（档案管理）会计档案管理制度.pdf

会计档案管理制度 1． 会计档案的范围 会计档案的范围一般指会计凭证、会计帐簿、会计报表以及其他会计核算资料等 四个部分。 ( 1 ) 会计凭证 会计凭证是记录经济业务，明确经济责任的书面证明。它包括自制原始凭证、外 来原始凭证、原始凭证汇总表、记帐凭证、银行存款 （借款）对帐单、银行存款余额 调节表等。 ( 2 ) 会计帐簿 会计帐簿是一定格式、相互联结的帐页组成，以会计凭证为依据，全面、连续、 系统地记各项经济业务的簿籍。它包括按科目设置的总分类帐、各类明细分类帐、现 金日记帐、银行存款日记帐以及辅助簿等。 ( 3 ) 会计报表 会计报表是反映公司会计财务状况和经营成果的总结性书面文件，主要有主要财 务指标快报，月、季度会计报表、年度会计报表，包括资产负债表、损益表、财务情 况说明书等。 ( 4 ) 其他会计核算资 其他会计核算资料属于经济业务范畴，与会计核算、会计监督紧密相关的，由财 务会计部负责办理的有关数据资料。如：经济合同、财务数据统计资料、财务清查汇 总资 、核定资金定额的数据资 、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档 案销毁册等。存贮在计算机存储器和网络上的会计数据、程序文件及其他会计核算资 料均应视同会计档案一并管理。 2 ．会计档案的装订 会计档案的装订主要包括会计凭证、会计帐簿、会计报表及其他文字的装订。 （1）会计凭证的装订。一般每月装订一次，装订好的凭证按年分月妥善保管归档。 （2 ）会计帐簿的装订。各种会计帐簿年度结帐后，应按时整理立卷。 （3 ）会计报表的装订。会计报表编制完成及时报送后，留存的报表按月装订成册谨 防丢失。 3 ．会计档案的保管 （1）会计档案的移交手续。财务会计部在将会计档案移交公司负责档案人员时， 应按下列程序进行： A 、开列清册，填写交接清单； B 、在帐簿使用日期栏填写移交日期； C、交接人员按移交清册和交接清单项目核查无误后签章。 （2 ）会计档案的借阅。 A 、会计档案为公司提供利用，原则上不得借出，有特殊需要须经公司领导批准。 B 、外部借阅会计档案时，应持有单位正式介绍信，经总经理批准后，方可办理 借阅手续；公司内部人员借阅会计档案时，应经财务会计部部长批准后，办理借阅手 续。借阅人应认真填写档案代阅登记簿，将借阅人姓名、单位、日期、数量、内容、 归期等情况登记清楚。 C、借出的会计档案，会计档案管理人员要按期如数收回，并办理注销借阅手续。 ( 3 )会计档案的保管期限。各种会计档案的保管期限，按其特点可分为永久性和 定期性两类。凡是在立档单位会计核算中形成的，记述和反映会计核算的，对工作总 结、查考和研究经济活动具有长远利用价值的会计档案，应永久保存。定期保管期限 分别为 3 年、5 年、10 年、15 年、20 年、25 年 6 种。会计档案的保管期限，从会计 年度终了后的第一天算起，如：2008 年度终了日为 12 月 31 日，保管期限按 2008 年 元月 1 日开始计算。 为了全面反映会计档案情况，立档部门应设置 “会计档案备查表”（见下表）及时记 载会计档案的保存数，借阅数和归档数，做到中心有数、不出差错。 会计档案备查表 单位盖章： 总计数 凭证档案 帐簿档案 会计报表档 其他会计资 案 料档案 年初数 本年增加数 本年减少数 本年年终数 借阅档案情况 复制档案情况 归还档案情况 自用 外调 填报单位负责人： 填表人： 4 ．会计档案的销毁 （1）会计档案保管期满需要销毁时，由负责档案人员提出销毁意见，会同有关 部门共同鉴定、严格审查，编造会计档案销毁清册。 （2 ）会计档案要销毁时，报分管财务副总、总经理批准后销毁。 （3 ）会计档案保管期满，但其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出， 另行立卷，由负责档案人员保管到结清债权