01-国际公司ＯＡ系统管理办法.doc

PAGE 3 国际公司OA系统管理办法 第一章 总则 第一条 为规范和完善国际公司企业管理系统（以下简称OA）的使用和管理，保证业务信息流通高效、畅通，依照公司公文处理办法，特制定本办法。 第二章 管理机构、人员及职能 第二条 OA公文管理系统由公司综合管理部统一管理，主要负责公文收发及公告发布；党委工作部（企业文化部）参与新闻信息的审核、发布；技术中心负责软、硬件日常维护保管、员工操作培训、数据备份等工作。 第三条 公司机关各部门、各项目经理部应配置专（兼）职信息管理员负责OA公文管理系统的公文接收、流转。 第四条 公司技术中心设信息管理员、综合管理部设置电子印章管理员、公文收文员负责相应工作。 一、信息管理员：负责公司各系统，网络安全维护及权限设置；二、电子印章管理员：负责公司电子印章的管理和缮印； 三、公文收文员：负责收、发文办理，对纸质文档进行电子化处理，负责发送电子文件。 第五条 公司技术中心单独设立信息化管理岗，负责提供安全可靠的OA系统运行环境，维护、监督系统用户使用，并对系统使用中有关技术环节问题进行处理。 第三章 公文管理 第六条 OA公文管理系统中处理的公文种类包括决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等。 第七条 OA系统中的公文格式、行文规则及办理程序依然遵循《中交二公局国际公司公文处理办法》之相关规定执行。 第八条 所有纸质来文统一在综合管理部收文员处进行登记、接收及电子化处理（将来文编辑为可阅览状态，转换为pdf格式、tiff格式、jpg格式等常用电子格式，每页扫描件大小不得超过50KB）。 第九条 OA公文管理系统中局机关发文在流转过程中从拟稿、审核到签发、纸质打印环节为可编辑状态下的.doc格式。加盖电子印章后，进行印章保护处理，编辑为不可更改状态下.doc格式。 第十条 OA公文管理系统中会签文件，全程采用可编辑状态下的.doc格式，文件存档时保留流转过程中的参与修改的人员信息、部门记录及修改痕迹。 第十一条 用于OA系统流转的文件尽可能避免繁冗、复杂；公文处理中确属不便进行电子化处理的附件（如：书籍、图纸等），以纸质形式流转。 第十二条 在公文处理过程中，对于需催办的电子公文，拟稿人、承办人应及时与信息管理员沟通，相互配合、协作完成文件的流转，不得互相推诿、拖延，发现问题及时与发送单位联系。 第十三条 电子公文进入各收文单位部门的时间为到达时间。各收文单位收文员应按时接受电子公文。每日(节假日除外)17点以前接收的电子公文视收文单位当日收文。 第十四条 收文单位的收文员对所接收公文需在1日内将其批转相关领导或部门办理。主办部门应根据来文事件缓急，在接到文件之日起2日内办理完毕。对于业主、监理等上级来文（函、电）或有时效要求的公文要急事急办，一般应在4小时内批转相关人员办理。紧急情况可先打电话报告，但要求其必须限时报送文件。 第十五条 为保证公文流转的正常进行，各单位收文员因公出差时，应在离开前确认授权对象，并向被授权人明确相关职责，由其代理授权人完成相关事宜。 第四章 信息管理 第十六条 本规定所称信息是指OA系统中发布的通知公告、新闻信息、电子论坛、网上调查等。 第十七条 在OA中发布各类公共信息，有关权限明确如下： 1、公司通知公告由相关部门提交，综合管理部审核发布，各部门通知公告由部门人员提交，部门领导审核发布； 2、新闻信息、网上调查由相关部门提交，党委工作部（企业文化部）审核发布； 3、电子论坛发布权限对所有用户开放，技术中心负责日常管理； 4、各类信息的发布应保证准确、完整、分类保存、便于查阅，避免重复和交叉。更新和上传至服务器的信息应保留备份。发布人的身份确认以技术中心最终确认身份为准，发布人对所发布信息负直接责任。 第五章 信息安全 第十八条 OA系统中的人员账号应保证一人一号，密码由本人保管。用户取得账号和初始密码后应立即修改密码，确保信息安全。 第十九条 OA系统网络用户的账号、密码及入网的软件、硬件，不得外传、外借，非授权用户使用企业账号用户进入企业网的，账号登记用户负直接责任，造成严重后果的，依法追究其相关责任。 第二十条 在OA公文管理系统中，行政公文流转所使用的中交二公局国际公司电子印章为红色、附水印纹理。电子印章仅限在OA系统中公司发文并对所属各部门、项目部进行内部电子公文流转、交换使用。 第二十一条 向外单位、机构等非公司所属组织进行交换的文件、凭证等文书，若带有电子印章的均视为无效，不具备凭证作用，造成严重后果的，依法追究相关责任人。任何部门和个人需加盖中交二公局国际公司印章作为公文凭证的，需到公司机关综合管理部办理相关印章加盖手续，以实际公章为准。 第二十二条 公司所属各单位的信息管理员对所收纸质文件加盖印章需认真辨别。 第六章