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管理制度和档案建立管理
物业管理规章制度明细
豪之英物业管理中有严格的规章制度,以下制度是我公司现场配置的标准化管理制度
目录,进入现场后,公司运行部将根据现场情况,制定和现场相适应的规章制度,进
行培训教育。
物业档案管理措施
物业管理是长期细致的管理工作,涉及建筑物的硬件软件、政府机关、客户等各个方
面。详实准确的档案管理,有助于保持管理信息的连贯真实,利于资产管理和客户服
务,是非常重要的管理工作。项目管理的档案可以分为客户档案和管理档案两大部分。
客户档案:
主要包括个科室基本情况,各科室紧急联络人、投诉和意见处理记录、客户满意度调
查等内容
管理技术档案:
主要包括项目图纸、审批手续等法律技术资料、各物业管理专业的工作方案、ISO9001
工作记录、工作计划及报告、客户及政府机关工作指示、往来信函公文等。
档案管理职责
1. 公司档案工作实行二级管理。其中:一级管理是指公司综合办公室统筹管理。二级
管理是指各职能部门、服务提供部门的档案资料管理工作。
2. 公司档案由专人负责,业务归属综合办公室。各职能部门、服务提供部门指定人员,
兼职档案资料管理工作。
3. 公司档案管理人按照国家有关规定,以及公司档案工作制度、作业规程统一管理公
司的档案。各职能部门、服务提供部门的档案管理人员应参照公司的有关管理规定
做好工作,负责收集、整理、保管本部门或本单位的档案资料。
4. 档案管理人员要严格执行公司档案管理规定,认真细致地做好档案保管以及利用工
作,充分发挥档案资料的作用。
5. 公司档案管理人员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导。
档案保管的目的
1. 便于查阅。
2. 保证档案的安全。
3. 防止档案损坏。
4. 采取修复技术,延长档案寿命。
档案保管的责任部门
1. 项目所有档案由档案管理员统一归档、保管。
2. 各部门日常工作记录由部门档案负责人于每月 1 号统一递交档案管理员归档。
档案的保管程序
1. 各部门将需要保管的资料经文书处理程序后,移交档案管理员。
2. 档案管理员将该资料登记在《档案目录》中,归入相应案卷并统一编号。
3. 档案原则上保管原件。
档案的查阅权限
1. 项目经理可查阅所有档案。
2. 部门负责人可查阅该部门相关的所有档案。
3. 其他人员根据审批查阅有关档案。
档案的查阅/借阅/复制
1. 查阅/借阅/复制人员到档案室在《文件查阅/借阅/复制登记表》中登记。
2. 档案管理员审核其查(借)阅资格。
3. 权限内(经授权/审批)的按正常手续办理。
4. 权限外的,档案员开具《文件查阅/借阅/复制审批单》给查阅人办理审批手续。
5. 属公司或 ISO9000 质量体系档案,由项目经理审批。
6. 属部门档案,由部门负责人审批。
7. 借阅档案原则上需当日归还,如不能当日归还的,应严格按申请的归还日期归还档
案,档案管理员负责验收保证档案完好、整洁交还档案室。
8. 需复制档案:一般和涉密档案由部门负责人负责审批。机密和绝密档案报部门负责
人及项目经理逐级审批。
档案的销毁
1. 档案管理员依据档案保管期限,编制计划,填写 《档案销毁记录》经审批后进行销
毁。
2. 属公司档案,由项目经理审批。
3. 属部门档案,由部门负责人及项目经理逐级审批。
4. 属 ISO9000 质量体系档案,需报分公司总经理审批。
档案管理相关制度
归档制度
1. 凡是反映公司企业开发、物业管理服务、企业管理及工程建设等活动,具有查考利
用价值的文件资料均属归档范围。
2. 凡属归档范围的文件资料,均由公司集中统一管理,任何个人不得擅自留存。
3. 归档的文件资料,原则上必须是原件,原件用于报批不能归档或各部门须保留的,
保存人必须到综合办公室登记,办公室保存复印件。
4. 由公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档:以公司名义发出的文件、
函件要留底稿及正文备查。
5. 业务活动中的有关请示报告及公司领导批复,属付款性质的,由计划财务部保存原
件。属人力资源问题的,由人事部保存原件。其他重要报告,在公司资料归档范围
内的连同有关资料由经办人整理后移交综合办公室,在工程资料归档范围的,连同
有关资料由经办人整理后,根据具体情况移交工程维护部或综合办公室、相关项目
部。归档范围外的请示报告由各部门自行保管。
6. 由公司对外签订的经济合同,均保留两份原件,综合办公室、
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