负责按照综合办通知提供会务接待服务，并在贵宾室使用后及时进行卫生清整工作。 二、公司贵宾室资源 公司设置贵宾室两个，各贵宾室内设施配备情况见(附件1)。 三、公司贵宾室使用范围 公司贵宾室用于公司对接集团及相关上级单位的重要接待、公司对外商务活动、公司内部会议等。 四、贵宾室室使用原则 各贵宾室由公司综合办统一安排使用，如遇使用时间冲突，按照“紧急优先、全局优先、预定优先”的原则协调安排贵宾室使用。 五、贵宾室申请使用流程及规定 1.各部门使用贵宾室应至少提前一天填写《会议室使用申请单》见（附件2），交公司综合办审批，予以安排并及时通知物管服务人员做好相关服务准备工作。 2.贵宾室预定使用部门应在预约时间到达并开始使用。对无故不按规定时限使用的部门，其后续预约顺序靠后安排。 3.如遇特殊、紧急情况，经综合办主任同意后可安排贵宾室先行使用，事后补办有关手续 4.会议临时取消，申请部门应及时通知综合办。 5.物管中心要确保贵宾室设备设施正常使用。 六、会后工作 1.会议或活动结束，物管中心负责及时关闭电脑、投影仪、照明灯，并通知综合办。未经允许，禁止将会议室内设备设施带出或挪作他用。 2.贵宾室使用完毕后，物管服务人员应及时做好卫生清整工作，卫生标准见（附件3）。 七、其他 本规定解释权属公司综合办公室。 2018年10月10日 附件１ 公司贵宾室内设施配备情况一览表 会议室名称 容纳人数 沙发 投影仪 音响 其 他 备 注 贵宾室V1 30 30 1 1套 1台电视 1台消毒柜 贵宾室V3 16 16 1 1套 1台消毒柜 附件2 会议室使用申请单 申请部门 联系人 会议名称 日期、时间 月 日 时至 时 出席领导 预计人数 参会范围 申请部门 领导签字 会务需求（设备、茶水、矿泉水等）： 综合办 确认 拟安排 会议室 附件3 贵宾室卫生标准 1.沙发：无尘土、摆放整齐 2.墙面：无灰尘、无污渍、无手印 3.门面：无灰尘、无污渍、无手印 4.地面：无杂物、无灰尘、无脚印 5.室内装饰物：无尘、无污垢、摆放整齐