（档案管理）公司档案编号规则.pdf

公司档案编号规则 一、目的 为了规范公司档案管理，在整理和管理档案过程中，以字符形式赋予档案的 一组代码，档号是存取档案的标记，并且有统计监督作用。 本规则规定了企业档案的分类整理、类目标识、档号编制及编制检索工具的 一般方法和要求。 二、档案编号规则 档案编号：由四个部分组成，分别是一级目录、二级目录、三级目录（年 月）、流水号 1、一级目录 根据企业的情况，一级目录以部门为划分 例如：人事部（RS）、 财务部 (CW)、物流部(WL)。 2、二级目录 以档案的类别为划分：取类别的拼音的首个字母。 如：项目（XM）、合同（HT） 3、三级目录（年月） 因考虑到很多档案都是日累月积的，并且查找的时候也大多是以时间为依据 的，故取文件形成的年份和月份为档案编号的三级目录，年份取后两位数字，月 亦为两位数，如果不能确定具体月份则以 00 表示 如：2013 年 3 月—1303，2013 年 12 月—1312，2013 年—1300 4、流水号 四位数字为流水号，如 0001，0033 5、例子 人事部 2013 年 6 月 5 日签订的办公楼装修合同：RS-HT-1306-0021 三、档案排架规则 排架顺序以档案字母为序，按字母前后顺序排例，具体档案架排序，以二级 目录的字母顺序为序。