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4）专题目录 专题目录是集中、系统地揭示某一专题档案内容和成分的检索工具。专题目录大多以卡片的形式编制，专题卡片目录的编制步骤是： 第一步，选题。 第二步，选材。 第三步，填卡。 第四步，分类和排列。 5）文号索引 文号索引是以文号为检索途径，揭示每份文件部分特征的检索工具。文号索引通常采用表格式，编制方便，查找迅速，适用于机关档案室或小型档案馆。 机关文号索引常采用文档对应式，就是将某一机关某一年度的所有发文的文号按先后次序排列起来，在每一文号后的空格内填上相应的档号。文档对应式文号索引的格式见表7—1。 表7—1 文号索引格式表 00 10 20 30 40 50 60 70 80 90 01 11 21 31 41 51 61 71 81 91 02 12 22 32 42 52 62 72 82 92 03 13 23 33 43 53 63 73 83 93 04 14 24 34 44 54 64 74 84 94 05 15 25 35 45 55 65 75 85 95 06 16 26 36 46 56 66 76 86 96 07 17 27 37 47 57 67 77 87 97 08 18 28 38 48 58 68 78 88 98 09 19 29 39 49 59 69 79 89 99 6）人名索引 人名索引是将档案中涉及的人名及简要情况著录下来,集中排列并指明出处的一种检索工具。 人名索引按著录范围分综合性和专题性两种。综合性人名索引是以各个类目为著录对象，只要涉及的人物情况都予以著录；专题性人名索引是将只涉及某一专题内容，如干部任免、职称、职务、奖惩等的人名编成索引。两种索引的格式基本一致，见表7—2。 表7—2 人名索引表 姓名 曾用名 性别 出生年月 民族 籍贯 简历 档案内容摘要 全宗号 案卷目录号 案卷号 页号 全宗号 案卷目录号 案卷号 页号 7）全宗指南 全宗指南是以文字叙述的方式揭示某一全宗基本情况的检索工具。全宗指南的内容主要包括两大部分： （1）立档单位历史和全宗概况。立档单位历史主要介绍立档单位的名称、隶属关系、性质、任务、内部组织机构、主要领导人等方面的情况和沿革。全宗概况主要介绍档案的来源、数量、整理、保管、鉴定情况及所编制的检索工具等内容。 （2）全宗内档案的内容与成分。这部分是全宗指南的主体，具体介绍全宗内各部分档案的内容与成分。介绍时一般以案卷为单位进行，叙述方式有两种：一是以问题为主线，按整理时原划分的类目逐一介绍；二是以立档单位内部的组织机构为主线，按组织机构分别介绍。 【补充阅读材料７—１】档案检索的一般过程 【小思考７—１】 7.3档案的计算机检索 7.3.1档案计算机检索的特点 1）信息存储量大 2）检索速度快，检索效率高 3）检索途径多元化 4）检索灵活方便 5）音、像、文字相结合，直观生动 6）对计算机检索系统的依赖性强 7.3.2档案计算机检索系统的功能与流程 1）档案计算机检索系统的功能 （1）服务性功能。 （2）系统基础性功能。这包括档案数据的输入、修改、输出方式、建立后备数据等。 2）档案计算机检索的流程 计算机检索包括输入和输出两部分。在输入阶段，要把反映档案的内容和形式特征的著录项目录入计算机，存入数据库，并根据检索需要建立相应的倒排文档。在输出阶段，要根据利用者的提问编制恰当的检索策略，形成检索表达式，并将其输入计算机，在数据库中查找后将结果输出。 7.3.3档案计算机检索结构及设计要求 1）计算机检索结构 （1）硬件，包括内外存储器、中央处理机、显示终端、打印机及其他输入输出设备等，这是保证计算机检索的最基本的条件。 （2）软件，包括操作程序和应用程序。档案检索应用程序包括档案信息存储和档案信息输出两大子系统。应用程序对检索效率具有重要的意义。 （3）数据，是计算机检索系统中存储的内容和检索的对象。数据的数量和质量对于计算机系统的性能有直接的影响。 2）计算机检索结构的设计要求 对计算机检索结构的设计要求，主要是对软件系统的设计要求。软件系统应具有以下特点： （1）先进性，即设计出的软件系统有较先进的技术含量，保证系统不被轻易淘汰。 （2）标准性，是指应根据《档案著录规则》等行业标准设计有关系统。 （3）完备性，是指检索系统应具有完善的多种功能。 （4）简易性，指软件应易学易用，最大限度地减少用户的人工干预，简化管理人员及用户的操作程序，从而节约人力、物力，提高检索效率。 第8章 档案的提供利用与统计 8.1档案提供利用的形式及特点 8.1.1档案提供利用的一般形式 档案的提供利用工作也称档案信息的开发利用工作，它是指通过一定的