（档案管理）电子档案管理制度.pdf

电子档案管理制度 为了加强中队电子文件归档管理，保障电子文件和电子档案的安 全保管和 有效开发利用，更好地为中队发展服务，根据《中华人民 共和国档案法》等有关文件规定，结合本队实际， 特作如下规定： 一、建立与健全电子文件的管理体制和工作职责 1． 电子文件是开设的一种独立的档案门类和载体， 它和其他档 案一样，应加强领导。电子文件从形式到归档的管理过程中 2．电子文件应按制度严格要求，妥善管理，确保其不散失、不 损毁、不失真，从而保证电子文件的完整、真实和有效利用。 3．电子文件实行集中统一管理。档案室要配备与业务部门兼容的 计算机系统，使归档的电子文件能有效机读。档案人员应忠于职守， 熟练地掌握计算机系统的使用技能，组织编制归档电子文件的各种检 索工具，积极主动提供服务，充分发挥归档电子文件的作用。 二、电子文件的归档方式 1． 电子文件的归档方式主要包括逻辑归档和物理归档， 根据本 队工作实际， 现强调物理归档。 2．根据归档要求，在应归档电子文件产生时打上相应的标记；把 经办过程中的情况随时记录在相应的文件中；办理完毕的电子文件应 在规定期限内进行物理归档，把带有归档标识的电子文件进行分类 （信息类和环境类）组盘。填写必要著录项目，编制机读记录和要存 放载体的编号。 3． 归档的电子文件要编制简要检索工具， 其基本著录项目为： 序号、 题名、 责任者、文号、每份文件机读时间及位置、密级、保 管期限、硬件和软件环境 等著录内容，归档电子文件的著录应符合 国家档案著录规则基本要求。 三、电子文件的移交与保管 1．入库的电子档案，每两年要机读抽查一次，发现问题及进补救。 ２．随着计算机技术和设备的更新、发展，对库存电子档案进行 同步更新复制、复制或补救新版本，旧版或有问题的载体仍需保存三 年。 ３．保管电子档案的装具要求有防光、防尘、防磁、防有害气体 的设备， 四、电子文件的提供和利用 1．封存的电子档案不外借，利用时使用复制件，联网利用要有安 全必威体育官网网址防 范措施和可靠的监管保障。 2．销毁电子档案，需经本单位档案鉴定小组、分管领导批准，编 制销毁清册，监销人、销毁人签名盖章。